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企业文档管理系统的重要性

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手动处理文件会给公司带来运营成本、存储要求、文书工作损失、时间和精力方面的重大损失。文档管理系统(DMS)是利用称为企业文档管理系统(E-DMS)的策略来降低这些成本的应用程序。他们通过将重要文件的存储、检索和删除数字化来实现这一目标。

什么是企业文档管理系统?

企业文档管理是一种帮助组织定义的策略:

他们必须保留某些文件多长时间。

他们必须保留某些文件多长时间。

如何在利益相关者和员工之间共享数据。

如何快速检索文档。

删除时如何恢复数据。

通过实施简明的文档管理计划,企业可以采用更高效的工作流程,加快信息传播速度,灌输“自助式”学习文化,并提高运营各个方面的透明度。

就其核心而言,文档管理系统降低了与物理存储需求相关的运营成本,同时还减少了检索数据所需的时间和精力。


一个好的企业文档管理系统的特点

虽然大多数组织已经确定了对企业文档管理的需求,但现在的挑战在于为您的企业确定正确的系统。您选择的软件应具有以下功能:

文件分类:如前所述,42%的员工发现由于分类或标签错误,很难找到正确的文件。一个好的企业DMS通过在创建文档后自动生成元数据来帮助标准化文档分类。将准确命名的责任从员工转移到软件可以减少人为错误和由此造成的时间损失。

关键字搜索:找到正确的文档应该尽可能简单。为促进更快的搜索和检索,该软件应允许员工通过关键字进行搜索,然后显示相关结果。

文档编辑:83%的员工最终会浪费时间检索文档的正确版本。一个好的企业DMS不仅允许员工编辑和更新文档,而且还以首先显示更新版本的方式进行编辑和更新。需要注意的是,如果需要,系统还应允许员工检索旧版本的文档,这一点很重要。

文件共享:DMS还应促进内部、与客户和利益相关者的数据共享。

安全性:最后,企业文档管理系统还应利用最新的安全工具和软件来确保只有目标用户才能访问重要数据。

这些基本功能可以让组织满足与存储、检索、编辑、共享和删除文档有关的最苛刻的需求。您选择的软件应该进一步定制以满足任何额外的需求。

企业文档管理是一种适用于几乎所有行业的策略,因为它有助于优化工作流程。

例如,需要访问更新的产品手册或故障排除手册的客户服务代表可以在有企业文档管理系统的情况下随叫随到。

同样,许多依赖客户服务的公司利用客户服务脚本来确保以相同的效率和专业精神接听所有电话。这些脚本会定期更新,因为经理会查看通话记录并确定更好的策略以确保客户满意。

当有一个高效的文档管理系统时,访问不同场景的客户服务脚本会容易得多。这样的系统不仅可以帮助节省时间,而且还可以保证访问更新的文件,而不是旧的、过时的文件。

因此,可以说企业文档系统对于必须提供强大客户服务的不同行业的组织来说具有无穷无尽的应用程序。每个组织都依赖于不同形式的记录数据,当然可以从为其所有文档实施一个有组织的系统中受益。


结论

一个企业文档管理系统可帮助企业提高工作效率,工作流程,甚至留住人才,凭借的事实,满意,敬业的员工更有可能保持忠诚于组织本身。