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SaaS人力资源软件购买指南

人力资源 阅读 622

在当今竞争激烈的市场中,实施有效的人力资源战略并使用正确的工具来实现组织目标是管理者不能忽视的事情。HR是各种规模的企业都应该考虑优化的最重要的流程之一。

中小型企业往往忽视使用HR软件来提高生产力的重要性,主要是因为他们没有看到这种软件有很多实用性。然而,从长远来看,正确的解决方案可以证明是一笔巨大的财富。现代基于Web的解决方案使SMB无需在IT基础架构和维护方面进行大量投资即可快速入门。让我们先从什么是HR软件开始,然后再讨论更多细节和一些目前可用的最佳HR解决方案。

什么是HR/HRM软件?

HR/HRM软件旨在支持企业管理其人力资本,也有其他名称,包括人力资源信息系统、人力资源管理系统和人力资本管理软件。

传统的人力资源管理方法是被动的,即管理层对员工的要求和问题做出反应,重点是基本的员工管理和劳资关系管理。由于关注范围较窄,人力资源团队不太热衷于教育员工最大限度地提高生产力,因为他们认为员工会从经理那里学到东西。

另一方面,战略人力资源管理是主动的,可以帮助组织展望未来的需求,并相应地制定人力资源战略来满足这些需求。战略HR的使命比传统HR更广泛,重点是员工发展和教育。与传统的人力资源主要关注当前劳动力相比,战略人力资源考虑的是现有员工的未来需求和人才提升。


人力资源解决方案大致可以分为以下两大类:


核心或传统人力资源软件

这些是企业用于处理不同流程的典型解决方案,包括员工记录、工资单、管理人力资源政策、福利和薪酬、考勤跟踪以及遵守法律和其他法规。


战略人力资源系统

这些解决方案主要侧重于招聘、聘用、入职培训、培训、继任计划和人才发展。


使用人力资源软件的好处

不同HR解决方案的特性和功能可能有所不同,但有一些共同的好处,包括:


提高效率,更好的决策

人力资源软件作为一个通用平台,为每个人提供准确和最新的人力资源数据。无论是生成报告、了解出勤模式还是跟踪员工绩效,HR解决方案都能确保每个人都在同一页面上,并将重要信息放在管理层的指尖。


工作负载优化

自动化可帮助企业简化流程并提高生产力。它可以显着减少通常花在手动流程和基本管理任务上的时间。SaaSHR解决方案充当HR数据的集中中心,并消除了数据重复。


员工敬业度

数字体验使员工感到受到赞赏并提高敬业度。自助服务功能允许他们自己做一些基本的事情,例如更新个人信息、检查人力资源政策、使用他们的移动设备申请休假,这让他们感到更有责任感,让工作生活更轻松。


安全

基于云的存储、定期备份和无文书工作意味着人力资源数据在云中安全可靠。这显着减少了人为错误的机会并降低了安全风险。SaaS解决方案提供商不遗余力地确保安全性、数据备份和可用性,因此企业不必担心。


可量化的投资回报率

通过减少手动执行所需的时间,人力资源任务的自动化和精简使衡量投资回报率变得更加容易。这允许管理层将注意力和时间重新分配到最重要的事情上,并将更多时间花在实现战略目标上,而不是基本的管理和路由任务上。


节省IT成本

内部部署和内部部署成本高昂,并且会消耗大量资金用于维护和支持。提供商有责任确保运行基于云的HR软件的可用性和其他方面,从而使IT支持能够专注于更重要的任务。


维护和自动更新

更新和采用本地解决方案可能是一项耗时的任务,并可能导致服务中断。使用SaaSHR解决方案时,企业不必太担心停机时间和保持软件平稳运行。更新在后端全面实施,因此用户可以利用最新的功能,而无需自己更新任何内容。


一体化

大多数现代SaaS人力资源解决方案不仅仅是独立的产品,还可以与其他系统和应用程序集成,例如通信和协作解决方案。自动通知、简化的通信以及与其他应用程序的集成可节省时间、提高生产力并使企业能够从现有IT投资中获得更多价值。


流动性

基于云的SaaS解决方案使员工能够在旅途中保持工作效率,并使他们能够使用移动设备完成重要的工作。可以在任何地方使用具有互联网连接的设备做出关于出勤和时间管理等重要决定。


内部部署与SaaS人力资源软件

我们已经介绍了使用SaaS解决方案的好处和挑战,这也适用于SaaSHR解决方案。本地解决方案安装在本地,而SaaS解决方案可以在线访问。基于云的解决方案具有高度的可扩展性和灵活性,但这两种类型的SaaS人力资源软件解决方案仍然比电子表格和文书工作要好得多。

本地解决方案为企业提供了对流程和数据的更多控制,并且是高度可定制的。但它们很昂贵(前期成本、维护、基础设施等),并且通常无法提供快速增长的企业跟上其增长所需的可扩展性和灵活性水平。

SaaSHR解决方案在线工作,不需要企业投资IT基础设施和在培训上花费大量资金。可以在此处找到有关SaaS解决方案如何帮助SMB实现其目标的更多信息。选择SaaSHR解决方案而不是本地解决方案的主要好处包括:

前期成本低,节省时间

无需安装和维护,安全

几乎可以使用任何设备从任何地方访问

基于角色的访问,可自定义的访问级别

更快的实施和过渡

准确、实时的报告和绩效评估


为什么中小企业应该考虑使用人力资源软件?

HRM软件通常与必须管理数千名员工的大型组织和企业相关联。但是今天,由于低得多的前期成本、灵活的定价和基于云的交付,即使是中小型企业也买得起。中小企业还必须处理电子表格和成堆的文书工作,包括员工记录,这不是管理人力资源的有效方式。

许多人认为HR解决方案昂贵且难以实施和管理,但事实并非如此,因为每个价位都有解决方案。一些供应商甚至免费提供其人力资源解决方案的基本版本。现代HR解决方案已经从传统的本地解决方案走了很长一段路,现在更容易部署和使用。


选择SaaSHR解决方案时要考虑的主要功能

选择正确的解决方案主要取决于组织已经拥有什么以及它需要的功能。并非所有企业都需要具备所有功能的功能齐全且顶级的HR软件。为不会使用的东西付费不仅是浪费金钱,而且由于更加复杂,还会使员工难以使用该软件。企业应在SaaS人力资源解决方案中寻找的基本功能包括:

允许员工检查批准、提出请求和更新信息的自助服务功能

休假管理

政策管理

分析报告

员工记录

与使用中的其他系统集成

一些解决方案比其他解决方案更加用户友好,而其他解决方案更全面并提供附加功能。成长型企业可能需要考虑人才管理、绩效管理、薪资、招聘和培训等功能。


选择正确解决方案的技巧

大多数提供商都提供其人力资源解决方案的试用版或演示版。在现实世界中测试解决方案可以让清楚地了解它与工作环境的契合度。在考虑要求并将其与解决方案提供的内容进行匹配后,应该做的下一件事是预订演示或注册试用版,这有助于确认是否选择了正确的解决方案。以下是试驾HR软件时需要考虑的一些重要事项,这也适用于其他业务解决方案:

供应商是否有信誉以及现有客户对此有何评价?

供应商提供什么样的支持?

供应商是否位于同一地区或海外(支持时间)?

供应商是否充满活力并且对未来有清晰的愿景(更新、功能增强等)?

用户界面是否足够简单?

该解决方案是否用户友好、易于学习和使用?

它是否包含应对当前情况和未来增长所需的所有必要功能?

该解决方案是否提供自助服务功能,以便员工可以自己执行基本任务?

它是否有助于企业降低风险并确保安全合规性?

考虑到初始和运营成本以及年度节省和时间段,该解决方案是否有助于降低成本?

数据传输和存储的安全性如何,供应商是否使用加密?

该解决方案是否提供了富有洞察力和可操作的信息,管理层可以根据这些信息做出战略性业务决策?

退款政策是什么?如果认为该解决方案不适合,会发生什么?

解决方案是完全基于云的、混合的还是只能在本地访问?

解决方案的可定制性、灵活性和可扩展性是否足以满足未来的增长需求?


结论

在不同的HR解决方案之间进行选择时,提出正确的问题很重要。尽职调查和研究是找到完美契合点的关键,因为并非所有人力资源解决方案都适用于所有企业。正确的解决方案应该像手套一样适合业务需求,当组织目标和软件协调工作时,这是可能的。选择正确的SaaSHRM解决方案需要深入了解业务、困难的领域以及前进的方向。