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最佳HRIS系统

选择HRIS是一项重大任务。在为您的业务创建功能清单时,您还应该注意设计不当的UI、频繁的系统崩溃以及系统可能遇到的其他潜在问题。除此之外,意识到提供足够的用户培训并确保员工和管理人员以快速但可管理的速度适应HRIS,在向员工实施该系统方面发挥着至关重要的作用。

考虑到所有因素,使用过时的流程比投资软件解决方案来应对现代人力资源障碍的成本要高得多。如果我们提到的问题对您来说似乎很熟悉,那么您就知道是时候投资HRIS了。这就是我们今天在这里讨论的内容。在本文中,我们将向您概述HRIS、HRIS系统的功能以及需要考虑的顶级软件解决方案。

什么是HRIS系统?

HRIS系统(或人力资源信息系统)是HR中的主要工具,用作收集和存储公司和员工数据的集中式数据库。它是一个软件包,旨在高效执行构成HR管理的端到端功能。

HRIS在一个位置跟踪与其员工有关的所有信息;它使主要用户能够创建报告并确定趋势以帮助做出业务决策。该软件结合了不同的系统和流程,以确保将人力资源管理从重复性任务和手动数据输入中解放出来。这让他们有空间更多地关注与人员和技能相关的任务。

HRIS系统如何工作?

HRIS系统既可以在其基础架构上运行,也可以通过云运行。它将人力资源职能与旨在减轻人力资源部门职责负担的技术相结合。作为一个软件包,它包含多个组件,例如工资单、申请人跟踪系统(ATS)、入职流程、福利管理、时间和出勤、带薪休假跟踪和绩效管理。所有HR流程都涉及数据管理,这是HRIS系统功能的一部分。通过简化记录和跟踪数据的方式,可以确保数据的准确性并减少人工错误。

HRIS虽然承担了大部分人力资源职能,但不能完全取代人力资源。HRIS无法全面描述申请人的能力和员工的晋升能力。计算机可以使用参数轻松过滤求职者,但人类可以进行整体分析,包括考虑以前的工作经验、软技能和行为态度。

HRIS系统的类型

很难区分这两种不同类型的HRIS解决方案,因为它们是可以互换使用的术语,一种解决方案包含另一种解决方案的某些功能。

人力资本管理解决方案--HCM(或人力资本管理)旨在最大限度地提高与业务目标一致的员工绩效。绩效评估、目标设定、员工入职以及涉及员工生命周期的任何事情都应属于此类别。

人力资源管理解决方案--HRMS(或人力资源管理系统)是指涉及信息技术以加快速度的HRM流程。任何属于管理员工类别的应用程序,例如工资单、时间和劳动力、人员跟踪、员工日程安排、招聘、福利管理,都包含在HRMS解决方案中。然而,即使是绩效评估和目标规划也可以归入HRMS解决方案,但它们不如HCM全面。

HRIS系统的特点

这些是您可以在HRIS系统中找到的最常见功能:

员工数据库和目录--完整的员工档案目录记录了个人信息、当前职位、工作和工资历史以及其他与公司相关的福利,这将使HR能够在需要时跟踪这些详细信息。

公司相关文件--文档管理系统(DMS)和HRIS集成为具有员工培训等合规要求的公司提供了最佳工具。由于它将文件存储在云中,您只需搜索几下即可轻松提取记录。与将数据保存在纸质文件和文件夹中相比,这提供了一种更好的数据存储方式。集成两个系统还可以确保它们遵守法规。

福利管理--福利管理是一个耗时的过程,包括创建计划、在计划中招募员工、分配福利等级、与供应商沟通、创建发票、税务计算、计算包含的福利与雇用日期、出勤和总工作时间。拥有一个小团队来管理庞大的劳动力需要几个月的时间才能完成。借助具有福利管理功能的HRIS,该过程可以通过自动化完成,甚至可以添加多计划选项。

绩效管理--与此功能集成的HRIS可以轻松访问绩效审查。制定计划以保持团队中重要成员的参与度的目标是设定KPI目标。有时,员工甚至可以设定自己的目标。以数字衡量进步并让员工可以访问可以鼓励他们衡量自己的表现并做得更好。

申请人跟踪和简历管理--在获取新人才方面,时间至关重要。过时的系统是有价值的候选人被另一家拥有更高效招聘系统的公司抢走的原因之一。合适的HRIS将拥有一个申请人跟踪系统,该系统可以存储候选人资料、设置指标来过滤申请,甚至还有简历管理技术来有效地为该职位找到合适的候选人。

员工自助服务门户--人力资源部门会收到很多与薪资相关的问题,而且很多时候都会得到批准。通过授予您的员工访问自助服务门户的权限,他们可以监控工资单、检查日历以归档和计划休假,并在需要时在门户中提交文档。另一方面,如果他们需要每月工资的硬拷贝,他们也可以轻松地从门户中提取数据。这为人力资源部门节省了大量时间,因为员工不再依赖他们来完成此类任务。

HRIS系统的优势

数据库组织--该数据库提供了公司跟踪和分析其员工、前员工和申请人所需的任何信息。HRIS系统可以处理员工名录和公司相关文件。它还可以记录上一季度参加的出勤、研讨会和培训、绩效、纪律处分和其他关键绩效指标,可以帮助人力资源部门确定高绩效员工,给予他们适当的激励。

简化人力资源流程--员工可以在员工自助门户中更新他们的详细信息和信息变化。除此之外,自动化工资计算、福利管理和其他任务可以为HR员工腾出更多宝贵的时间,让他们可以将更多的时间用于更具战略意义的职能,例如文化和员工体验。

使工作更轻松的尖端解决方案--HRIS集成为员工提供远程工作工具,在移动设备上管理日程安排,以及在某个项目上与团队成员协作。简单方便的解决方案让员工对在公司工作感到满意。

创建准确的报告--HRIS还可用于创建报告,无论是员工个人记录、合规性、培训完成情况、以财务为重点的报告等。它还可以提供以结果为中心的报告,其中包括人才管理、企业文化和费用。

比较HRIS系统时要考虑的因素

在寻找HRIS系统时,您不应忘记与供应商讨论以下注意事项:

可扩展性--旨在改进您的业务流程的软件解决方案应该意味着它能够使您的公司规模和利润翻倍。即使您今天由一个小团队组成,未来您也可以通过改进的HRIS拥有两倍的团队。选择一个能随着您的业务发展的系统。

一体化--确保任何附加组件或附加系统的组件完美地协同工作。否则,可能会导致系统崩溃或负载不佳。

培训和支持--很多公司似乎认为选择系统并设置集成后,艰苦的工作就结束了。但是,如果不提供足够的培训和支持回答用户相关问题,您就无法继续正确实施系统

定制--如果系统不能根据您的标准和公司要求进行定制,那么拥有提供数百个功能集成的系统是不够的。在决定购买HRIS系统之前,您应该询问供应商这些问题。

HRIS系统的最新趋势

人工智能招聘流程--自动化招聘任务;配备人工智能的人力资源软件可以审查通过过滤过程的顶级应用程序;甚至面试候选人;节省时间并减少歧视的可能性,因为技能和背景是按数字选择的。与人类面试官相比,人工智能不太可能因为姓名、口音、举止而拒绝候选人;排名系统也可以内置到虚拟面试中

强调合作--数字协作工具;公司独家社交提要,以鼓励团队合作和同伴关系。HRIS还提供工具,使员工即使在远程工作时也能高效地与团队合作。

内部促销--借助数据趋势,人力资源部门可以轻松发现哪些员工是晋升的最佳人选。雇主看到的不是寻找新的人才,而是培养已经为公司工作的员工的好处,这些员工已经对业务有了一定的了解,而且他们已经熟悉了。

HRIS系统的潜在问题

以下是您在购买HRIS系统时遇到的一些问题:

频繁的系统崩溃--频繁的系统崩溃会阻止员工完全使用它。他们可能认为延迟等待系统加载的原因只是浪费时间。在返回旧流程之前,请尝试寻求供应商帮助进行故障排除。另一种情况可能是HRIS基础设施太大,您当前的系统无法处理它或其他方法。

系统间信息检索困难--同样,技术专家可以通过对系统进行故障排除和抽查导致问题的原因来帮助解决此问题。但是,如果所有其他方法都失败了,则可能只是所选的HRIS系统与您当前的系统不兼容,您需要寻找更好的系统。

仓促实施--集成可能没有问题,但您仍然没有将HRIS视为一种有效的工具。可能的原因之一是你引入了系统,没有让用户逐渐适应这个过程。仓促实施可能不是明智之举,尤其是当您要对运营做出巨大改变时。规则可能没有那么明确和具体。这可以通过再次聘请团队抽查流程来解决。最后,通过向用户提供足够的培训。

培训不足--缺乏培训是HRIS的另一个潜在问题。如果用户没有得到适当的培训,即使是最好的HRIS也无法发挥其最佳性能。考虑采取不同的培训策略,例如提供模块,进行课堂式培训,让员工从日常的办公室工作中休息一下,转而专注于学习。如果他们在教室环境中,他们也可以很自在地提出相关问题。这也是解决技能差距或为每位员工确定基于角色的培训的关键步骤。

更新日期: 2021-06-18 13:53:08