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最佳采购订单软件

采购订单软件(也称为PO软件)有助于创建在您购买供应品或服务时发给供应商的财务文件。采购订单将包括产品类型、数量和定价等信息。

采购订单管理软件功能是任何应付账款流程的关键部分。采购订单系统可以帮助自动创建采购订单,这将在库存水平不足时节省时间。因此,采购订单软件与库存管理软件齐头并进。

PO软件也可以有审批和申请流程。任何时候贵公司的某人希望进行购买,他们都将通过审批流程:

员工提出采购请求

请求向上移动到适当的管理人员

管理层评估需求和当前预算

决策者批准或拒绝请求

如果不购买额外商品就无法完成工作或服务,则可以将采购订单附加到账单或发票上,以便将成本转嫁给客户。为此,采购订单软件可以与各种会计软件和发票解决方案集成。

采购订单软件的特点

自动采购订单:在满足特定条件时创建采购订单。减少手动依赖并消除重复的数据输入。自动将这些采购订单文档发送给相应的供应商。

审批管理:管理审批和申请。让员工提交支出前批准。将文档发送给适当的人员进行审查。设置电子邮件通知以确保合适的人及时看到请求。

电子审批:让经理可以随时随地通过网络浏览器、电子邮件、短信或移动应用程序审批请购单。自动创建采购订单并在批准后将其发送出去,从而避免让原始请求者回到计算机处理下一步。

多货币:建立默认货币并允许将采购订单转换为任何适用的货币,具体取决于接收采购订单的供应商/客户及其当地货币。

发票匹配:让采购订单附加到客户的发票上,以确保合适的一方为任务/服务/商品付款。

实时报告:实时查看有关支出和异常的信息。发现处理中的问题并防止发生延迟。

采购订单的类型

标准:这是用于为产品或服务下一次性订单的典型采购订单。它们通常是在贵公司出现特定需求时制作的。

计划的:对于计划的PO,除了交货日期之外的所有内容都已指定。这种类型的PO通常是在您可以预期特定需求时进行的。例如,对于需要维护办公用品的企业,这是与供应商就未来交付达成协议的好方法。

一揽子:与计划的PO类似,一揽子PO没有产品或服务的特定日期或数量。这用于就条款和条件以及预算限制达成一致,但具体细节只有在以后才能确定。一揽子采购订单对于保证供应商提供更好的定价很有用,因为您是在很长一段时间内建立需求。

合同:合同PO是最松散的类型——它们充当供应商和客户之间的正式协议,但不为产品或服务制定具体细节。这些用于建立具有法律约束力的条款和条件,以在客户知道他们想与某个供应商合作时创建未来流程。

采购订单软件的好处

减少人工干预--通过将采购订单流程数字化和自动化,您可以消除团队的手动干预,从而节省时间并减少由于手动数据输入而导致的错误。

节省运营成本--通过使用基于云的采购订单系统,您可以加快整个流程并为您的企业节省高达45-65%的运营成本。

透明度--您可以确保整个采购订单流程完全透明,并通过查看所有未结采购订单的状态来确保一切正常。

更新日期: 2021-08-31 15:35:15