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如何选择合规管理软件?

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自动化合规管理软件支持企业内的合规策略,并有助于自动化遵守不同行业内的政策和控制的过程。

例如,自动化合规管理软件系统有助于简化对数据隐私法规的合规性,无论哪个行业,都需要寻找一些核心能力。以下是有效监管合规系统的一些共同特征。

不同的部署选项

在软件部署方面,每个公司都有不同的需求。本地解决方案是托管在公司所在地的解决方案,而基于云的系统托管在“云”中,这意味着它是通过Internet而不是硬盘驱动器存储的。

两者之间的区别归结为偏好和使用。拥有本地解决方案的人通常使用其内部IT团队进行更新和维护,而基于云的系统则将维护交给服务提供商。

一个基于云计算的一致性软件系统还提供了数据隐私和安全像内部解决方案那样,通过使用不同的安全方法,如加密,权限和真实性。

目前希望从本地系统迁移到基于云的解决方案的人可以选择这样做。与服务提供商联系,了解如何进行转换以及转换对有什么影响。


自动化变更管理流程

改变是任何业务的必要方面。它可以帮助改进流程并使从竞争对手中脱颖而出。如果没有正确的工具,也可能会非常困难。

变更很复杂,但拥有自动化合规系统有助于简化流程。

合规系统可以使更改策略或流程的过程自动化,因此不必手动跟踪这些更改,也不必冒出现人为错误的风险。

通过自动化进行更改的方式,将能够确保对政策和流程所做的任何更改都正确完成,并有助于以积极的方式推动业务向前发展。任何变更都将由适当的员工进行培训,以确保整个企业的合规性。


自动报告

为确保企业实现其目标,报告流程是必要的。但是,手动更新的Excel电子表格对改进合规流程几乎没有帮助。

相反,应寻找具有自动报告功能的系统,以帮助快速查看任何逾期或待处理的任务以及风险和合规性数据。这也将帮助跟踪监管任务,以确保在规定范围内按时满足合规性要求。

自动报告工具将通过单击按钮生成报告,从而更容易快速查看准确的报告。

这些报告将向展示任何潜在风险的完整视图,将节省时间并确保流程可重复和可管理。


风险管理能力

为了使业务合规,需要监控和解决所有风险。自动化风险管理工具允许监控企业所有领域的风险、查看风险级别、分配缓解任务并记录流程。

这些工具还将通过提供对高风险区域的可见性,帮助主动降低流程和政策中的风险。


任务管理

一个好的合规管理软件系统应该包括促进协作的任务管理功能,并使能够管理公司的合规活动、政策、项目等。

使用合规软件自动化任务管理流程将帮助提高整体绩效,使公司井井有条并能够满足最后期限。它还允许查看分配给每个员工的任务以及升级逾期的任务以便完成,从而提高问责制。


寻找最佳系统的提示

既然已经了解了合规管理软件系统的一些功能以及要查找的内容,那么在选择系统之前需要记住一些事项。

在对现有流程进行更改之前,必须首先准确确定当前流程的不足之处以及如何改进它们。

为此,需要审核当前流程。这将帮助了解哪些合规性问题最为紧迫(例如,改善数据隐私或降低流程风险),并将深入了解企业面临的任何需要解决的潜在问题。

与整个公司、每个部门一起解决流程的这一步骤非常重要,因此没有任何事情会被忽视。

需要了解公司目前正在做什么以及为什么它不起作用以及合规管理系统中的哪些特征将有助于改进任何过时的流程。这将使深入了解哪些合规管理解决方案对业务最重要。


从合规管理软件中获益

一个好的合规管理软件系统将有助于减少遵守监管要求和遵守数据隐私法的任务的压力、时间和成本。一个有效的解决方案将提供实时更新和数据,因此每个人都需要更新和培训的内部变化没有滞后时间。

自动化合规软件将手动流程排除在外,因此可以大大减少人为错误的机会,并确保满足严格的监管期限。