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采购管理计划包括哪些内容?

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采购管理计划是一个术语,适用于一套采购流程,需要对人员、日程安排、供应商管理和合同管理进行适当的定义。此类计划涉及执行这些采购流程的具体策略,同时考虑到从文件到合同完成的各个阶段。

作为供应链管理的重要组成部分,采购管理往往是那些比必要更乏味的流程之一。手动采购管理流程特别容易受到障碍的影响,例如延迟批准和放错位置的文件。由于这些因素,项目放缓,生产力受到打击,整体业务盈利能力下降。

采购管理计划是整理采购流程的良好开端。正确使用这些文档有助于降低总体采购成本并支持更顺畅的业务运营。

在本文中,我们将讨论有效采购管理计划的组成部分,并列出为您的项目创建计划的步骤。我们还将详细介绍采购管理中的常见问题,以便您做好相应的准备。

有效的采购计划和实施始于采购计划。采购计划确定采购需求,并提供从开始到结束的采购流程的清晰路线图。通过正确制定采购计划,您可以降低采购成本,改善与供应商的关系,并提高整体业务生产力。


定义采购管理计划

采购管理计划概述了基本的采购流程,包括日程安排以及供应商和合同管理。它还确定了要参与流程的团队成员。该计划详细介绍了执行采购流程的策略,并说明了从文件到合同完成的各个采购阶段。此外,这些计划应尽可能彻底,以确保整体采购效率。

在许多情况下,采购管理计划是更大业务战略的一部分。例如,采购管理计划通常是项目管理计划的重要组成部分,它记录了项目的外部采购流程。采购管理计划中详述的信息也可用于其他流程,包括采购文件和变更请求。


采购管理计划的核心组成部分

采购管理计划通常有几个组成部分,用于识别采购流程的各个部分。了解这些核心组件有助于采购专业人员更好地了解他们的角色。

采购需求——采购计划的这一部分确定了外部采购的材料、产品或服务。每个项目通常包括外部采购的理由,特别是如果内部采购是可能的。

角色和职责——这一关键组成部分确保所有相关方都了解他们的工作和职责范围。采购管理计划中通常定义的一些重要角色包括项目经理、合同经理和公司高管。此外,采购管理计划定义了每个角色的边界,以尽量减少重叠。

调度——采购管理计划必须包含调度细节,以确保采购流程在预期的时间范围内完成。在某些情况下,计划将项目分解为具有开始日期和预计完成日期的特定任务。例如,在一个建筑项目中,进度表包括管道和电气工程承包商的详细信息。项目管理软件工具可以在这方面提供帮助,尤其是在任务级别管理日程安排方面。

供应商管理——本节规定了管理供应商的协议和策略。这样,企业可以确保供应商和承包商在预期的时间范围内提供可接受的工作。此外,该部分可能会详细说明状态报告、时间表批准和发票处理的流程。

审核和批准流程——采购管理计划还描述了审核和批准对采购文件所做更改的流程。这些流程确保只有有效的更改才能获得批准。


创建采购管理计划的步骤

全面的采购管理计划可优化采购流程并增加项目成功的机会。除了详细之外,采购管理计划还需要灵活。这确保计划可以根据项目的范围进行更改并适应各种风险和调整。以下步骤应指导您制定采购管理计划:


1.定义采购条款和最适合使用的协议类型。

通过概述需要采购的物品和服务以及采购原因,开始制定采购管理计划。根据项目的时间表指定需要每个项目的日期。为清楚起见,计划的这一部分还应指明有权批准这些购买的人员。

此外,决定您是要使用固定价格合同还是成本补偿合同。您还可以根据材料成本或固定小时费率选择合同。合同类型确定后,指定在整个生命周期中管理合同的详细信息,包括批准和签名要求。


2.识别风险、风险缓解协议和限制。

为确保灵活性,采购管理计划会考虑可能导致项目延迟的潜在风险,以及针对这些风险的缓解策略。指定这些风险,其中可能包括产品和服务的延迟交付、未满足的成本预期、运输延迟和供应商冲突。确保包括替代承包商或供应商等策略,以减少这些风险的影响。

同样,采购管理计划应包括项目限制。概述可能的限制,以便在整个采购过程中考虑这些限制。例如,明确规定的预算限制将帮助团队成员、承包商和供应商了解坚持预算是不可协商的。


3.确定成本。

这是创建采购管理计划的关键步骤,因为它直接影响预算。大多数情况下,成本确定涉及发布提案请求(RFP),要求供应商为其产品或服务提供投标。这些RFP通常包括关键的计划日期,并提供有关供应商产品和服务、工作安排和以往经验的详细信息。供应商通常还提供其成本的逐行大纲,以帮助管理人员和高管就采购做出明智的决策。


4.建立审批流程和决策标准。

采购管理计划的这一部分概述了合同的审批工作流程。指定最终批准前所需的步骤,包括对投标和建议书的审查,以及对服务和成本的分析。这个详细的工作流程有助于确保在最终批准阶段之前正确审查每份合同。

除了审批工作流程之外,还应制定供应商为获得合同而应满足的标准。这些标准可能包括供应商提供的产品和服务的质量、绩效历史、RFP合规性以及供应商遵循提供的时间表的能力。在这里,您还可以指定其他供应商要求,例如社会和环境责任。


5.定义管理供应商的流程。

这些供应商管理流程可能包括项目经理和供应商见面的方式和时间以及这些会议的目标。通过这种方式,项目经理会定期收到进度更新并获得他们需要的信息,以保持项目正常进行。

此外,建立绩效指标,以便供应商了解您对计划和最终成本的期望。这些流程可确保按时交付您需要的产品和服务,而不会影响质量。


参与采购管理的人员

采购管理通常不仅仅涉及采购部门或采购团队。采购流程涵盖广泛的职能和角色。参与采购的人员包括:

管理项目进度并监督项目预算的项目经理。

在文档和合同变更方面提供输入的合同经理。

为承包商指定技术要求并确定工作说明书条款的技术经理。

就法律要求向企业提供建议并就合同提供意见的律师。

对合同和合同问题做出决策并拥有最终决定权的高管。

设置采购支出限额并提供收入和支出管理报告的财务部门。


凭借广泛的采购功能,采购管理解决方案通常提供与ERP软件和会计平台等业务软件的集成也就不足为奇了。


需要采购管理计划的原因

我们已经讨论了精心制定的采购管理计划的一些好处。作为整体采购管理流程的一部分,该计划可确保采购流程对您的业务项目顺利进行,还有其他好处,例如:

它提供了项目需求的详细列表以及可以满足这些需求的可靠来源。

该计划可帮助项目经理和采购专业人员为项目设定切合实际的期望,尤其是在交付时间方面。

它加强了采购战略,并确保利益相关者尽可能优化这些流程。

采购计划为采购过程的每个步骤确定了时间表和责任方,从而提高了透明度和问责制。

它通过将类似的需求合并为一份合同或将大的需求分成几个合同包来组织采购。


采购管理中的常见问题

鉴于采购的复杂性,该领域充满挑战也就不足为奇了。其中许多挑战可以通过优化的采购管理流程来解决。

管理请求过程。采购通常涉及各种各样的请求表,包括提案请求和报价请求表。采购管理计划确保有明确的程序来处理这些表格,并且这些程序得到严格执行。

风险缓解。项目通常有其自身的风险,必须妥善管理以确保项目完成。灵活的采购计划将这些风险考虑在内,并提供缓解策略以尽量减少风险对项目的影响。

管理利益相关者的期望。与利益相关者协调并管理他们在项目方面的期望和目标可能具有挑战性。采购管理计划为采购过程提供了足够的透明度,以确保利益相关者的利益受到保护。


采购管理的未来

与大多数领域一样,采购对数字化转型并不陌生。采购软件、高级分析和人工智能的关键趋势等颠覆性技术使采购专业人员更容易处理规划和实施。这些技术通过自动化优化采购流程,提供战略采购和主动供应商管理等优势。