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最佳采购计划软件

一个具体的采购流程对于企业一致地执行并避免在商品上的过度支出是强制性的。但是采购过程不仅仅是为经营业务而购买商品或原材料,而是主要包括战略性地规划资源以实现最佳利用。

糟糕的采购流程会给组织的财务结构留下很大的影响,很容易让他们破产。采购过程通常被称为战术功能,因为它涉及许多复杂的采购货物。通过与供应商谈判直到合同结束,采购过程包括许多细节。组织必须为他们配备最好的采购计划软件,以提高采购流程的效率,而不会遗漏任何细节。

本买方指南旨在帮助企业主、采购经理、采购经理和供应商经理深入了解最佳采购计划软件的重要方面以及他们在购买软件之前应考虑的所有基本因素。

采购类型

直接:直接采购是为生产获取原材料和货物的过程。它通常以最佳的成本、质量和可靠性大批量生产。直接采购方法在发展和维护与供应商的关系方面投入了大量精力和时间。直接采购是在推动利润、绩效和竞争优势的商品、服务和材料上的支出。

间接:间接采购是指购买与产品或服务没有直接关系的服务和货物。它包括日常运营、设施管理、维护、运输、办公用品等所需的货物。在间接采购中,重点主要是支出管理,而不是供应商关系利益。

为什么采购对公司很重要?

以下是一些可以让您的组织更接近“有目的的采购”公式理念的提示:

提高底线增长:任何旨在提高财务稳定性的组织通常都可以专注于“底线增长”。底线增长决定了公司在支出和管理运营成本方面的效率。 

增值:强大的采购策略可确保企业配备最优质的商品和材料。在业务需求识别期间,组织收集有关供应商货物的关键信息,如产品制造、所需数量、所需质量、以最优价格供应、最高效的供应商等。所有这些活动最终都有助于改善客户服务并增加价值牌。

风险意识:采购流程可帮助组织识别供应链中断并将与之相关的风险降至最低。

控制支出:不会让您的团队停滞不前,您可以轻松控制支出。仅根据需求采购。

优先考虑重要事项:通过适当的采购流程,企业主或采购团队可以优先考虑他们的采购订单。

与传统采购流程相关的挑战是什么?

花费更多时间和金钱: 传统的采购流程,如订购商品、审批、向供应商付款等,由于大多数流程涉及纸质文件,因此需要时间。收集供应商的投标并将其过滤为业务需求的简单方法可能需要数周时间。

数据管理:传统方法涉及大量文书工作,手动管理这些记录可能是一项具有挑战性的任务。当某些文档放错地方或必须从文件堆栈中提取某些信息时,情况会变得更糟。

超额订单:人工跟踪库存商品可能不准确,导致订单数量错误。

延迟或错过付款:对于一个组织可能每天处理数百张发票的大型企业,传统的采购方法可能会给财务部门带来额外的工作。由于传统采购不平衡,同样可以反映在付款过程中。供应商的付款可能会延迟或错过。除此之外,占用员工以查找采购订单和发票之间可忽略不计的美元差异可能会影响生产力。

不识别供应商的能力:为了顺利的采购过程,了解供应商的真实能力至关重要。对供应商提出不切实际的期望,例如在任何时间完成任何数量的采购订单可能是不可行的。在手工采购中,很难分析供应商的库存和供应能力。

无法检测错误:手动采购没有集中的数据或强大的系统来记录交易细节。如果有任何错误,那么将很难追踪它。无法追踪的错误有时可能会给组织带来大麻烦。

零透明度:在传统的采购过程中,一切都发生在纸面上,因此很难发现组织内部发生的欺诈或不当行为。

供应商选择不当:  与采购相关的最大挑战之一是选择优质供应商。如果组织没有评估供应商质量的方法,则总是有可能选择错误的供应商。

沟通不畅:对于希望控制超额支出的组织,团队之间,尤其是采购部门和财务部门之间的顺畅沟通是必要的。这两个部门之间的任何沟通不畅都可能导致现金流失。使用传统技术,误传的可能性始终很高,并且对于动态的工作环境无效。    

什么是采购计划软件?

采购计划软件是一组工具,可帮助组织顺利采购商品和服务。采购管理软件可以协助各种活动,例如生成采购订单、将发票与收到的材料匹配、在线执行订购流程以及以电子方式支付所有账单。它还提供了一组功能,可促进与大量供应商的沟通。 

各种组织已开始使用在线采购计划软件作为战略武器,而不是简单的采购工具。B2B、B2C 和 B2G 的在线采购计划软件通常由大型 ERP 供应商作为附加服务提供,或者由采购计划软件供应商作为独立系统提供。

采购计划软件有什么好处?

提高供应商绩效:有效的采购工具有助于轻松管理供应商的信息和相关活动。它意味着与供应商合作的多组数据;无论是监控他们的合同信息还是从目录中提取产品信息,一切都变得简单。所有这些信息都可以用来提高供应商的绩效。

库存管理节省成本:采购的一部分是检查货物库存并自动重新订购丢失的产品。最终由组织承担管理库存并分配单独的员工来处理与库存相关的任务的负担。

采购文件数字化:采购管理软件使用户能够将其采购流程数字化并替换纸质文件。电子文档易于共享并推动采购流程的整体速度。

数据存储:采购计划软件解决方案的数据存储容量海量,用户可以在几秒钟内提取任何历史数据。采购解决方案公司消除了手动存储系统通常会遇到的所有错误空间,例如损坏文档质量或放错位置。借助基于云的采购计划软件,企业可以进一步减轻存储和管理内部服务器的负担。

分析报告:采购管理工具允许收集数据并创建分析报告,帮助采购经理分析采购流程的绩效,甚至将其用于未来预测。

自动化:采购自动化软件以日常工作流程的速度进行优化并表现出色。它加快了采购订单处理、合同批准、付款和跟踪合规性等流程。

更好的支出可见性:用户可以全面了解资金使用情况并识别收费过高的产品。

缩短业务周期: 采购自动化软件不仅改进了采购流程,而且在整个业务中都可以看到其连锁反应。它有助于缩短业务周期并提高生产力。

集中控制:借助集中系统,采购解决方案可以更好地控制与采购相关的活动,例如合规性、合同管理或电子签名某些文件。

基于云的采购计划软件:一些电子采购计划软件建立在云上,使所有用户都可以随时随地通过手机、笔记本电脑或平板电脑访问该工具。通过基于云的采购计划软件,用户可以共享实时数据,并可以轻松地与来自全球的团队成员或供应商进行协调。

采购计划软件有哪些基本功能?

RFQ 创建:RFQ 或询价,是要求供应商提交报价的正式文件。顶级采购计划软件允许用户创建询价模板并一次性发送给多个供应商。

反向拍卖:在反向拍卖中,卖方相互竞争,以最低出价赢得业务。该 顶部 采购计划软件公司 使用户能够将订单通过实时虚拟目录供应商。

投标/报价提交:采购计划软件应配备供应商快速入围。通过电子投标,企业主可以在线完成整个投标提交和审查过程,最终缩短了确定与其预算相匹配的合适供应商的时间。

合规性跟踪:  合规性跟踪是任何组织的核心职责。使用采购管理工具,用户可以在发生变化时自动报告和跟踪法规变化。它有助于识别和消除供应商合同合规性中的任何差距。

风险评估:采购部门可能面临各种类型的运营、财务、合规和行业风险。通过使用综合采购计划软件解决方案,用户可以确定它们发生的可能性以及它们对效率、运营和底线的影响。

供应商选择和管理:采购计划软件公司确保他们的软件用户在不投入宝贵时间的情况下获得最好的供应商和服务。顶级采购计划软件具有自动化功能。它有助于选择合适的供应商并自动评估供应商服务的质量。

产品目录:带有产品目录的采购系统可以帮助采购部门比较来自不同供应商的不同产品,并决定最合适的选择。

ERP/EDI 集成:电子数据交换或 EDI,是一种交换电子商务文档的标准化方法。通过与 ERP 建立 EDI 集成解决方案,供应商和客户之间的数据实现自动化。ERP/EDI 集成的采购系统使供应链更加高效。

预算跟踪和支出管理:预算跟踪和支出分析在采购中很重要是必不可少的。它使组织能够做出明智的决策并提供强大的财务控制。

第三方软件集成(会计软件):最好的采购解决方案支持第三方工具的无缝集成。它允许用户全面获得采购计划的优势。

管理合同协议:更好的采购合同管理意味着更好地了解供应商的绩效。采购系统还跟踪和监控与其供应商和供应商签订的合同的支出。

生成报告和分析:电子采购系统中的报告和分析提供支出的每一个细节。它甚至可以用于预测下一个订单或供应商的下降趋势。报告功能为公司带来了巨大的价值。

支持多级审批:  不同的业务部门有不同的授权步骤。采购管理工具多级审批,加快采购流程,大大缩短生产时间。

引导购买:具有“引导购买”功能的采购计划软件可将用户引导至正确的项目、正确的政策和首选供应商。即使是不参与采购流程的员工也可以轻松下订单。

条码/RFID:  集成RFID技术的在线采购计划软件或APP,可自动跟踪货物,降低人工成本。

运输管理:有效的采购需要对车队运营有透彻的了解。采购和车队管理必须共存并无缝协作,以确保业务成本不超过公司的预算预期。

采购计划软件的效果如何?

采购计划软件系统非常有效,因为它可以完全控制采购相关活动。

报告显示,到 2023 年,采购计划软件应用程序的市场收入将超过 600 万美元。它清楚地表明,越来越多的组织对采购自动化软件充满信心,并明确打算在更广泛的范围内使用它。  

到目前为止,大型企业已经覆盖了采购计划软件市场,但现在中小企业也表现出同样的热情。也是因为现在有适用于小型企业的采购计划软件,价格实惠且用户友好。

采购计划软件的适用行业

零售、汽车、旅游和物流、电子、IT 和电信、采矿等行业正在积极使用采购计划。在所有这些行业中,零售部门在采购计划软件中占有最大的市场份额。 

电子采购计划软件通过帮助他们预测现金流、识别潜在欺诈、了解首选供应商付款方式以及自动化劳动密集型任务,在简化采购流程方面产生了巨大影响。

采购计划软件和库存管理软件有什么区别?

采购程序和库存管理软件之间存在一些重叠;很少有东西将它们彼此分开。

采购计划软件:采购管理工具提供对采购上游供应链的控制,偶尔支持下游。电子采购计划软件专注于采购活动,如投标管理、订单创建、批准、发票和付款。

库存管理软件:库存管理系统主要处理采购的下游。更多的是关于资源规划、产品存储、选择性产品放置、需求/供应平衡等。库存管理是采购管理的组成部分之一,它将整个流程作为供应链流程的一部分。

两个系统的集成可以加强供应链管理。

采购计划软件的安全性如何?

采购工具可能会处理许多机密数据,例如供应商合同、财务信息和许多 P2P 交易。除此之外,供应链流程的自动化几乎消除了人为干预,大量数据由机器本身处理。但是,用户必须选择遵守嵌入多层安全的必要合规性的采购解决方案公司。采购管理系统应具有警报或通知等功能,以通知软件用户可能的黑客攻击企图。通过培训员工并鼓励他们遵循标准的安全措施,可以进一步增强采购管理系统的安全性。 

而那些使用免费采购计划软件的用户,可能他们的安全措施很弱或没有。如果安全性不够强,那么免费采购计划软件用户可以采取一些预防措施,例如限制用户访问或阻止未经授权的访问,以避免安全威胁。   

购买采购计划软件考虑哪些事项?

价格:定价是买家在购买前应考虑的重要因素。高端软件具有高级功能,但并非所有企业都需要这些功能。采购工具的购买者应将他们的需求与软件功能保持一致,并在此基础上选择软件。如果用户的使用非常有限,他们甚至可以使用免费的采购计划软件。

可扩展性:采购管理软件的可扩展性使公司能够处理不断变化的业务需求。  

可定制性:一些企业有明确的需求,他们可能必须根据自己的要求定制采购工具。

安装要求:  一些采购计划软件需要一定的资源才能运行程序。用户在购买前应查看软件安装指南或与采购计划软件供应商讨论。

客户支持:采购计划软件用户应确保有强大的客户支持来解决与软件相关的任何技术故障。小型企业的采购计划软件可能提供有限的客户支持选项。

平滑集成:有必要优化使用支持与其他独立软件(如仓库管理软件或会计软件)端到端集成的采购计划软件解决方案。

基于云的采购计划软件有哪些优势?

顶级电子采购平台或基于云的采购解决方案与传统的内部采购管理软件相比具有许多优势,包括:

可扩展性

降低前期/初始成本,基于使用的支付模式

从任何地方轻松访问

实时数据管理、更新、访问、共享

更好地与其他系统集成

改进协作

轻松备份和灾难恢复

通过加密和身份验证增强安全性

影响采购管理软件定价的因素有哪些?

决定采购系统成本的主要因素包括:

它提供的功能

用户数

订单数量

部署类型

需要定制

更新日期: 2021-06-15 12:15:24