首页 - 博客 - 其他 - 项目管理软件的6大优势

项目管理软件的6大优势

其他 阅读 909

项目管理在过去几年已成为一个流行词,因为复杂的任务和服务有很多潜在的挑战。其中一些挑战包括客户和服务提供商之间的组织混乱、沟通不畅和期望不一致。

项目管理软件可以通过创建共享和最新的文档来解决这些问题,这些文档包括流程应该是什么、在流程中的位置以及流程需要如何更改以响应新的现实。

当实现一个强大的软件解决方案,项目管理的选择可以帮助你打动客户,交付时间提前的项目,明智地使用预算,并通过较强的沟通和结果保持员工士气高。

什么是项目管理软件?

虽然有多种格式,但项目管理软件的概念相当清晰——它是项目中时间线、预算和利益相关者的虚拟表示。‌

现代项目管理软件包含更多细节,使用户能够:

添加和格式化项目中每个步骤的描述

与调度软件集成,以便能够查看在给定时间谁可以自由执行项目的哪些部分

评论并就项目更新进行来回沟通

项目管理软件可以被看作是一个额外的步骤在做法包括,但这样可以节省大量的时间,许多公司不承认是非常昂贵的。

‌‌无组织的领导说他们因此每周损失六个小时或更多时间,这转化为服务公司的主要人力成本。通过简单的项目管理界面回收这些时间可以真正帮助实现盈利。


项目管理软件的6个好处

了解一个项目管理软件需要一些时间,那么会得到什么回报?事实证明,公司几乎在各个层面都受益。


员工感到高效

‌优秀的员工需要一些基本的支持结构来让他们感觉自己正在完成工作:他们需要反馈、明确的期望以及对工作中的截止日期和优先事项的理解。

项目管理软件可以帮助每一位员工都有自己的责任是在任何给定的时间什么的,在一目了然的了解。他们可以在一个地方看到诸如截止日期、谁需要参与沟通以及每个人负责的详细信息等内容。

因此,他们觉得自己有能力提高效率,并且在工作中总能有所进展。


客户获得更新并可以看到彻底的工作

为更大的服务项目付费的客户可能会在等待项目的第一个可交付成果时感到焦躁不安。通过使用允许他们有选择地访问软件项目管理端的客户端门户,他们可以看到进展情况。

当问题出现时,项目管理软件可以以利于分辨率的问题,并自信移动到项目的下一阶段,电子邮件或消息应用程序接口。


领导力可以有效地分配和规划未来

随着每个项目在项目管理软件中获得完整的任务和截止日期列表,服务公司的领导者可以为公司做出接下来几个月的选择。

盈利能力的一部分如果可以看到所有当前项目的进展情况以及分配给他们的当前团队成员,就可以准确地预测谁将很快有空从事新工作。


培训新人更容易

当项目结束时,项目管理文档的价值并没有结束。在新团队成员入职时,它仍然很有用。他们可以通过深入研究过去的项目并了解每个人如何相互沟通以及与客户沟通,从而了解团队是如何工作的。


快速发现并解决滞后问题

现实中,偶尔会有人拖延项目,无论是由于低效的选择本身还是外部因素。当非常清楚谁没有更新项目管理软件时,团队成员对如何更快地推进项目有更清晰的认识。

该软件并没有让他-说-她-说谁在拖延项目,而是清楚地表明项目在哪里停滞,并帮助每个人一起工作以使其重新启动。例如,如果项目任务在某个日期停止更新,并且在某个任务完成后,由于有明确的计划列表,团队就知道应该看看谁应该接手。项目经理可以快速联系负责下一步的人员。


具有许多活动部件的项目的最新资源

通过使项目管理软件保持最新并将所有数据集成到一个地方,可以创建一个每个人都可以转向和信任的资源。当不同的团队成员相互依赖才能完成他们自己的项目部分时,这非常有用。


项目管理软件需要的4个功能

因此,想开始使用项目管理软件,但最重要的是什么?有很多有用的工具,但这里有四个特点,你不应该错过。


任务管理

从本质上讲,项目管理软件必须有一个任务管理组件。这是一个可视化界面,可让快速扫描谁在执行哪些任务、在该任务之前和之后执行哪些任务以及每个任务的截止日期。


项目跟踪

该项目跟踪仪表板帮助发送团队成员和客户端的更新上一个项目的进展情况,同时还能一眼看到的所有项目,以及如何他们都在做时间上和预算明智。


项目计划模板

无论团队使用标准项目计划模板还是创建自己的自定义模板以供将来使用,项目计划都是关键。项目计划中可重复用于未来类似项目的任何元素都将节省时间并使在未来保持一致。


通话录音和会议记录的收集

当所有东西都集中在一个地方时,项目管理效果最好。在项目中添加笔记和录音让每个人都对客户在这些交流中想要的东西负责。


结论:项目管理促进盈利能力

项目管理软件让一切都保持清晰,按计划进行,并在预算内,同时100%满足项目商定的目标。当与其他生产力工具集成时,项目管理成为尽可能高效地运营公司的一种方式。