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采购管理软件买家指南

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采购管理软件至少可以节省时间。但是,每种情况都需要自己的解决方案,因此请花一些时间考虑要实现的目标。当完成本指南时,应该有足够的知识开始追求采购系统!

简而言之,采购管理软件处理与采购、采购、供应商和供应商、开具发票、保持最佳库存数量等中央管理相关的供应链任务。与许多以供应链为中心的解决方案一样,这些平台中存在的功能可能会有所不同。包含所有流程的软件通常被称为“采购到付款”解决方案。

改善沟通是采购系统的另一个关键部分。运行平稳和优化的流程需要供应商、供应商、采购人员等利益相关者之间进行清晰的沟通。他们还利用自动化来减少可能使有价值的员工陷入困境的时间密集型任务。

在采购系统的能力范围内寻找材料的最佳价值、改善采购周期并确保优化采购订单以增加收入。

简而言之,采购解决方案:

自动化和简化采购流程,包括采购订单的创建和分发。

确保发票和订单匹配,以避免在生产线上出现代价高昂的错误。

提供对所有购买的宝贵可见性,同时最大限度地管理支出。

通过自动化和移动审批接受优化审批工作流程。

记录并验证付款。

与供应商、供应商等建立联系,同时管理合作伙伴之间的通信。


部署方法

今天的大多数软件都属于两个阵营——基于云的或内部部署的解决方案。由于基于云的采购系统具有诸多优势,因此市场上涌现了大量基于云的采购系统。但是,内部部署平台确实有一些优势可以帮助它们保持相关性。以下是这两种部署策略的一些优缺点的快速细分:


基于云

与大多数基于供应链的行业一样,采购团队一直在将他们的平台大量迁移到云端,原因如下:

成本效益:基于云的软件通常为定价提供SaaS订阅模型,而不是内部采购系统所需的大量前期投资。较低的月付款也为无法在集成软件上投入大量资金的小型企业打开了大门。

加强协作:托管在云中的软件可以打开部门之间的沟通,而不管地理位置如何。移动性是游戏规则的改变者-移动应用程序确保重要的批准不必等待有人在办公室签字。一些现代供应商提供配套的移动应用程序,这些应用程序反映了其完整的基于云的系统的大部分(如果不是全部)功能。移动支持让用户可以随时随地查看和操作数据,而无需被束缚在办公桌上。

灵活且可扩展:虽然自定义基于云的平台的具体细节不是现成的功能,但企业可以将其采购系统与其他工具集成以优化其工作流程。随着业务的发展,他们可以联系他们的提供商来调整数据库和交易量的变化,以满足业务在扩大市场范围时的需求。

更好的性能:基于云的平台利用其托管服务提供商的资源来处理流量高峰。不必在一年中的繁忙时期手动升级内部解决方案,可以根据需要增加使用量,然后再缩小规模。

灾难恢复:利用第三方资源来帮助管理采购和采购任务,可以在发生灾难或设备灾难性故障时为节省大量时间和金钱。大多数供应商都为其服务器提供备份选项,以确保数据安全。本地系统也可以备份重要信息,但前提是备份设备碰巧位于同一物理位置。


缺点

没有系统是完美的,与基于云的系统一样有益的是,它们也有自己的陷阱:

较小的基于订阅的付款使这些系统可以访问,但这些费用会随着时间的推移而增加。如果希望长期使用某个系统,请确保最终不会亏本。

由于这些采购平台由供应商通过网络托管,因此需要有效的互联网连接才能与他们合作。停电和服务中断可能会影响流程并减慢交易速度。

定制和扩展这些解决方案可能会给供应商带来意想不到的成本。由于供应商为运行系统,因此必须通过它们来进行业务所需的任何添加或更改。

很容易理解为什么云和采购齐头并进。但是,那些希望对其系统施加完全控制的人应该考虑内部部署平台。


内部部署

尽管内部部署越来越受欢迎,但它们有一些值得一提的优点:

定制:在从上到下微调软件时,没有什么比内部平台更胜一筹了。由于一切都包含在实际的物理业务中,因此可以构建解决方案以满足业务的特定要求。

安全性:将解决方案包含在企业中可确保它们免受外部攻击。在软件安全领域,能够穿过建筑物并亲自查看网络是令人欣慰的。

互联网连接:内部系统不需要互联网即可运行;虽然可能需要它来发送和接收来自外部来源的数据,但仍然可以在没有强大连接的情况下执行内部功能。

缺点

出于多种原因,本地采购软件成本高昂。除了聘请IT专业人员保持运行并解决出现的任何错误之外,还需要实际实施硬件和软件来运行解决方案。

基于云的系统受益于快速实施。本地解决方案需要更长的时间才能启动和运行,因为它们实际存在于运营中。预计需要更长的时间才能让采购工具准备好采用此类部署策略。

操作内部部署系统还需要对采购流程及其工作方式有深入的了解;这包括外部合作伙伴。基于云的平台受益于供应商的经验。

值得一提的是,基于云的系统并不是完全容易受到攻击。提供商一直在寻找更新和修补其安全网络以保护用户解决方案的方法。


最后,公司的独特要求应该指导选择部署策略。


软件比较策略

当开始寻找采购系统时,在衡量竞争对手时需要记住以下几点:

与遗留系统的集成能力。

特定模块或端到端功能。

分析和报告能力。

可定制性。

移动应用程序和可访问性

供应商支持

批准和授权

供应商识别和沟通

开票

谈判工具

采购工具有多种风格,因此请务必构建一份最终解决方案必须提供的成败功能列表。如果需要一些必备功能列表的入门帮助,请查看我们的采购需求模板。

一些平台处理采购周期的特定部分,例如采购到付款、支出管理和采购订单软件。还可以使用端到端采购系统,以确保获得满足要求所需的所有功能。


定价注意事项

根据部署策略,采购工具的成本会有所不同。大多数基于云的系统由用户按月收费。系统的总成本还将包括供应商在用户需要的访问级别之上提供的任何附加服务。添加模块或扩大规模也会带来额外的成本。

就像我们之前讨论的那样,为内部部署购买整个系统的前期成本要高得多,但可以为节省更多,具体取决于计划使用系统的时间。


软件要求

一旦了解了采购软件通常提供的功能,就需要动笔并创建需求列表。这确保一旦开始比较采购系统,将拥有一个标准列表作为标准。向供应商提问是此过程中的一个重要步骤,下面有一些示例,但请确保问自己一些相同的问题。查看我们的需求模板也有助于缩小选择范围。


要问自己的问题

可能想深入市场并列出供应商的短名单来解决低效率问题,但请花点时间放慢速度并评估业务。提出其中一些简单的问题可以帮助为新采购系统中的需求打下坚实的基础:


我是否需要完整的采购到付款解决方案或特定模块?

在实施新解决方案时,消除流程中的复杂性应该是目标之一。在决定添加新软件之前,一定要检查当前的软件以查看是否有任何保留系统。如果当前的采购系统以高效且具有成本效益的方式处理任务,则没有理由花钱购买其他平台的类似功能。如果不需要完整的系统,寻找专门的模块是一个明智的选择。


我是否与我的采购和采购团队交谈过?

在开始寻找新的解决方案之前,一定要从那些与当前系统交互最多的人那里收集一些意见。任何添加的功能都会直接影响他们的工作效率,以确保大家都同意需要升级的内容。他们还可以深入了解当前设置中的流程,并建议可以提高效率和加快业务周期的新功能。


新的解决方案或模块需要完成什么?

在涉足采购管理软件市场之前,应该确切地知道自己的目标是什么。是在尝试提高整体效率、削减成本、发现新市场和供应商网络,还是所有的一切?并非所有解决方案都是平等创建的,有些解决方案在某些领域比其他解决方案表现更好,请确保目标反映了选择的平台中的优势。


现在是进行新集成的最佳时机吗?

升级流程绝对是诱人的,但如果时间不合适,请不要动摇。在需求不断增长的时期强制采用新的解决方案可以帮助跟上步伐,但新系统可能会出现问题,让落后。在引入新事物之前,请确保所有部门都已准备好进行更改。


要问供应商的问题

当缩小特定供应商和软件包的范围时,可能对做出正确的选择有一些挥之不去的担忧。在做出最终决定之前,提出一些问题,可以向供应商询问与仍有的任何困惑相关的问题。以下是一些可以帮助入门的示例:


该软件将如何与完整供应链集成?

任何供应链都有许多活动部件。需要与供应商交谈,了解他们的任何功能是否与已有的软件兼容。如果有一个复杂的平台,那么最不想做的就是引入一个需要沿供应链进行大规模更改的采购系统。除非是从头开始,否则将需要一个可以轻松融入既定解决方案的采购管理系统。询问实施需要多长时间以及是否有任何与该过程相关的费用也有帮助。


谁是的竞争对手?

不要害怕向候选供应商询问他们的竞争对手。询问他们经常对抗的人,让他们有机会谈论他们的优势以及他们的解决方案如何最适合。了解市场上每种顶级产品的优势可以让更好地了解它们如何解决痛点。


是否有支持系统?

无论选择哪种采购系统,问题都会发生。讨论对供应商产品的适当支持可以帮助确定它是否可以满足要求。是否有可以教授用户基本和高级功能的自学工具?是否有工作人员可以回答紧急问题?


解决方案的成本是多少?

新采购管理系统的预算至关重要。花一分钟时间为解决方案设置最大成本,并确保该价值适用于正在考虑的包。仅仅因为某个软件套件成本更高并不意味着它是最合适的。相反,更便宜的采购系统并不逊色。尝试将预算与需求相匹配,并找到尽可能满足的东西。


软件是如何部署的?

值得注意的是,随着云计算的兴起,软件的部署策略也很多。较小的企业可能会从内部采购管理软件中受益更多,或者可能会发现云的好处价值更高。具有全球性考虑的大型企业可能会寻找适用于云的软件。实时查看国外运营数据的能力非常好,不容错过。


最后的想法

高效的采购和采购对于健康的供应链至关重要。花点时间考虑新的采购软件,列出要求,与团队交谈并查看我们的比较指南,以更深入地了解软件市场。我们创建本指南希望为用户选择完美的采购管理系统提供坚实的基础。