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如何选择正确的风险管理系统?

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企业使用风险管理系统来跟踪索赔和风险信息,分析和报告数据,并监控和控制风险管理的总体成本。已经认识到企业需要一个风险管理系统。伟大的!但是,如何确保选择正确的系统?有几个供应商可供选择,每个供应商都略有不同。还需要选择适合企业的系统:它应该是帮助管理风险的工具。它必须简化流程,而不是添加其他任务。

通过三个步骤,可以对为企业选择的风险管理系统充满信心。首先,考虑内部环境。然后,使用它来确定主要和次要系统标准。最后,利用这些知识来研究和选择最适合企业的供应商。

第一步-内部环境分析

在开始查看多个供应商的系统并对可用选项感到不知所措之前,请花点时间考虑内部情况和需求。


1.考虑大局

选择正确的风险管理系统的第一步是考虑大局。是什么促使考虑购买RMIS?试图通过使用一个目标来实现什么企业目标?确定是否主要需要降低成本、减少索赔或提高员工生产力可以让走上正确的道路。此外,请考虑长期目标:在五年内,希望系统如何扩展以实现广泛的利益?


2.考虑当前的流程

接下来,深入研究并考虑当前的索赔和风险管理流程。以下只是可以问自己的一些问题示例:

当发生索赔或事故时,如何收集信息并将其提交给风险管理团队?

风险管理团队如何存储和管理索赔和事故数据?

企业通常一年会收到多少索赔,这对风险管理团队有何影响?

风险部门需要哪些类型的报告以及它们是如何创建的?

是否有现有的风险管理系统?

风险管理团队如何与其他员工或部门沟通?

是否有多个员工或部门访问风险管理系统


3.考虑当前流程的痛点

在对当前流程进行分析之后,考虑其中的常见问题。例如:

是否存在因流程过于复杂而阻碍员工的瓶颈?

员工是否对重复或多余的工作感到沮丧,例如数据输入?

工作的哪些部分比他们需要的更困难或更耗时?

这些领域表明了最需要风险管理系统的流程,并会告诉重点在哪里。


4.与用户协商

接下来,咨询风险管理系统的所有用户或潜在用户。要求他们分解日常任务和流程。他们也许能够突出一些没有考虑过的问题领域。询问有关他们理想或期望系统的问题还可以提供有关系统应该具有哪些功能的宝贵见解。

还应该考虑团队在软件系统方面的经验以及所需的用户友好程度。


5.咨询IT和法律团队

与企业其他领域(例如IT和法律)的成员进行核对非常重要。这些团队将说明在原始分析中可能遗漏的更多技术要求。随着网络风险的增加,在选择风险管理系统时,安全和隐私可以说是一些最重要的问题。IT还可以提供有关数据驻留要求、必要的系统集成和供应商条件的信息;而法律团队可以帮助理解必要的项目或合同条款。


第二步-确定需求

将上述所有信息合并为两个主要类别:企业的主要标准(最重要的模块)和次要标准(其他关键功能和因素)。在开始第三步:选择提供商时,这两种方法都会有所帮助。


1.确定主要标准

这些关键模块是解决在第一步中描述的全局问题的模块。这是选择购买风险管理系统的主要原因。常见的总体解决方案包括:

索赔和事件管理,以简化出现问题后发生的流程。

供应商管理,跟踪和监控供应链的各个方面。

保险凭证管理,监督和管理各种保险单。

如果知道绝对需要这些功能之一而特定供应商不提供,可以立即继续搜索。


2.确定次要标准

次要关键因素包括其他系统功能或供应商本身的方面。这些将帮助决定哪种系统最适合需求,尤其是当多个系统满足主要标准时。考虑以下:

数据导入、导入和导出。当员工目击事件时,他们应该如何提交详细信息?希望如何将信息输入和输出系统?进入风险管理团队的数据质量如何?系统应如何帮助维护数据完整性?

报告。你经常使用什么样的报告?是否需要创建自定义报告的选项?谁可以查看和创建报告以及如何与利益相关者共享?

一体化。系统是否需要与其他系统“对话”?这种沟通应该如何建立?

自动化。什么级别的自动化最适合风险团队?哪些任务需要精简或完全删除?

可访问性。该系统应该可以远程访问还是仅对工作场所的员工可用?是否需要多种类型的用户(例如,只能查看与管理员)?

定制。是否需要一个可以根据企业的层次结构、流程或数据类型进行定制的系统?

支持。团队是否需要大量培训和持续支持?什么方法对系统用户最有效?

执行。希望该系统多久到位?是否希望首先使用某个特定区域?

技术。企业最适合使用哪种类型的技术?有什么安全顾虑?

价钱。可以为购买风险管理系统投入的最大和理想预算是多少?


第三步-选择供应商

1.研究

第一步是进行研究。市场上有多个RMS提供商,每个提供商在功能、技术和定价方面都各不相同。浏览每个供应商的信息,以确定他们是否提供了主要标准并与次要标准相匹配。


2.演示和参考

选择最有前途的系统并联系供应商以获得演示。在这些演示中,重点关注系统是否满足在前两个步骤中确定的需求和要求。与需求列表和其他系统相比,请注意系统的任何优势和劣势。

此阶段的另一个重要因素是是否喜欢供应商的团队。在接下来的几个月中,将花费大量时间与他们合作,因此请确保他们花时间了解企业及其需求。团队应该根据列出的要求定制演示,并确定他们的系统如何最好地解决企业的问题。

最后,向供应商索取参考资料。与在工作中实际使用该系统的人交谈非常有价值。确保参考文献与处于类似的行业、位置或规模。现有客户可能遇到的问题包括:

该软件如何降低成本或降低效率?

支持的质量和可用性如何?

实施花了多长时间?

系统的可靠性如何?

系统或团队的优势和劣势是什么?

系统是否满足需求?

过程或系统中是否有任何意外问题?


3.计算投资回报率

与供应商交谈后,应该了解该系统将如何在企业中使用以及定价。使用此信息来计算期望获得的投资回报率。请记住:虽然许多风险管理系统需要大量的前期投资,但它们可以降低索赔成本、减少事故频率并允许员工花时间降低风险——所有这些都使成本变得非常值得。


通过遵循这些步骤,将能够轻松选择最适合企业和团队的风险管理系统。虽然有多种选择可供选择,但对选择充满信心将使更容易获得对该计划的支持、实施该系统并开始看到希望的结果。