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数字资产管理DAM的定义、类型及实践

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数字资产管理(DAM)被定义为一种从中央存储库存储、组织、分类、检索和共享数字资产的实践。在本文中,我们将了解数字资产管理(DAM)的概念、其工作原理、数字资产类型、DAM平台示例、五种DAM最佳实践及其优势。

什么是数字资产管理(DAM)?

数字资产管理(DAM)是从中央存储库存储、组织、分类、检索和共享数字资产的行为。与销售和营销部门相关的员工需要与不同的团队成员联络并处理大量文件。考虑以下场景。有没有你觉得熟悉的?

你是设计师。一位销售人员要您提供您刚才创建的演示文件。您不记得它的存储位置和名称。

您是一名从事创意简报的营销人员。您有四个版本的品牌徽标,但不确定该使用哪一个。

尽管与您的团队成员共享文件,但他们中的一些人仍会不断烦扰您重新发送文件。

内容制作的规模导致内容不堪重负。此内容存储在跨多个部门的不同软件应用程序和系统中,因此难以组织和管理数字文件。事实上,没有DAM系统的员工寻找合适的数字文件的时间是原来的五倍。数字资产管理(DAM)的过程使组织可以轻松地组织、存储和分发数字内容,同时行使强大的访问权限。DAM也用来指称为软件应用的类别大坝,帮助企业管理他们的数字资产。DAM提供了一个中央存储库来存储数字资产,作为单一的事实来源。


用于营销和内部培训的5种数字资产类型

数字资产是任何富媒体或多媒体文件,例如图像、音频、视频、文档或其他数字存储文件。在本节中,我们将看看五种类型的数字资产:

1.图片

图像可以说是使用最广泛的数字资产之一。它们有多种格式,例如JPG/JPEG、PNG、BMP、GIF。如果您熟悉图像编辑程序,您可能还知道原始文件格式,例如PSD、XCF和CDR。

2.音频

音频文件以MP3、WAV、FLAC、WMA等格式存储数字音频内容。播客的兴起使音频成为重要的数字资产。

3.视频

在过去十年左右的时间里,视频变得越来越突出。一些最常见的视频格式包括mp4、avi、mov和mkv。

4.文件

为便于参考,我们在文档类别下对Word文件、电子表格、幻灯片/演示文件、PDF文件、纯文本文件进行了分组。

5.HTML文件

HTML(超文本标记语言)文件是使用HTML创建的Web文件。它们可以在Web浏览器中查看。


数字资产管理(DAM)如何运作?

从创建到分发和删除,数字资产的管理涉及一系列步骤。让我们了解数字资产管理(DAM)的工作原理。

1.创作

DAM的第一步始于数字资产的创建。在此步骤中,您将设计徽标、录制播客节目、创建视频内容等。内容以数字格式创建或使用扫描、数字录音、光学字符识别(OCR)等技术从模拟格式转换而来。它有助于制定内容创建指南,以确保资产管理流程的其余部分无缝运行。

2.索引

索引可能是DAM中最重要的一步。它是为每个数字资产提供唯一身份以使其易于管理、搜索和检索的过程。索引是通过向每个文件添加元数据来完成的。简单地说,元数据是关于数据的信息。它由可以将文件与其他内容区分开来的数据组成。元数据包含文件名、创建/修改日期、存储路径等属性。有两种类型的元数据,即技术元数据和描述性元数据。技术元数据提供文件大小、格式、分辨率、尺寸、比特率等信息。描述性元数据包括文件标题、作者/艺术家和关键字等元素。

3.工作流程

数字资产的生命周期取决于其效用。以下是数字资产的关键生命周期阶段:

管理:管理阶段涉及审批、版本控制、访问控制和物流。此管理阶段可确保相关团队成员批准资产,并且正确的团队可以访问所需资产。如果在DAM系统中更新了文件的新版本,则版本控制有助于对较新文件进行索引。同样,版本控制还允许用户在需要时恢复到以前的版本。

分发:使用通信渠道分发资产效率低下,使数字资产分发成为DAM的重要组成部分。DAM平台使用户能够跨多个部门、营销/销售渠道以及内部和外部利益相关者分发数字资产。DAM为决定数字资产控制级别的用户分配角色。DAM系统还提供下载链接和嵌入代码,允许非用户下载文件或直接在网站上发布文件

保存:与社交媒体广告创意相比,品牌标志的保质期相对较长。不同的资产具有不同的生命周期,而DAM允许您根据其生命周期保存或归档它们。您可以为资产分配到期日期,以便它们自动存档,从而使您的DAM系统保持整洁。


数字资产管理(DAM)的5个最佳实践

1.定义DAM工作流

一旦您确定了要使用的DAM工具,就必须构思一个可以促进您的协作工作的工作流程。DAM工作流应考虑:

文件索引过程

访问权限和文件共享

标准文件格式和命名约定

文件修改和跟踪更改

该工作流可确保合适的人员具有对必要文件的适当访问级别。为避免混乱,请仅将基本的基本权限分配给用户,而不是向所有人提供所有访问权限。该流程必须记录在案,使每个人都知道的标准操作程序(标准操作程序)。多个DAM平台通过将文件转换为不同格式并在各种渠道之间共享来帮助您自动化工作流程。

2.审计你的数字资产

将您的资产迁移到DAM系统应该是一个整理过程,同时也是一个转移过程。您不想将旧的丢弃内容移动到新系统并在系统泛滥时重做整个过程。盘点您拥有的资产,并决定保留什么和删除什么。这还将深入了解各种内容格式及其实用程序,这将进一步帮助您优化工作流程。使审计过程成为一个循环过程,这样您就可以通过将错放的文件移动到他们的家中或删除不必要的文件来保持DAM工具的整洁。

3.为文件存储创建标准层次结构

将数字资产组织到文件夹层次结构中,以提高资产的可访问性和生产力。您可以根据文件类型、用例、流程、年份等对文件进行分类。您可以组合这些条件来自定义文件夹结构以满足您的需要。这一切都取决于您想如何组织它们。以下是设置文件夹层次结构的四个建议:

保留可用作模板的空文件夹层次结构

确定设置文件夹的顺序。例如,您可以将层次结构设置为Marketing→Documents→Agreements,或Documents→Agreements→Marketing

确定文件夹深度并保持其灵活性。避免使结构过于详细,以免阻碍用户遵守SOP

以可避免文件冗余的方式设置层次结构,即,将文件的相同实例存储在多个位置。这需要认真的深谋远虑,但它会消除可能的流程效率低下的情况。

4.引入标准命名约定

与文件夹结构类似,引入标准命名约定和元标记过程将提高文件可发现性。您可以在文件名中包含项目名称(或其代码或缩写)、客户名称、活动名称、日期、版本等。命名约定应有助于提高可读性,并应避免因使用非标准缩写而引起的任何可能的混淆。

5.使用原生协作工具

DAM系统使用户能够在工具内进行通信。通过这种方式,用户可以告别冗长的电子邮件对话或第三方消息传递工具进行特定资产的讨论。他们可以使用DAM系统的协作功能发表评论以提供反馈或实时通知用户更改。


战略数字资产管理(DAM)的5个主要优势

DAM解决方案集中您的数字资产,并充当您组织的单一事实来源。以下是战略性数字资产管理的五个优势:

1.提高生产力

自动化的工作流、强大的搜索功能、内容再利用功能、灵活的访问权限、第三方集成/插件以及通过版本控制跟踪更改的能力可以节省时间并提高DAM流程的效率,同时提高组织生产力。

2.投射一致的品牌声音和形象

数字资产和现成模板的集中化可确保处理内容的用户使用更新的品牌资产(例如徽标、颜色、字体组合等)并遵守品牌准则。这使品牌能够在不同的营销渠道中描绘出一致的品牌声音和形象。

3.打破孤岛

自动化工作流程使用户无需完全参与即可管理数字资产。同样,访问控制功能让用户可以控制对组织数字资产的访问,并使他们可以轻松地在平台内讨论反馈和更改。这促进了部门间协作并打破了孤岛。

4.衡量数字资产的表现

大多数DAM平台都带有内置的洞察功能,可以跟踪您的内容的使用地点和使用方式。使用自定义链接和嵌入代码,您可以衡量特定营销渠道上单个资产的表现。如果DAM系统提供集成,您可以显着改进性能跟踪过程。

5.数据备份

DAM软件存储文件的先前版本。因此,如果您想返回到较早的版本,则不必浪费大量时间搜索较旧的版本。同样,由于文件可以保存或存档,如果您将来需要它们,您可以轻松地从系统中检索它们。


总结:

随着组织扩大其内容创建工作,有效管理数字资产的需求将成为必要。数字资产管理解决方案集中您的数字资产,并确保您需要的内容在正确的时间可用。