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合同管理软件采购指南

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我们准备这篇文章是为了让您更好地了解合同管理软件,包括其功能、类型和其他重要方面。有了这些知识,您可以轻松地为您的业务选择最佳解决方案,从而继续完成交易并与客户保持持久的关系。

什么是合同管理软件?

根据2018年合同管理状况报告,66%的受访企业认为审批流程是其合同管理周期中问题的重要来源。同一份报告称,对于52%的企业而言,监控关键事件、可交付成果和义务是他们在合同管理中面临的最大挑战。

这些是越来越多的公司在其运营中部署合同管理解决方案的原因之一。在世界各地,大大小小的企业都使用这些解决方案来简化其整个合同管理周期和相关任务。这些技术一直在帮助各个工作单位和关键员工进行商业交易和合同的谈判、修订和整体管理。

合同管理软件简化并提高了每个合同管理流程的效率,从创建到所有利益相关者之间的共享。此外,合同管理工具旨在与公司已经使用的各种关键解决方案无缝集成。

从销售经理到律师,合同谈判、管理和合规方面的每个人都认为这些解决方案是当今不可或缺的。


合同管理软件的类型

目前市场上有2种主要类型的合同管理解决方案:

内部部署

这些是在本地桌面或工作站上运行的合同管理软件。作为内部部署解决方案,用户无需互联网连接即可执行合同管理活动。这提供了继续执行任务的便利,而不会因互联网停机时间而延迟。

基于云

这种类型的合同管理解决方案是通过云部署的。这意味着业务用户可以随时随地轻松访问、修改和共享合同文件。除了远程访问之外,基于云的合同管理工具还提供了许多优势,例如节省成本和提高安全级别。


合同管理软件的主要特点

以下是合同管理软件的常见功能:

合同数据库。所有数字合同都可以存储在具有集成工具(例如用于搜索和分析)的单个集中式在线存储库中。

合同创建。用户可以使用该解决方案签订新合同,而无需其他应用程序。

通知和提醒。合同管理工具使用户能够自动收到与合同相关的重要提醒。

合同编辑。相关方可以接收、共享、查看和编辑各种合同版本。

合同模板。用户可以方便地制作、检索甚至共享现有和新的直观合同模板。

审批流程。这简化了合同审批程序,也集中了相关任务和工作流。

合同合作。内部和外部用户可以使用合同管理工具更好地协作,以改善沟通、特定任务和整体合同效率。

合同附件。数字发票、备忘录等支持信息可以根据需要轻松附加到合同中。

报告和仪表板。这些解决方案还允许生成合同时间表、里程碑和状态的特殊和标准报告,包括实时快照。

集成/API。顶级合同管理平台可以与企业使用的其他关键解决方案集成,例如CRM和CPQ。


合同管理软件的主要优势

节省时间和成本以及提高处理合同的效率,无疑是合同管理解决方案的主要优势。其他重要的一次包括:

拥有合同的中央存储库

好的合同管理平台允许业务用户在安全且用户友好的集中式合同中心中快速存储、共享和检索关键合同。这个统一的仓库可以存储整个合同文件和元数据并管理合同访问。

合同自动化

这些强大的工具提高了合同管理效率,这主要归功于自动化技术的巨大创新。这涵盖了从合同签订前到合同签订后的整个合同管理周期,这有助于加快整个流程并使每个相关任务更快、更高效。

快速便捷的访问

合同管理解决方案提供的另一个主要好处是简化了合同访问。使用智能联系人搜索工具,授权用户可以轻松搜索和检索所有合同文件和数据。访问通常由安全授权协议控制。

可见性和控制

当今一流的合同管理解决方案提供无与伦比的合同控制和可见性。他们提供整个合同管理工作流程的实时、快速快照视图,包括支持提高生产力和数据驱动洞察力的相关工具,以做出可操作的决策。这些工具包括自定义仪表板、到期/截止日期的自动通知等。


最新趋势

合同管理供应商在定期推出新技术创新方面最为活跃。以下是合同管理技术的一些最新趋势:

自动化

业务流程自动化的趋势正在加速客户和企业之间的整个合同管理周期。这里的底层技术是自动化,它加速了合同的创建和路由到正确的接收者,以确保交易比以前更快地完成。自动化还保证相关方会收到即将到来的合同到期和续约时间表的通知。

人工智能和机器学习

供应商越来越多地部署AI和ML功能,以使合同管理解决方案更加强大和高效。这两种技术都有助于快速跟踪合同管理领域众多创新的开发和交付。其中包括将人工反馈整合到合同创建过程中以及改进整个合同管理周期。


潜在问题

即使在当今高度数字化的世界中,合同中也存在问题和风险。以下是使用合同管理解决方案时最可能出现的一些问题:

安全

尽管合同管理技术取得了进步,但合同仍然容易受到内部攻击和外部违规的影响。由于没有任何软件解决方案是100%防篡改的,因此企业最好始终在管理合同和合同义务时进行尽职调查。

合同可见性差

另一个长期存在的问题,尤其是在大型企业中,是合同的可见性有限。由于合同处理和存储范围广泛,合同量大,因此必然会丢失大量合同。这就是为什么企业应该确保他们使用的合同管理系统能够真正满足他们的特定要求。

合同周转周期长

合同谈判、生成和批准的缓慢速度现在仍然存在。周转时间长会导致收入损失。如果没有合适的合同管理解决方案,企业将继续遭受合同管理周期的最小控制。


如何为您的企业选择最佳的合同管理软件

在高度监管和竞争激烈的商业环境中,拥有正确的合同管理解决方案可以区分成败。然而,当今市场上有如此多的合同管理解决方案,您如何选择适合您的解决方案?以下是一些重要的步骤:

首先,定义整个业务流程,概述关键细节。

设计一个文档工作流程,以完整详细地捕获您现有的合同流程,包括问题领域和需要改进的方面。

准备提案请求,以询问有关合同管理解决方案的更全面的信息。

要求针对您的特定业务工作流程定制产品演示。

选择最能满足您特定要求的供应商。

最后,协商最佳的长期定价方案,以确保供应商的坚定承诺。