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合同管理系统必须具备的九个功能

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合同是稳定业务运营的基本要素之一。它们构成了形成任何业务关系的基础。因此,合同管理对于任何行业或规模的企业都很重要。

随着企业在技术进步的推动下快速发展,合同管理已从过去呈指数级增长,并不断发展。基于云的合同管理系统可帮助企业简化合同程序并轻松管理它们。

大多数企业在没有分析他们需要什么功能的情况下投资合同管理软件。即使可能拥有优秀的合同生命周期管理软件,但如果合同管理解决方案提供商不升级它以适应随着时间不断增长的需求,它也可能变得多余。

合同管理是否具备所有必要的功能?合同生命周期管理系统是否简化了合同管理?有没有改进的余地?

为了获得竞争优势,企业在选择合同管理系统必须具备以下九个合同管理软件功能。

1.支持人工智能的文档和提取

支持AI的文档和提取有助于简化合同生命周期管理。它允许用户根据合同类型选择数据点和配置规则。支持人工智能的合同管理软件还有助于整合数据并使其易于消化。用户可以设置有关位置、日期、值和其他可识别信息和关键数据子集的规则。他们可以减少将合同数据导入电子格式、内容转换、标记和提取等繁琐任务所花费的时间。因此,使不同团队的合同文档流程更快、更容易。


2.统一仪表盘

当用户对所有合约以及合约到期、有效合约等所有相关信息有一个统一的视图时,就可以更轻松地计划任务、做出决策并采取相应的行动。单一、统一的仪表板可能是简化合同生命周期管理流程的第一步。


3.中央合约存储库

如果企业处理大量不同类型的合同,可能需要更有效地管理它们。将合同存储在不同的系统中使得难以按时追踪合同信息或里程碑,从而导致代价高昂的后果。

具有集中合同存储库的合同管理软件是促进轻松快速访问合同数据的最佳方式之一。这意味着团队将不必花费更少的时间通过电子邮件收件箱和驱动器搜索相关合同信息,他们可以将更多时间用于合同策略。

如果有不同的团队协作处理合同,CLM软件还可以减少合同信息孤岛,因为他们有一个单一的存储位置。除了中央存储库之外,合同管理软件还应该允许可自定义和过滤的搜索,以便在几分钟内找到任何合同数据。


4.合同数字化

从头开始创建文档需要团队花费宝贵的工作时间。筛选合约以检测错误是一项繁琐且容易出错的任务。具有预先存在的模板的强大合同生命周期管理解决方案可帮助摆脱这种困境。

一个好的CLM系统还应该允许用户创建和使用合同模板。因此,无需每次都花时间从头开始构建合同,可以使用现有模板或创建自己的标准模板——随时随地创建合同。

使用预先存在的模板和预先批准的条款库进行合同数字化既经济又省时。这些革命性的功能还提供降低风险的好处,减少负债并提高合规性。因此,它是快速高效的合约构建的必备功能。


5.自动化工作流程

人为错误是手动或基于电子表格的合同管理流程中的最大问题之一。这就是为什么具有复杂或大量合同需求的企业必须找到尽可能减少手动流程的方法。具有自动化合同工作流程功能的合同管理解决方案是必不可少的。自动化工作流程有助于避免差距或员工忘记或遗漏合同流程的任何方面。

借助可定制和自动化的合同工作流程,企业可以智能地使用时间和资源。由于这些工作流程指导团队完成合同生命周期的每个阶段,员工可以将更多时间分配给战略计划。自动化工作流程功能使用预先确定的顺序来简化合同规划、审查、谈判和批准。


6.上下文搜索功能

根据规模和行业,企业可能在一年内处理大量合同。因此,及时找到正确的合同信息可能是一项具有挑战性的任务。业务性质也可能会影响所涉及的复杂性和合同风险。如果无法在正确的时间找到合同数据,它可能会对业务关系、运营或收入产生直接影响。

合同管理软件中的上下文或语义搜索功能可帮助通过扫描大型合同存储库在正确的时间找到正确的信息。团队将不再需要翻阅一页又一页的合同来获取相关信息。相反,具有此功能的CMS将使用关键字、元数据和过滤器来帮助立即找到合同。


7.电子签名集成

如果企业在大流行期间学到了什么,那就是数字化转型。电子签名是任何数字化活动的基本要求。跟进利益相关者批准的传统方式非常缓慢,尤其是在远程工作时代。


8.可配置的文件管理系统

合同管理过程不仅仅涉及处理合同。团队还必须处理围绕合同的各种文件,例如时间表、预算估算、工作范围(SOW)等。合适的合同管理软件提供此功能,可轻松集成文档管理软件和集中的合同文档存储。


9.智能监控和报告

为确保从合同中获得最大收益,必须始终了解每份合同中发生的情况以及总体状态。分析合同流程的效率也很重要。需要具有强大监控和报告功能的合同生命周期管理软件。它将帮助及时了解所有KPI和绩效管理,从而促进更好的决策。


结论

合同管理对于任何商业组织来说都是一项艰巨的任务。但是,使用正确的工具和正确的功能,签约过程将变得无错误、快速且轻松。因此,是时候重新检查当前的合同管理系统是否有任何改进范围,并切换到现代、直观且功能丰富的合同管理软件。确保升级到提供上述所有功能的合同生命周期管理软件,以便合同管理提升到一个新的水平。