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实施风控管理系统的9个步骤

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企业已经认识到对风险管理系统的需求,评估了供应商的产品,并选择了最适合企业的系统。工作似乎已经完成,但前面仍然存在重大挑战:系统的实施。

这一步可以说是最重要的:未能顺利实施风控管理系统将使取得成功变得更加困难。在开始实施之前,请考虑以下建议:

实施风控管理系统的9个步骤


1.在开始之前定义最终目标

如果不彻底了解你要去哪里,就不可能开始任何类型的项目。这样做会导致混乱、沮丧和资源浪费,因为团队同时向多个方向移动而没有任何明显的结果。

由于已经完成了选择风险管理系统的过程,知道需要解决哪些问题以及需要系统的位置。通过创建一个文档来形式化这些知识,该文档准确定义了企业需要从系统中获得什么以及如何实现。

如果打算在多个领域使用风控管理系统,请确定优先事项。这些应该是问题最多的领域;突出这些问题将使团队能够首先解决这些问题。

此外,定义风险管理系统的成功。目标是减少索赔数量吗?希望看到成本降低吗?团队是否应该将花在冗余任务上的时间减少50%?无论目标是什么,预先定义成功可确保可以通过实施和前进来衡量系统的有效性。


2.设定时间表

实施风险管理系统是一个复杂的过程。重要的是要准确了解所涉及的内容以及这在时间表方面的含义。供应商和你的团队必须找到一个平衡点:如果实施太快,可能会遗漏一些东西;如果实施时间太长,团队可能会对系统失去信心或对供应商感到不满。


考虑实施过程中的以下阶段:

首先,必须建立风险管理体系。供应商将需要导入历史数据并完成任何必要的定制。

该系统必须经过测试以确保它在整个企业中都能正常工作。

所有用户都必须接受正确使用系统的培训。

项目管理是实施风险管理系统的关键。确定可以在整个过程中轻松衡量的里程碑,以使所有利益相关者保持正轨,并考虑任命一名项目负责人,负责监督实施。


3.与供应商建立关系

在许多情况下,内部风险团队将供应商实施团队视为只存在几周或几个月的外部利益相关者。这是错误的心态。风险管理供应商拥有高水平的知识、洞察力和资源,可以帮助随时管理新风险和现有风险。

通过与供应商建立关系,扩大了风险管理网络并增加了风险管理团队的规模。这只会在寻求通过风险管理系统实现目标时使受益。


4.对供应商的建议持开放态度

风险管理系统以某种方式构建是有原因的。供应商在与类似的企业的需求方面拥有丰富的经验。应该始终对他们的建议持开放态度,尤其是当他们推荐特定流程时。

许多团队陷入购买风险管理系统的陷阱,只是为了以与旧系统完全相同的方式使用它。例如,从Excel转换而来的团队可能会继续手动添加和报告系统中的数据,即使可以实现自动化。这个错误可能很严重:当额外的资源被用来支付新系统的费用时,团队仍然没有充分利用资源。

为避免此问题,请仔细考虑所有供应商关于其风险管理系统如何真正改善企业的建议。


5.必要时定制

虽然供应商的建议和知识很有价值,但有时它们可能并不符合企业或目标。开箱即用系统的某些方面可能不适合。在这种情况下,一些定制是理想的。例如,考虑企业的层次结构、系统的理想用法以及报告需求。只有才能准确确定风险管理系统如何最适合这些要求。


6.灵活

在实施风险管理系统时,适应不断变化的环境非常重要。任务可能需要比预期更多的时间,可能存在技术困难,或者员工在培训期间可能特别困难。你必须明白,像这样的困难肯定会发生,通常只涉及一个小的调整。准备好重新确定或修改现有计划的优先级,可以让所有利益相关者在整个实施过程中感到自在,即使并非一切都按计划进行。


7.让用户和决策者参与

实施风险管理系统的另一个常见错误是只涉及决策者。虽然高管和高层管理人员可能能够选择最适合企业目标的系统,但他们并不是每天都在系统内工作的人。

从一开始就让用户参与进来,确保整个风险团队都参与其中,甚至对变化感到兴奋。他们还可以提供有关实施的宝贵见解:他们可能有决策者不知道的需求或愿望,并且可以减少实施过程中的复杂性。


8.沟通

如果没有定期和适当的沟通,任何重大的企业变革都可能失败。在实施风险管理系统时,有两个关键的沟通渠道:供应商和员工。

无论他们的系统多么强大,供应商都无法读懂想法。必须解释系统、时间表和安全要求,以及希望它们在实施过程中的参与程度。这将使两个团队保持在同一页面上,并防止令人沮丧的来回对话。

在员工方面,用户需要了解对系统的期望。在某些情况下,用户可能会觉得自己被系统取代了;工作是向他们保证系统会通过简化复杂的流程实际上使他们的工作更轻松、更有意义。告诉员工什么会发生变化以及它将如何影响他们个人,并提前让他们了解这些变化。教育他们在实施风险管理系统中必须发挥的作用将简化流程。


9.分阶段实施

虽然风险管理系统通常具有广泛的功能,但对于一个团队来说,同时实施它们可能会让人不知所措。这让员工感到沮丧,实际上会降低系统成功的机会。相反,选择一个最需要系统的区域并从那里开始。这使团队能够逐渐适应系统,然后扩展他们的能力。


使用一个小的变化作为系统有效性的例子也可以帮助赢得抵抗的员工并证明该系统具有价值。

风险管理系统的实施似乎是一项艰巨的任务。遵循此建议将使顺利实现风险管理目标。