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最佳费用预算管理软件

大多数小型企业都制定了费用政策来报销员工的差旅、住宿和其他与业务相关的支出。有一个费用政策很好;然而,企业还需要有效地跟踪提交的费用报销。使用软件这样做有助于确保员工遵守组织政策,而不是要求报销任意或个人费用。 

费用管理解决方案提供各种功能,可帮助企业维护详细的费用记录,以识别欺诈/错误索赔并分析员工支出,以最大限度地减少浪费的费用。 

在本购买者指南中,我们将探讨费用管理解决方案的一些关键功能,这些功能可以帮助您的小型企业更好地跟踪费用报销。我们还将介绍评估这些解决方案时需要牢记的其他因素。

什么是费用预算管理软件?

费用预算管理软件是一种会计解决方案,可自动跟踪和处理费用报销,例如差旅、商务电话、住宿等支出。此类软件提供的功能可帮助小型企业避免跟踪费用的错误,分析员工的趋势支出,并简化报销索赔处理。

费用预算管理软件有哪些类型?

费用预算管理软件解决方案可作为独立工具或模块提供,作为全套会计解决方案的一部分。正确的选择取决于您是只需要一个工具来管理员工费用,例如跟踪收据和自动化工作流程以加快审批速度,还是需要一个更广泛的平台来管理组织财务交易。   

独立费用预算管理软件:这些工具提供专为费用管理设计的功能,例如收据收集、报告业务费用和可定制的审批工作流程。它们非常适合需要专门处理费用报销的工具的小型企业。 

全套会计解决方案:这些解决方案将费用管理作为一组其他工具(例如簿记和税务管理)的一部分,用于管理所有财务会计流程。成长中的小型企业可能希望选择全套会计工具,因为他们的要求比独立费用预算管理软件的范围更广。  

在购买之前询问供应商的关键问题:您是否将费用管理作为全套会计解决方案的一部分或作为独立工具提供?  

费用预算管理软件有哪些部署选项?

在部署选择方面,费用预算管理软件解决方案要么是基于云的,要么是内部部署的。 

虽然这两种部署选项都有其优点和缺点,但小型企业通常会通过选择基于云的软件而受益。除了前期成本低和实施速度快之外,许多基于云的费用预算管理软件平台也有移动应用程序。这允许用户使用他们的智能手机随时随地更新和跟踪费用报销。  

下面详细介绍这两种部署类型: 

基于云:软件供应商处理所有事情,包括托管软件、数据备份、定期更新和维护。小型企业可以按月/年订阅费使用该软件。  

内部部署:供应商以预付的一次性许可费提供软件。但是,企业必须管理软件托管、数据备份和软件维护。   

购买前要询问供应商的关键问题:您认为哪种部署选项最能满足我的要求?与其他业务相比,它如何更符合我的业务? 

费用预算管理软件有哪些常见功能?

费用管理解决方案提供从收据管理到详细费用报告的各种功能。请继续阅读以了解这些功能如何帮助您的小型企业更好地管理员工开支。

收据管理:允许员工使用台式机、笔记本电脑、iOS/Android 平板电脑和智能手机等多种设备从云帐户扫描和上传费用收据。存储按费用类型分类的收据记录,例如旅行或住宿。 

审批工作流管理:设置自动化工作流来处理员工费用报销;将收据标记给相关的利益相关者和部门,例如项目经理或财务团队,以供审查和批准。 

审计与合规性:自动通知员工有关重复收据、不完整文档和其他违反组织政策的费用提交错误。通过提供费用数据的中央存储库来促进定期审计。

分析和报告:通过使用可视化图表和图形分析按员工角色和部门分类的常见费用类型,了解费用趋势并计划未来费用。识别欺诈性索赔并发现异常情况,以识别可避免的支出并修改支出政策。 

有哪些重要的费用预算管理软件集成?

将费用预算管理软件与其他解决方案相集成,可以无缝传输数据并简化流程。  

以下是费用预算管理软件集成的两种类型的软件: 

云存储工具:与云存储解决方案的集成允许员工稍后将他们可能暂时存储在这些解决方案中的收据上传到费用预算管理软件。它还提供数据备份。 

人力资源 (HR) 软件:与 HR 系统集成可自动映射到特定员工角色的费用范围。例如,从经理转移到高级经理可能允许更高的费用限制,并且通过这种集成,变化将自动反映。 

购买前要询问供应商的关键问题:您的产品提供哪些不同的集成以及这些如何使我的小型企业受益?

相关的费用预算管理软件趋势?

接受新技术的能力对增长很重要,但小型企业应该专注于他们最容易采用并且会产生最大影响的工具/技术。

在费用预算管理软件的背景下,小企业应该关注两个趋势: 

移动费用管理应用程序的兴起:许多费用预算管理软件供应商现在提供适用于 iOS 和 Android 设备的移动应用程序。这些应用程序使用不同的智能手机功能来帮助用户随时随地处理流程。例如,他们可以使用摄像头扫描和上传收据,并用地理定位数据标记它们以建立真实性。  

越来越多地使用光学字符识别 (OCR) 来自动输入数据:OCR 使用计算机视觉来识别和捕获书写或打印的字母数字字符。该技术是费用预算管理软件的流行补充,用于从物理文档(如收据)中识别所需信息并自动更新系统中的相关字段。  

更新日期: 2021-06-17 18:18:40