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人力资源软件采购指南

人力资源 阅读 281

人力资源软件是企业的心跳。无论是在寻找第一个人力资源管理系统(HRMS)还是更换现有的解决方案,都不会低估流程的重要性。毕竟,这款软件将跟踪最重要的资产:员工。

掌握企业的人力资源需求以及满足这些需求所需的功能至关重要。

执行摘要

HRM软件通常作为单个集成套件提供。但是,最佳软件可以为特定的人力资源管理职能提供更深入的功能和专业知识。

通过实施HRIS,公司寻求获得一个单一的记录系统和工具来管理招聘、日程安排、技能发展、工资单和其他关键领域。

基础人力资源功能包括核心人力资源管理、工资单、招聘和雇用以及时间和出勤。高级人力资源管理功能包括人才管理、劳动力管理和学习管理。

在比较HRIS解决方案时,必须有明确定义的要求并考虑总拥有成本(TCO)—前期成本、实施、维护等。

向关键利益相关者和用户组内部提问,以明确关键功能和需求。向供应商询问特定于软件的问题,以揭示HRMS的真正功能和局限性,并询问实施和支持等非软件主题。


什么是人力资源软件?

HRM系统提供了一组工具,允许企业管理与人力资源相关的所有流程。此功能的范围可以从自助服务门户和工资单处理等基础功能到劳动力规划和人才管理等更高级的功能。

通常,HR软件可分为两大类:具有旨在集成的本机模块的完整套件和为特定目的(例如,工资单)提供功能的单点解决方案(也称为同类最佳)。在某些情况下,公司最终会使用定制的方法,将来自不同供应商的多个平台的生态系统拼接在一起,每个平台都满足不同的人力资源管理需求。


我们将检查集成的和同类最佳的HR软件,以帮助更好地了解哪个更适合公司。


概述

在浏览供应商提供的人力资源管理软件领域时,需要了解一些关键术语:

人力资源管理系统(HRMS)

人力资源信息系统(HRIS)

人力资本管理(HCM)


这些术语虽然在许多情况下是同义词或重叠的,但也可以指不同级别的功能和集成到套件中的模块数量。在本指南中,为了简单起见,我们将交替使用这些术语。有关这些HR系统的完整讨论,请参阅我们的文章HCMvs.HRISvs.HRMS。

集成套件的目标是将所有东西都放在一个保护伞下。这种方法提高了数据的准确性,确保了模块之间的顺畅流动,并消除了在系统之间建立复杂集成的需要。


主要好处

拥有人力资源管理系统可以让公司完成对经营业务至关重要的基本功能。招聘、薪资、福利管理、考勤和其他HR软件功能是跨行业的通用功能。

然而,好处远不止于此。实施HRIS解决方案将使公司能够:

节省时间:HRMS软件简化了人力资源部门和员工面临的许多手动任务。这包括数据输入、员工档案更新、工资单处理、员工通过聊天机器人的自助服务、招聘和入职。例如,人工智能等技术可以通过扫描候选人简历来节省时间。

确保数据准确性:HRIS为员工记录和其他信息提供中央数据库,消除重复并确保数据是最新的。此外,工资单与其他模块(如时间和出勤以及薪酬管理)之间的紧密集成可确保薪酬准确,并考虑到加班、佣金和奖金等独特因素。

培养员工的技能:LMS允许新员工学习关键的工作技能。这些计划还可以促进职业发展或促进技能再培训,以便员工在需要时可以转换工作职能。

促进员工成长:经理可以安排定期审查并使用工具来推动对话并帮助员工在其职位内成长。员工绩效指标有助于确定员工的优势和需要改进的领域。

确保长期成功:继任计划工具使高管能够通过识别有资格担任最高管理层职位的员工并有目的地培养成功担任此类职位所需的技能来规划未来。

制定数据驱动的决策:凭借通过仪表板和报告跟踪和分析所有HR相关信息的能力,经理和高管可以做出有数据支持的决策。


如何开始软件比较

以上部分应该让清楚地了解HRM系统的类型、它们提供的内容以及要查找的主要功能。现在是获取这些信息并将其应用于情况的时候了。

第一步是从整个企业中确定关键利益相关者。该团队通常包括人力资源人员、IT人员、财务和运营人员以及薪资专家。为确保获得最佳结果,应该让经理、一线员工、管理员和高管参与进来。HR软件会影响每个人,因此公司的每一层都应该有意见。

一旦组建了一个团队,就可以构建需求(我们的需求软件可以加速并简化这个通常复杂且耗时的过程)。在列出要求时,请务必区分关键业务功能和可选功能。例如,拥有薪资工具和员工数据库对于任何公司都是必不可少的。但是,可能不需要进行继任计划的能力。

使用加权比例来分配每个需求的重要性可能会有所帮助,这样就可以决定哪些缺点是交易破坏者,并根据这些参数排除供应商。除了标准功能要求之外,在HR软件审查期间考虑预算、时间、基础设施和其他非功能因素(如供应商支持)也同样重要。

掌握需求,开始探索市场。如果已经有了感兴趣的产品的初始列表,请根据细化要求删除一些产品。旧的、新的、广泛的、狭窄的——人力资源管理软件市场是一个复杂的产品挂毯,因为它服务于不同的买家、收购和个别供应商的演变。

这使得明确公司的需求变得至关重要,这样就不会被吸引购买一方面缺乏功能或另一方面提供不会使用的臃肿功能的HRIS。


定价和成本

成本是任何软件评估项目的主要考虑因素。如果正在查看带有功能丰富的模块且价格更高的大型HCM套件,则尤其如此。

可以参考我们的HR软件价格指南,详细了解顶级HRMS解决方案的成本。在这里,我们将广泛了解人力资源管理行业的定价,以便了解期望和寻找什么。


定价取决于许多因素:


SaaS与软件许可--SaaS(软件即服务)产品遵循订阅模式,按月或每年根据用户数量付费。许可证是内部部署解决方案中最常见的一种,允许公司在一次性购买(某些许可证需要续订)后使用人力资源管理软件。

一次性许可证的前期成本要高得多,因为是一次性支付软件费用。最重要的是,公司将需要足够数量的IT专业人员来维护HRIS软件并确保数据安全,这可能是一项额外费用。

相比之下,订阅在短期内要便宜得多。也就是说,考虑长期成本是明智的,因为总是需要为SaaS产品付费,但是一旦获得了内部部署系统的许可,就不太可能担心持续付款。

所需模块数--如果正在寻找HR软件而不是单点解决方案,则必须将所需的模块纳入成本等式。就像自助餐一样,许多供应商允许选择要插入生态系统的模块。例如,如果正在寻找核心人力资源管理、学习管理、薪资和劳动力管理功能,那么这些功能中的每一个都可能带有单独的标价。

用户数--在编制预算时,需要访问软件的用户数量是最大的考虑因素之一。如前所述,许多SaaS模型按用户收费。因此,即使每个用户的成本仅为10美元,每个月,如果需要支持1,000个用户,每年将支付120,000美元。


定制

对HRIS软件进行特定定制可能需要额外费用。更有可能发现这已包含在基本成本中,但应该始终进行检查,因为自定义程度、复杂性和特定需求等因素会影响总体成本。

定制费用在订阅中更为常见,因为供应商会处理定制。供应商也可以自定义现场系统的元素,但是一旦人力资源管理软件安装在服务器上,IT部门就可以自由地进行任何必要的更改。


训练

更复杂的人力资源管理软件通常需要培训,以便管理员和用户了解工作流程、设置和个人能力。同样,会发现种类繁多,有些供应商提供面对面的培训,有些提供在线高级培训或免费的自我培训,有些则提供混合培训。无论如何,在为HRMS解决方案做预算时不要忽视这个要素。适当的培训可以鼓励更高的用户采用率,并确保用户充分利用HRMS软件。


其他费用

其他一些需要考虑的领域包括安装和实施、数据迁移和维护。

这些通常包含在订阅或许可价格标签中,因此无需单独付费。不过,验证总是好的,因为每个供应商都有自己的定价细节。


要问自己的问题

使用这些问题作为内部对话的起点:


与当前的人力资源管理系统相比,希望改进什么,或者希望通过采用人力资源管理解决方案获得什么?

需要考虑哪些当前和未来的全公司优先事项?

谁将使用HRIS软件,他们必须具备哪些功能,哪些功能值得拥有?

用户在使用当前的解决方案时面临哪些挑战?

考虑到人员、预算和用户数量等限制条件,哪种部署模型对公司最有意义?

的预算是多少?

需要哪些业务软件集成(CRM、ERP、会计)?

获得单点解决方案提供的功能对业务至关重要,还是拥有统一的套件更重要?


要问供应商的问题

使用这些问题作为与供应商对话的起点:


关于软件

工资单预览可用吗?纠正工资错误有多容易?

HRMS软件是如何实施的,数据迁移是如何处理的?

软件是否建立在一个数据库上,允许模块之间的数据无缝流动?

仪表板和报告是否可以轻松快速识别和密切关注关键业务指标?它们是否还允许在需要时进行足够的深入分析以进行粒度分析?

HRMS软件如何自动化和简化手动任务,例如数据输入、招聘和入职?

产品更新多久发布一次?它们是如何推出的——升级是自动的吗?

提供哪些合规工具(审核模板、工作流程、GDPR)?

它是否为经理和员工提供统一的、用户友好的体验?

有移动应用程序吗?在跨设备的桌面和移动应用程序之间切换时是否有无缝的用户体验?在移动设备上可以执行多少任务?

采取了哪些安全措施来保护员工数据、防止数据丢失并遵守行业特定法规?

能否根据行业特定的最佳实践来配置HRMS软件?它是否提供可以满足所在行业公司需求的功能?

关于供应商

产品中是否嵌入了培训?是免费的吗?是否有资源可以帮助用户了解软件的不同方面是如何工作的?

与培训相关,员工多久可以使用人力资源管理软件?

供应商的规模是多少?它们在财务上是否稳定并在市场上可行?

该供应商为所在的行业服务的情况如何?例如,它能否支持独特的工作流程和功能?

人力资源软件供应商对支持的投入程度如何?是否由现有客户担保?他们提供哪些支持途径?

实施过程是怎样的?供应商将提供多少支持?


综上所述

找到合适的HR软件对于企业的短期和长期成功至关重要。借助强大的软件,将能够有效地管理从招聘到离职的员工生命周期的每个阶段。它将提供改进运营和识别风险的关键见解,以便可以采取预防措施。根据主要利益相关者的意见建立需求清单,并进行全面的产品和供应商分析,将使走上富有成效的HRMS实施之路。