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最佳合同管理系统

合同管理系统是法律、采购、财务、销售和合同管理团队用来创建新合同和跟踪现有合同状态的程序或服务。它包括一系列用于管理和存储来自供应商、合作伙伴、客户和员工的法律协议的工具。

公司可以使用合同管理系统来驾驭不断变化的合同管理格局,并使合适的人员能够在合适的时间找到正确的信息。合同管理系统提供的一项关键功能是能够为每个合同的流程创建集中统一的记录。

任何有效的合同管理系统计划应具备的其他重要功能包括消除销售周期中的障碍,以及直接从合同元数据中推动版税合规性。这允许企业集中存储和跟踪他们的所有合同信息。

合同管理系统的好处

合同管理系统有几个好处,包括:

完全自动化合同流程并创建可定制的自动化工作流程

跟踪关键里程碑并提供自动警报和工具

缩短合同周期时间并协助消除常见瓶颈

将所有合同数字化并存储在中央存储库中

允许组织确保只有正确的人才能访问特定数据

缩短销售周期、减少法律难题并提高透明度

跟踪合同以确定公司应该从谁那里订购

提供合规性和现金流收益

提供后台对话作为获得竞争优势的一种方式

使采购组织能够积极管理合规性

合同管理系统的功能

在考虑合同管理系统解决方案时,应该寻找几个必备功能。它们包括:

包含相关数据的合同文件存储库,可轻松查找合同。这降低了合同的处理和运营成本,并缩短了谈判周期时间。

处理供应商关系及其交互的灵活性。这使企业能够根据用户角色和地理位置在粒度级别访问合同数据。

与第三方系统轻松集成。这意味着选择的任何系统都应与合同管理中所需的其他解决方案配合使用,尤其是与所在行业相关的解决方案。

提供访问限制或分配基于权限的角色的能力。这使企业能够基于定量阈值创建分层审批工作流。

与电子签名解决方案集成。这简化了合同的提交、审查、批准和管理。

提供全文搜索、签入/签出等文档管理功能。

如何选择合同管理系统

每个合同管理系统都经过独特设计,可帮助公司创建新合同并跟踪现有合同。有许多公司在吹捧大量的特性和功能,但在我们对最佳合同管理系统的审查中,我们专注于通常对用户最重要的东西。

合同生命周期管理--合同是需要持续支持和关注的敏感文件。用手动流程管理它们并不容易,这就是合同管理系统的用武之地。在我们的搜索中,我们寻找支持合同整个生命周期的合同管理系统,包括合同的创建、合规存储/处理和续订。我们专注于具有合同作者工具/模板、续订提醒和审计跟踪等功能的系统,这些功能在合同生命周期管理中都是必不可少的。

工作流管理--由于它们的敏感性,人为错误和在整个合同生命周期中缺乏适当的协调会产生问题。这就是合同管理系统中良好的工作流管理解决方案势在必行的原因。他们可以简化创建/批准,减少人为错误,并使与外部各方的协作成为一项简单的任务。为此,我们寻找有助于简化工作流管理的功能,包括不同的用户权限、外部协作功能、轻松搜索和电子邮件警报。

报告--用户能够报告合同中包含的信息很重要;否则,就很难理解它。好的合同管理系统可以使合同中包含的报告变得容易。为确保这一点,我们搜索了可视化数据元素和导出报告等功能。

第三方集成--从销售到人力资源部门和法律团队,合同被用于各种团队和行业。质量合同管理系统应与第三方应用程序集成,以简化工作流程和电子签名。

更新日期: 2021-09-16 16:25:33