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如何选择最佳的人力资源软件

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人力资源管理软件是用于自动化公司人力资源流程的工具。这些软件应用程序将招聘、培训、薪资、福利管理、绩效评估和分析等多种人力资源流程计算机化并集成到一个强大的软件包中。

许多组织正确地开始理解,他们最重要和最宝贵的资源是他们的人力资本。没有人力资本资产,公司就等于死了。人力资源软件有助于管理和保护这一人力资本资产,贯穿员工整个生命周期。这些工具有助于将人力资源管理和信息技术融合到无缝体验中。人力资源管理工具的功能因软件的类型和级别而异。

人力资源管理工具的多样性意味着通常很难为企业选择最好的工具。另一个重要功能是移动支持。我们都知道,如今移动应用无处不在,拥有一款可以在手机上运行的人力资源管理软件非常重要。这将确保轻松和方便地执行HR职能。

许多人力资源管理工具的另一个特点是时间和出勤跟踪。这很重要,因为它可以帮助公司了解员工的工作时间,尤其是在按小时支付工资的情况下。时间和出勤跟踪功能还有助于员工绩效评估和审查。从实时聊天支持到求职者跟踪系统,再到工作安排,这些工具的功能不胜枚举。毫无疑问,人力资源软件使人力资源专业人士和整个公司的生活更美好。

什么是人力资源管理软件?

人力资源管理软件可为企业带来多项好处。应该开始使用它们的原因有很多。有没有想过人力资源如何在没有软件的情况下管理和跟踪每个员工的信息?

你有没有想过人力资源部门会如何评价员工?如果没有软件,人力资源部门将如何管理所有员工的工资单?或者人力资源部门如何在没有软件的情况下管理数万名员工的发展?老实说,没有软件,人力资源专业人员的工作几乎是不可能的。人力资源管理软件有助于在线组织员工信息。这些工具还确保员工和管理层之间有一个沟通渠道,因为员工可以提出投诉和不满。

招聘是应该在公司中使用这些软件应用程序的另一个非常重要的原因。让我们面对现实吧,招聘过程远非直截了当。这些流程通常非常昂贵,因为研究表明,公司在招聘时会花费员工平均工资的很大一部分。

但是,使用好的人力资源管理软件可以让轻松应对招聘需求,确保一路顺风顺水。使用这些工具的其他一些原因是员工数据管理和随着需求增加而扩展的能力。如今,数据是关键,保护它们对业务成功至关重要。使用HRM软件还可以让在公司规模从数百个扩展到数万个时存储和管理员工数据。员工的绩效审查和评估是这些软件应用程序的另一个非常重要的好处。每个企业都想知道哪些员工有生产力,哪些没有。

人力资源管理工具帮助可以帮助轻松实现这一目标。从本质上讲,这些软件可以帮助节省时间和金钱。如果希望改进业务流程,那么绝对应该在业务中使用人力资源管理软件。


人力资源管理模块是一个组件,涵盖从申请到退休的许多其他人力资源方面。该系统记录基本的人口统计和地址数据、选择、培训和发展、能力和技能管理、薪酬计划记录和其他相关活动。人力资源管理软件能够“读取”应用程序并将相关数据输入到适用的数据库字段、通知雇主并提供职位管理和职位控制。人力资源管理职能涉及组织员工的招聘、安置、评估、薪酬和发展。

人力资源管理软件有哪些类型或模块?

人力资源软件提供了一个平台,将不同的系统和流程结合在一起,以确保员工可以轻松访问并妥善存储数据。系统如何运作?尽管系统多种多样,但所有软件包都有明确的管理目标。它们通常包括用于管理招聘流程的招聘模块、主要处理潜在候选人选拔和短名单的特定软件包、用于监控员工整体绩效的简单机制以及用于监控和评估的必要和基本工具,尤其是对于大型组织。

自动化的HR系统可帮助企业在运营中发挥杠杆作用。该企业能够削减成本,尤其是在招聘方面。该系统可帮助招聘团队识别和雇用适合该工作的人才。这反过来又会降低员工的流失率,而这有时对组织来说可能是代价高昂的。通过将手动资源分配到真正重要的领域,帮助企业节省时间,同时还能获得准确的数据,避免人为错误。


集成的人力资源管理软件提供了多个模块来支持组织中的人力资源管理,例如薪资模块、福利管理模块、考勤模块、人才管理模块、自助服务和学习管理模块。


人力资源管理软件有哪些类型或模块?

人力资源技术也可以根据系统进行分组,因为每种类型的系统都有明确的能力和特征,根据组织的需要,这些系统可能最适合与人力资源部门相关的不同目的。

员工信息系统:这有助于跟踪员工的个人和专业信息。姓名、个人地址、公民身份、教育背景、过去的经历和当前的表现等详细信息都存储在这里。这使得检索个人数据以进行有关员工的决策变得容易。

职位控制系统:该系统有助于识别组织中的各种职位、分配给每个职位的职位以及分配给特定职位的官员人数。人力资源经理可以参考职位控制系统来确定是否有任何空缺职位以及填补职位所需的技能。

绩效和目标管理系统:企业必须不断审查员工的绩效。该系统有助于轻松地从同事、同事和经理那里审查员工的表现。这有助于管理层做出有关奖励和晋升的决策。还可以指出员工的培训需求。该工具对于专业发展非常有用,因为它允许员工编译和存储他们的个人评论历史记录。

员工排班:此功能允许HR轻松安排轮班和出勤,并在任何给定时间跟踪谁在做什么。该系统对于轮班运营的企业非常有用。它确保部门之间的操作流程顺畅,并允许协调更改时间表。

时间跟踪和考勤管理系统:企业使用此功能来管理缺勤、迟报、病假和休息日。这有助于管理层确保正常工作流程不会因部分员工缺勤而受到影响。来自该系统的信息也可以在编制工资单时使用,因为它给出了员工需要得到补偿的确切天数。

招聘和申请人跟踪系统:招聘可能是一个乏味的过程,尤其是在没有合适的工作工具的情况下。该模块有助于为潜在候选人编制数据,评估、监控和对候选人进行准确的背景调查。该模块还有助于生成用于高效入门和访问材料的工具。

工作分析和设计信息系统:主管和工人就给定职位应包含的内容提供意见。考虑到这些人参与了他们特定部门的日常运作,他们能够提供全面的分析和指导方针。

自助服务系统:该系统旨在减轻人力资源部不必要的工作量,以便他们可以专注于更重要的任务。员工可以申请休假以及更新个人数据。如果系统与员工轮换相关联,它还允许管理人员做出明智的决定是批准还是拒绝休假。重要的员工通知可以有效地传达给预期的接收者。该系统也可供求职者使用,他们可以在其中注册其详细信息并在需要时进行编辑。他们还能够跟踪申请过程,因为系统能够更新他们的申请状态。

继任计划系统:该系统有助于确定在现任者退休或辞职时使用的完美人才。通过分析绩效评估和其他可用数据,管理层能够确定该职位的合适人选。员工也可以用它来表达对在特定部门工作的兴趣并提出正式申请。一旦出现空缺,管理层可以轻松挑选出表示感兴趣的候选人。

全球人力资源系统:有一些业务在全球范围内运作。这些公司需要云解决方案来管理其人力资源职能。它允许公司将其所有人力资源职能整合到一个系统中,而不受管辖范围的限制。

人力资源报告系统:人力资源报告系统使管理层能够快速、清晰、高效地了解员工数据的细目分类。公司可以根据年龄、地点或资历等任何标准对员工进行分类。这有助于公司了解员工的构成方式,并在与员工打交道时提高透明度。

管理层还可以访问与工资单、休假管理报告、疾病报告或他们可能感兴趣的任何其他报告有关的其他报告。


如何为企业选择最佳的人力资源软件?

为了从投资中获得最大价值,选择一个提供现代功能和直观访问的解决方案很重要。解决方案因供应商而异,但它们是在确定一个之前需要考虑的一些关键特性。以下是选择人力资源系统时要考虑的步骤。


1.软件是否有云平台?:希望软件由IT团队在内部安装和管理吗?或者希望软件提供商为安装和处理所有IT基础设施?

如果正在适应基于云的解决方案,请确保了解谁将托管软件,因为并非所有系统都是为云开发的。是否信任托管服务提供商,他们是否受到相关数据法规的保护?如今,企业正在云中成型。使用桌面软件最终会将操作限制在办公室。选择能够充分满足的业务需求和运营模式的软件。


2.寻找自助服务功能:自助式人力资源软件允许员工管理简单的任务,例如休假管理、请假,从而减轻人力资源人员的大部分工作。这使HR可以专注于手头更重要的任务。


3.软件是否可扩展?选择一个可以在需要更多功能时升级而不干扰正常流程的系统。如果业务出现巨大增长,那么投资于无法适应业务的软件将是浪费时间和资源。在审查时评估系统并确保可以对其进行修改以满足业务增长。


4.评估需求:需要了解业务需要什么才能顺利运营。通过回答以下问题,可以轻松确定企业的需求;

目前,人力资源活动是如何组织的?

涉及多少人员?

操作系统的成本是多少?

团队在系统上花费了多少时间?

你能量化你从系统中得到的结果吗?



5.查看可用的软件类型:找出市场上可用的软件。可以从HR出版物中了解正在讨论的内容以及谁提供了满足需求的产品。还可以与其他公司进行基准测试,以确定每个软件的优缺点。一旦确定了希望在系统中捕获的关键功能,就可以联系潜在公司以获得他们的软件演示。


6.寻求澄清:从供应公司以及其他人力资源专业人员提供的参考资料中提问。寻找参与该计划实施的人员。了解他们在实施过程中的经验。这个过程可以帮助人们发现一些重要的信息,而这些信息会花费你的时间和精力去发现。

向技术支持和销售人员询问潜在关注的领域,例如未来改进的可能性或在实施过程中可能遇到的问题。还应该询问软件的定价。公司有不同的需求,因此他们需要不同价格的不同模块。避免使用按员工人数定价的系统,因为这意味着如果员工人数增加,将来将不得不承担额外费用。


7.带上团队:已经收集了所需的所有信息,并最终确定了适合业务的最佳匹配项。在急于购买系统之前,需要让团队加入。这一点很重要,特别是如果不是唯一的决策者。

需要销售产品并说服其他经理为什么这非常适合该业务。向他们展示采用该计划的重要性以及与新系统相关的好处。购买新系统是有代价的。必须让管理层相信新软件的收益大于成本。


8.列出软件供应商列表:需要列出许多供应商并评估选择谁。尽可能将范围缩小到至少五个或更少的供应商。你怎么看?列出一长串产品,然后去掉那些不符合专家要求的系统。询问剩余的报价,这将帮助消除远远超出预算的系统。最终,将有一个较短的列表,可以在其中继续让供应商参与销售过程。


9.教育供应商:与供应商分享业务需求和软件选择过程,以帮助他们完成工作。

向他们解释想要解决的问题以及期望软件中的关键功能。让他们知道将用于评估他们的标准。通过教育销售人员了解需求,他们将能够了解需求以及需求有多紧迫。他们将能够更好地按照期望交付。


10.进行试用:测试确定的各种产品以确定最合适的系统。应该测试的关键事项是;软件与当前系统集成的难易程度、易学性、数据输入的简单性、功能性、灵活性以及生成报告的能力。

尝试在系统上花费一些合理的时间来评估它是否符合需求。确保与技术团队互动,以评估公司是否有能力交付优质软件。在试驾期间,使用“演示记分卡”跟踪意见,然后与同事进行比较。


11.对软件系统进行评分和排名:在测试之后,应该大致了解哪些供应商为业务提供最好的软件。在确定最符合需求的供应商之前,请确保已对所有供应商进行了排名。淘汰没有必备能力的供应商。根据功能适合度对其余供应商进行排名,然后根据感知的易用性进一步缩小排名范围。

选择两三个供应商,然后给他们回电进行第二次深入演示。


12.询问报价:请其余两三个供应商向提供他们软件的详细报价,包括与系统相关的所有成本。确保报价包含软件许可证、培训、定制和培训。比较所有报价,不要忘记询问供应商的软件协议。


13.检查供应商的可行性并验证参考资料:到目前为止,已经确定了最适合需求的软件。需要验证供应商的可信度。请他们参考他们曾服务过的一些客户。询问参考他们在系统中遇到的一些问题以及供应商如何回应。此外,找出他们希望对系统进行哪些更改。

还要验证公司的财务和战略可行性。


14.查看软件许可协议:在付款前查看软件许可协议。要求符合行业标准的折扣。确保许可证适用于完整。