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使用项目管理软件的10大好处

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项目管理软件可让项目经理为项目和任务添加开始日期和预期完成日期。在这里,我们将指导了解我们认为使用项目管理工具的10大好处。

由于技术的发展,项目管理软件最近变得越来越流行。尽管如此,许多项目经理仍然没有在他们的项目管理中使用软件工具。虽然有些人认为他们在没有技术投入的情况下可以很好地协调团队,但其他人则认为软件管理工具的重要性被夸大了。

很有可能,如果没有将项目管理软件用于业务,那么所做的工作比必要的要多得多,但不会获得大量利润,因为在小事上浪费了大量时间。当使用正确的工具时,这是真正不必担心的事情。这些工具可以为处理所有这些小任务,让和团队可以自由地实际完成真正的工作。

如果出于某种原因,对项目管理软件的重要性有疑问,那么本文很可能会让信服。我们汇总了管理工具的十个最重要的好处。

项目管理软件的好处


1.预算管理

这是灵活和多用途软件系统的另一个好处,特别是对于必须密切关注项目成本并确保它不会失控的管理人员。通过拥有关于哪个员工做了什么以及做了多少小时的实际可量化证据,控制预算的人可以实时查看成本并确定花费了太多钱的地方。

反过来,这可以为未来的决策提供信息,允许管理人员在必要时进行调整或以不同方式分配时间。当重点完全放在项目本身时,财务责任的重要性往往会被忽视,这是使用可靠的项目管理工具的更微妙的好处之一。

用户可以有效地管理手头的每一个资源。在任何项目的过程中,偏离轨道的趋势都非常高。

项目管理软件可以帮助管理人员防止这种情况发生,因为它可以让他们实时跟踪所有事情并防止项目成本飙升。


2.远程会议

大多数项目管理软件都具有会议和聊天功能。这限制了在项目期间必须举行的实体会议的数量。


3.问责制和透明度

为项目使用管理工具时,活动和进度对需要访问它们的所有人员都是裸露的。这促进了透明度。此外,通过监控团队成员的报告和行动,可以更频繁地追究他们的责任。这鼓励他们按时完成项目。


4.文件共享

当在项目中使用管理工具时,可以非常轻松地进行文件分发。项目管理工具具有可共享和下载文件的功能。安全访问和共享重要文档非常重要。专业人士一直在使用共享驱动器,但使用项目管理软件是更实用的选择。项目管理工具提供基于云的存储,用户可以在其中轻松进行更改、留下反馈和注释。这些程序还保留更改日志以确保团队内的项目透明度。


5.风险缓解

项目风险管理是识别、分析并响应项目生命周期中出现的任何风险的过程,以帮助项目保持正轨并实现其目标。风险管理不仅仅是被动的;它应该是规划过程的一部分,以确定项目中可能发生的风险以及如果确实发生了如何控制该风险。但是为了更好地控制项目风险,需要使用项目管理软件。

提供洞察力和定性解决方案,一个好的管理软件将有助于降低风险及其影响。


6.提高生产力

项目管理软件的另一个主要优势是它可以优化决策过程并提高工作效率。由于所有重要细节都可以在一个地方找到,因此始终可以在最短的时间内做出明智的决定。

识别潜在的瓶颈并采用有效的解决方案是优秀管理者的素质。使用项目管理软件,管理人员可以增强他们的风险缓解策略,并利用手头的所有资源来部署有效的对策。这提高了团队的整体效率,还允许管理人员以有效的方式分配可用资源。

有些事情可以让生活更轻松。这绝对是项目管理的情况。将获得甚至不知道自己需要的新功能和工具。所有这些都保证会改善工作和团队沟通,而不是减慢速度。


7.项目规划/调度

使用甘特图和其他管理工具等工具使项目规划变得非常容易。该软件提供了一种简化的、系统的项目规划方法,使能够实现项目目标。

如果企业从多年的项目管理中学到了什么,那就是项目规划所花费的大部分时间都被浪费了。但它不必是这样。项目管理软件已经向前发展,可以让准确地预测项目何时可以完成,捕捉成本、范围和进度等约束。

高级项目管理解决方案的主要优势是项目规划和调度的自动化。这样的平台不仅可以帮助项目专家为其项目建立坚实的基础,还提供了在执行之前确定里程碑、关键可交付成果和角色的工具。他们将使计划保持最新,并帮助根据基线跟踪进度。


8.与客户的沟通

使用管理工具的好处越来越好。这些应用软件具有让客户能够访问项目进度的功能。项目管理软件为团队内部和外部客户和其他利益相关者开发了一个关于任务和项目的沟通渠道。例如,文档共享,无论是在工具内部还是在集成的系统中,都使人们能够找到实现透明度和沟通的综合信息。

除了内部沟通外,公司还应该能够与来自同一地点的客户和供应商进行交谈和协作。使用项目管理软件,他们可以让客户登录并仅查看与他们相关的项目数据。通过这种方式,客户可以在同一个地方提供直接反馈、进行编辑和审查项目进度。有了在线基于云的软件,这种传奇就不需要发生了。客户可以访问作业板并轻松查看进度;然后,他们可以在相关区域提供反馈和进行编辑——他们只需要一个密码和一个用户名。从总体上看,这会更有效地利用和客户的时间。


9.监控时间表

项目有截止日期,具体的项目任务也是如此。在管理软件的帮助下,项目经理很容易知道项目是否以正确的速度进行,或者是否需要动力才能满足。


10.资源分配

虽然是项目管理的一个棘手部分,但在技术帮助下,资源分配变得容易。在项目管理工具的帮助下,会更好、更早地知道将资源引导到何处。

经验丰富的项目经理知道,要成功交付项目,他们需要有效的资源管理策略来保持团队处于最佳状态,而不会超额预定他们的工作,反之亦然。不应低估资源规划的重要性,因为它鼓励更健康的工作标准。项目和资源管理工具具有最佳功能,可以发现资源瓶颈并洞察何时将更多人加入团队,如下面的热图提供了对整个资源组合的工作负载的可见性。


结论

在一个依靠现代技术运行的世界中,对项目管理软件的需求怎么强调都不为过。很明显,使用管理工具肯定会对产品有益。

综上所述,所有这些好处都可以大规模改变业务运营。如果没有项目管理软件的好处,以项目为中心的公司将始终难以同时满足三个约束条件——预算、范围和质量。