首页 - 支出管理软件

最佳支出管理软件

支出管理软件可简化支出,以提供支出的全局视图,并通过降低商品和服务的成本来确定节省资金的机会。这些系统可以像收据扫描工具一样简单,也可以像完全集成的工具一样复杂,采购、发票和分析工具连接到会计软件。

支出管理系统提供了公司支出的全局视图——让管理层处理特定领域的支出或密切监控每个人或每个部门的支出。这涉及需求识别、支出分析、采购和订单管理。使用支出管理软件提供的数据,企业可以了解他们的资金是如何使用的。可以回答的问题包括带来利润的因素以及特定类型的支出是否有助于实现从每一美元中获得最大收益的目标。

管理供应商关系是支出管理软件提供的另一项功能。可以通过更强的谈判地位来采购供应商,以便从供应商那里获得更优惠的价格。员工可以确保他们以协商好的价格从首选供应商处购买。通过识别延迟交货、库存短缺或延迟付款对运营构成的威胁,还可以降低供应商风险。

支出管理软件的特点

合同管理:管理工作项目环境中具有法律约束力的合同的创建、谈判、签署和续签。跟踪具有成本影响的活动,以实现管理自动化、确保合规性和监控风险。处理整个合同生命周期管理流程。

支出预测:将历史数据与预测流程和商业智能相结合,以创建有关采购支出、价格和数量的视图。

支出分析:回顾过去的购买以寻找未来的节省。根据类别对支出进行分类,对供应商进行分类,并根据实时分析创建报告。

采购到付款:管理采购流程的各个方面。包括对收到的货物和服务的请购单、采购、接收、付款和会计处理。

费用管理:输入并保存费用信息,包括购买金额、购买日期和时间、购买说明。在个人或部门范围内进行跟踪。

供应商和风险管理:处理B2B通信以组织供应商,并通过识别供应链中的风险来识别、评估和降低风险。

支出管理软件的好处

支出管理软件的主要优势包括:

实时了解公司财务数据

支出管理软件将收集公司的支出数据并将其汇集到存储库中,然后再根据任何人的要求将其创建为任何类型的正式报告。因此,支出管理软件可以快速、“即时”地以想要的任何方式对支出进行分类。一项功能是创建预设过滤器,以便在发生时报告关心的数据。由于财务数据全部存储在一个集中的支出管理平台中,可以执行实时支出分析以查看支出内容和支出对象。

这笔支出也可以连接到相应的部门。将能够立即看到特定员工或部门是否低于或超出预算,以及支出是否符合他们的常规支出习惯。这可以帮助管理层决定谁负责公司支出。

自动化支出管理数据记录流程

采购团队一直忙于采购商品和服务的日常任务,包括管理供应商、起草和处理采购订单等。因此,他们几乎没有时间手动识别、整理、分析和执行支出数据节省。这需要对可以代表他们分析这些数据的解决方案进行大量投资。

使用支出管理系统,支出数据会自动收集和分析,以帮助员工节省时间和资源。这还可以提醒员工和管理层过去可能没有意识到的特定储蓄机会。

任何自动化都可以节省时间——这意味着组织将以最高效率运营。更好的工作流程和更高的自动化意味着采购团队或财务部门可以缩短周期时间,避免重复采购请求等错误,并完全避免延迟付款。

为组织创建和管理支出类别

在组织中首次实施采购流程时,将面临从各种来源提取数据并将这些支出划分为不同类别的许多障碍。最终目标是通过查看支出的去向和责任人来管理支出,而这种初始分类可能令人生畏。但是,一旦协调了来自其他系统(例如ERP或会计系统)的这些数据并附加了名称和部门以进行支出,支出管理解决方案就可以开始进行想要的分析。

通过分类提供的节省识别的一个主要例子是合理化供应商基础。这有助于通过确定哪些供应商最适合特定类型的支出来识别供应商的低效率。有时,减少供应商数量有助于缩短运输时间或提供批量定价折扣。

另一个例子是分析贵公司与另一家公司之间建立的合同。一旦合同敲定,重要的是要确保获得商定的价格并且正在使用任何协商的条款。这也可以避免“特立独行”的行为,当组织中的某人在不涉及采购部门并无视任何价格比较、谈判和合同协议的情况下购买商品和服务时,就会发生这种行为。

如何选择支出管理软件

有许多不同的支出管理软件可用,但并非所有系统都是一样的。与购买任何技术一样,您需要确保该解决方案提供适当级别的功能,能够满足公司的特定需求,并提供高水平的售后支持。

在供应商之间寻找和比较的常见功能包括:

文件管理以创建审计跟踪。

简单、可定制的审批流程。

可定制的费用政策,实时检查员工合规性。

多种设备上的移动可访问性。

分析和报告。

与其他软件系统集成。

确定贵公司的需求后,探索您的选择并请求演示。与成功使用支出管理软件的其他公司(最好是所在行业的公司)交谈,并确保在做出最终决定之前评估多个选项。

更新日期: 2021-09-13 14:38:18