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最佳项目管理软件

项目管理软件可自动完成项目所有阶段的任务分配、资源分配和里程碑跟踪。

什么是项目管理软件?

管理项目是一项复杂而困难的工作,但如果没有软件来帮助分配任务,然后按照既定的工作流程,创建专业的项目计划,或任何特定于项目管理 (PM) 的功能,就异常且不必要地困难.

在本指南中,我们将回答“什么是项目管理软件”、它如何为您带来好处、提供的典型功能、定价概述以及您决定投资 PM 工具时需要考虑的一些问题。

项目管理软件 现在是一个总称,涵盖了从轻量级任务管理工具到强大的投资组合管理解决方案的一系列解决方案。了解这些类型软件之间的差异很重要,这样您就可以选择最能满足您需求的工具。

任务管理软件 可帮助团队管理他们参与的所有职能和任务的日常工作。这些工具管理工作流、组织任务和活动,并在共享工作区中进行协作。

项目集和项目组合管理软件(PPM 系统) 具有项目管理工具的所有功能和高级功能,可帮助管理复杂项目或类似项目组(项目集或项目 组合 取决于集体项目的规模和类型)。他们的目标用户是企业项目管理办公室(EPMO 或 PMO)。

真正的项目管理解决方案可帮助项目经理和企业执行项目,即具有既定范围、时间表、预算和/或资源的独特计划。项目管理工具可帮助您计划、监控和控制成本、进度和资源,以便它们能够交付价值并满足项目成功标准。他们的目标用户是技术专业人员,即项目经理。

项目管理软件有哪些好处?

更好的协作: 项目通常需要多个利益相关者之间的协作,包括团队成员、其他团队和外部客户。项目管理软件可实现有效协作,使团队能够快速响应项目挑战和要求,并就流程改进进行头脑风暴。

简化的项目管理流程: 项目管理工具提供了创建和分配任务的能力,因此团队中的每个人都确切地知道他们应该做什么以及什么时候到期。它还可以让您更好地控制流程,并允许您跟踪不同部门的项目绩效。

准确的预算管理: 项目管理软件可帮助您跟踪估计预算与实际预算,以便您可以主动识别并解决超出预算的领域。状态报告和报告仪表板提供了在预算趋于超支时及早进行课程更正所需的透明度。

提高员工生产力: 项目管理工具减少了项目团队在项目管理任务上花费的时间,例如提交每周状态报告的任务更新或搜索多个系统和电子邮件以查找这些更新。

项目管理软件的功能

协作工具: 直接消息传递、在评论中标记以及将任务转移到下一个团队成员是大多数系统提供的协作功能。您通常可以管理项目团队内部和与外部客户的沟通。

文件共享: 上传不同类型的文件,例如文档、图像和电子表格,然后与项目团队共享。

自动化工作流程: 根据您的业务需求,为要遵循的项目任务设计和设置分步流程。这可确保不会跳过所需的批准,或者不会因不确定下一步应该去哪里的人而阻止任务。

甘特图: 甘特图是项目时间线的图形表示,通常用代表主要任务的水平条显示。此图表使参与项目的每个人都可以快速查看项目将要处理的内容和时间。它也有助于项目规划。

任务分配和跟踪: 每个团队成员都可以看到他们的任务,项目经理可以在仪表板上跟踪项目的实时进度。

项目规划: 使用甘特图和工作分解结构 (WBS)等项目规划功能,确定时间表、制定预算并估算项目的工作水平 。

多个项目或项目群管理: 在一个系统内管理和跟踪多个项目,并拥有一个报告仪表板,提供所有项目的概览。您可以有多个项目经理,每个经理都有自己的团队,都在同一个中央系统中管理他们的项目。

看板: 自定义阶段(在列中),创建冲刺,并对看板上的每个任务进行更新。

任务管理: 使用必要的信息创建和分配任务,例如截止日期、请求详细信息、重要附件和优先级。每个团队成员每天都可以管理他们的任务列表,以便他们确切地知道要做什么。

报告和分析: 在报告仪表板上查看项目进度和最近的项目活动,并根据需要生成状态报告。许多工具允许您创建自定义报告和仪表板,因此您只能查看与您的需求相关的信息。

资源管理: 为项目规划和分配资源,包括员工团队成员和合同工。您通常可以查看每个团队成员的技能集和可用性,以帮助您为每个项目构建最佳团队。

时间和费用跟踪: 每个团队成员都可以记录他们在项目上花费的时间和项目费用,这些都可以在系统内并针对项目进行管理。

项目管理应用程序: 许多项目管理工具都提供移动设备应用程序,以便您的团队可以通过智能手机或平板电脑更新任务、上传文件并相互协作。然后所有收集的信息将与桌面版本同步,因此没有人不同步。

购买项目管理工具时考虑因素

基于云与内部部署

项目管理工具的基于云的版本,特别是对于小型企业,是典型的选择,因为它速度最快,并且不需要您拥有内部 IT 部门。基于云的软件提供订阅定价模式,通常会产生每月或每年的费用,并为您托管在第三方服务器上。

内部部署系统将产生前期成本,其中包括一次性安装和培训成本。这种类型的部署要求您拥有和管理运行程序所需的服务器。

总拥有成本

除了产品网站上标明的价格外,购买项目管理系统通常还需要支付额外费用。这些可以包括培训、配置和未来的升级。在购买软件之前,请要求供应商提供总拥有成本。

功能要求

某些项目管理系统功能适合特定的业务需求。例如,建筑项目管理工具将包括专为建筑项目设计的预建任务类型和项目计划。而 IT 项目管理系统将提供问题跟踪,以帮助 IT 团队跟踪客户问题、技术错误和错误报告。具有此类特定需求的用户应评估包含这些功能的产品。

免费试用

供应商通常会提供他们软件的免费试用版,您绝对应该注册一个。您可以使用“虚拟数据”或虚构信息来查看创建任务、分配团队成员和其他功能在系统中的工作方式,以确保它满足您的需求。

注意:免费试用版与免费项目管理软件是分开的。在您选择喜欢的付费计划之前,免费试用通常是一到两周的免费软件访问时间。

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更新日期: 2021-07-21 17:50:27