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如何选择活动管理软件?

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活动管理软件是一种解决方案,可帮助企业自动化围绕促销活动(例如会议、贸易展览和会议)的流程。事件管理的规划、营销、协调和分析方面的自动化使企业能够提高运营效率。

活动管理软件的一个重要功能是综合数据库,它使企业能够全面了解活动。内置工具有助于参与者的注册、票务、座位分配和现场活动的管理。该软件还使企业能够实时进行调查和民意调查,从而鼓励参与者参与并协助改进未来的活动。事件管理软件可以与现有应用程序集成,为企业提供一个集中的解决方案。

来自各行各业的企业使用事件管理软件。最受欢迎的业务属于广告、营销、公关和传播。虽然这些企业占事件管理软件购买者的最大比例,但其他企业也倾向于使用这种集成解决方案来推广他们的活动。企业使用该软件的另一个原因是管理部门之间的内部会议。

活动管理软件还允许企业有效地管理多个事件。实施该解决方案的企业可以获得在线和现场注册数据、电子邮件收件人和其他分析的实时概览。

什么是活动管理软件

企业还使用该软件来有效地预算和分析实际成本,以帮助进行未来规划。该软件生成报告和识别趋势的能力使企业能够在每次事件后进行有意义的评估,并在必要时找到改进方法。参与者还可以向企业提供反馈,这对于衡量活动的成功程度至关重要。调查反馈工具还使企业能够识别参与的用户并首先针对他们进行未来活动。


活动管理软件有哪些特点

活动管理软件为企业提供了一系列功能,以优化研讨会、会议和其他活动的推广和管理。供应商提供的基本功能包括网站、邮件程序工具、事件日历、注册管理、与会者管理、现场管理、会议管理、票务、场地管理以及报告和分析。

邮件工具:使企业能够通过电子邮件宣传活动,在不同阶段发送后续提醒,以提示尽早注册,并跟踪收件人对电子邮件的反应。

事件日历:使参与者能够查看当前和未来的事件。

注册管理: 允许用户通过线下和线上途径进行在线注册和更改注册状态;以及为活动预订场地和房间。

与会者管理: 允许企业使用自定义注册、预订座位、管理客人名单、协调与会者的旅行安排、常见问题解答、反馈部分和其他活动的工具来管理与会者的体验。

现场管理: 促进现场活动的管理,例如物理注册、使用条码扫描仪签到参与者以及打印姓名标签。

会话管理: 允许企业创建议程、跟踪参与者参与度并为包括演讲者和赞助商在内的关键人员开发内容。

票务: 使企业能够通过线上和线下渠道设置门票价格、确定销售限制并进行门票销售。

场地管理:允许企业确定可能的活动场地、创建平面图并协调资源。

报告和分析: 允许企业生成报告来衡量活动的成功,重点是营销策略、参与者参与以及场地和预算分配。


活动管理软件有哪些类型

活动日程规划:为参与者提供自助注册功能,方便重新安排、在线支付和与企业的实时沟通。这消除了调度冲突、手动预订和误传。

端到端解决方案:涵盖举办活动从策划到活动后评估的所有方面,包括帮助企业宣传活动的营销工具,以及分析出席率、费用和收入等关键指标。

开源: 允许企业免费定制流程以满足其独特需求。这种类型的功能有限,不包括有用的工具,如调度程序或表单生成器。

网络会议: 允许企业举办网络研讨会等在线活动,并可容纳小型会议到大型会议。

投票应用程序:为企业提供工具,方便任何规模的观众进行现场投票,以图形方式显示投票结果。

票务应用程序:支持在线售票,可能包括管理考勤和允许定制的高级工具。

展会管理:从头到尾方便展会的管理,涵盖上传平面图、售卖展位、向参展商发送信息等活动。

内容管理:为企业提供一套工具来创建、修改和发布数字内容。

场地管理:通过促进诸如预订房间、生成报价、组织活动详细信息、显示预订等活动来管理场地。


什么是活动管理软件的关键绩效指标 (KPI)

成本收入比:显示活动的总成本与收入的对比,以评估产生了多少利润或损失

门票销售:衡量在一个月或特定时间段内注册活动的人数

按门票类型注册:按门票类型和价格提供注册明细,显示哪些对参与者最具吸引力

社交媒体参与度:衡量参与者对活动、各种会议和演讲者的反应(通常通过点赞、分享、发布或转发来描述)

赞助商满意度:衡量赞助商对活动的满意度并确定他们喜欢或不喜欢什么

返回参与者的数量:确定过去参加进一步活动的参与者的数量

活跃社区成员的数量:关注查看和/或花时间浏览应用程序的用户数量


活动管理软件有什么好处

整合活动:企业可以通过单一平台协调活动,所有部门都可以立即收到任何变化的通知,例如出席人数增加、场地变化和平面图变化,并进行快速调整。

场地选择:软件根据商家提供的特定标准(如位置、座位容量、布局)自动识别合适的场地,并可以根据未来活动的标准对场地进行排名。

社交媒体和电子邮件营销:企业可以使用事件管理软件,使用营销模板、电子邮件跳出率和一键退订等工具有效管理社交媒体和电子邮件上的营销工作。

降低间接成本:管理人员可以更好地了解整个企业的所有活动,从而能够控制支出水平并有效地分配资源。此外,传统手动活动的自动化导致时间减少,这相当于降低了工时费用。

简化的工作流程:强大的软件使企业能够管理从计划到事后审查的所有活动。自动化活动包括管理注册和在线支付、分类和检索有关供应商的信息以及更快的沟通。

更短的处理时间:企业可以轻松快速地获得交叉支票付款;并打印徽章、标签、发票、议程和其他材料。


活动管理软件的最新趋势是什么

iBeacon 技术:这项 Apple 技术可在 iOS 和 Android 设备上运行,它使用蓝牙技术发送信号以实现身份识别、导航、参与者消息传递和定位。企业可以知道有多少参与者出席以及他们在会场中的位置。参会者可以使用iBeacon来定位展位和分组讨论;接收来自企业的个性化欢迎信息和场地地图;并与其他参与者建立联系。

360 直播:此功能允许参与者实时 360 查看活动中发生的事情,让他们完全沉浸在体验中。这将增强客户参与度并为活动主办方带来好处。

大数据分析:企业想要的不仅仅是参与者注册详细信息。越来越需要分析来跟踪参与者的在线活动并显示他们感兴趣的领域,例如首选产品和社交媒体平台。大数据分析将使企业能够全面了解客户并定制通信以满足他们的个人需求。


如何选择合适的活动管理软件

虽然定价很重要,但在选择事件管理软件之前还需要考虑其他因素。其中包括业务需求、可靠的技术支持、集成、现场与基于云的、安全的在线支付系统以及报告和分析。

业务需求:企业必须清楚地了解其特定需求和期望结果,才能找到合适的匹配项。

可靠的技术支持:企业应检查哪些供应商在需要时提供 24/7 的帮助或在合理的时间范围内对通过电子邮件发送的请求或查询做出响应。

集成:企业应该选择可以轻松集成到一个综合解决方案中的软件来管理所有与事件相关的数据。

现场与基于云:企业应确定哪种方法最有效;现场交付需要安装硬件,但在内部进行管理,而企业对基于云的解决方案的控制有限。

安全的在线支付系统:安全的内置在线支付系统让企业可以安心地进行电子交易。该系统还应该能够整合其他形式的支付(例如现场现金支付)。

报告和分析:一个好的解决方案应该能够生成关于绩效管理、趋势、预算、发票管理和联系历史等信息的报告,这些报告可以被分析以评估事件的成功。