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内容管理系统软件选择指南

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多年来,内容管理系统见证了前所未有的增长——从HTML上的静态网页到使用PHP开发的定制网站。简单来说,CMS只不过是一个管理内容的系统。它帮助用户创建、修改和管理网站上的信息,并提供图形用户界面(GUI),其中包含用于创建、编辑和发布网页的工具。该界面还使与网站数据库的交互更加用户友好。对于那些想要在技术知识有限的情况下创建网站的人来说,这是一个理想的解决方案。

执行摘要

CMS解决方案具有成本效益、省时、可扩展和可访问性。

要成功实施CMS平台,必须计划、企业内容、创建团队并培训成员。

有多种类型的内容管理系统,例如文档管理系统(DMS)、企业管理系统(EMS)、Web内容管理系统(WCMS)等。

CMS软件提供各种功能,例如预先设计的模板、安全性、直观的仪表板等。

为了企业的利益,请提前向供应商询问下面列出的问题,以便更清晰地回答所有疑问。


什么是CMS软件?

CMS平台允许多个用户访问修改全部或部分信息。该软件包含一个编程框架、一个数据库和一个表示层。内容编辑器处理表示层,在其中他们无需编码知识即可承担所有与内容相关的任务。


CMS有两个主要部分可以让网站正常运行:

内容管理应用程序(CMA):允许营销人员和内容创建者在没有IT帮助的情况下处理内容。

内容交付应用程序(CDA):网站的后端部分。它将输入到模板中的内容变成一个可以工作的网站。


CMS软件的类型

组件内容管理系统(CCMS)--与常规CMS有点不同,它在比文档级别更细粒度的内容上企业内容。CCMS跟踪与组件关联的链接和元数据。它将元素存储在中央存储库中并跨多个平台发布内容。


数字资产管理系统(DAM)--DAM允许企业轻松管理、存储、分发、查找和分析其数字内容。最常见的格式是视频和图像。它还包括电子表格、文档等。DAM或多或少就像一个增强的数字图书馆,它简化了一切。它还提高了效率并消除了搜索错放文件所浪费的时间。

网页内容管理系统(WCMS)--该软件为企业提供了一种管理网站数字信息的方法。它帮助使用有限Web编程语言或标记语言的用户创建和管理Web内容。使用WCMS的主要好处是它具有成本效益、可定制、易于使用,并且某些选项允许管理员设置自己的工作流管理规则。

文件管理系统(DMS)--它有助于捕获、跟踪和存储电子文档和图像。作为软件的DMS可确保对整个公司的记录进行控制和企业。DMS有助于减少对过多物理存储空间的需求,增强安全性,保证更容易检索并促进顺畅的信息协作。

企业内容管理系统(ECM)--ECM是管理企业中内容的完整生命周期的过程。内容可能包括图像、Word文档、Excel电子表格、PDF文件等。它的优势在于它有助于减少对纸张的依赖并简化业务,在很大程度上消除企业风险并提高生产力。


部署方法

如果客户分布在广阔的地理区域,并且与所有客户共享相同的内容,那么将需要内部部署解决方案。但是,如果网站处理为客户提供更加个性化体验的共享内容,那么基于云的解决方案将是最合适的。

在向潜在客户传播信息时,速度是一个重要因素。在这种情况下,基于云的解决方案更有优势,从而提高生产力。

就前期成本和资本支出而言,基于云的解决方案可能会降低成本。内部部署解决方案涉及的成本相对较高。如果决定选择内部部署解决方案,可以放心,数据在服务器上将是安全的。另一方面,虽然云端解决方案意味着数据正在传输,但它通过使用更严格的隐私政策来提供更高的安全性。


主要好处


可扩展性--CMS软件可以让网站跟上步伐,促进企业的发展。内容管理系统可以轻松添加新网页,无需编码。可以通过使用特定的主题、颜色、徽标等来个性化网页以反映品牌的个性。

无障碍--几乎可以在任何地方访问网站,使和员工可以更轻松地进行任何所需的更改或更新。此优势还允许随时随地进行修改,而不会遇到任何麻烦。此外,个人可以创建自己的帐户,以便多个用户可以使用自己的设备管理、编辑或更新页面上的信息。

经济高效且节省时间--使用CMS软件意味着不需要依赖Web开发人员或Web设计师,从长远来看可以节省大量资金。与CMS软件不同,静态网站仅在一段时间后才会反映更改。

方便使用的--没有人喜欢难以导航和习惯使用的软件。难以使用也会造成时间和精力的浪费。CMS平台最重要的卖点是它们令人难以置信的用户友好。由于其基本功能,即使是非技术人员也可以很快掌握它的窍门。


软件比较策略

在决定应该选择哪种CMS软件时考虑应该采用的因素时,应该考虑许多因素。除了大多数企业会在CMS软件中寻找的基本功能外,决定在很大程度上取决于公司的需求和要求。以下是可以考虑的一些更安全的领域:


识别业务--最重要的是,必须确定谁将处理CMS,因为他们最常使用它。因此,应考虑这些团队成员的意见。分析有问题的CMS软件必须提供什么,它是否符合贵公司当前的要求,以及它是否能够管理贵公司可能缺乏的领域。

建议--最好咨询那些长期使用CMS平台的人,以更好地了解是否走在正确的轨道上。询问他们面临的障碍、考虑的因素、主要要求和其他问题。

足够的支持--必须确保CMS软件能够提供足够的支持,因为在使用该软件时可能会遇到一些小问题,尤其是在开始时。请确保与供应商讨论此方案,并仅在对所提供的支持感到满意时才继续。

轻松集成--就内容管理系统而言,集成至关重要。提前了解CMS软件是否可以轻松与其他平台集成是有好处的。

最后,有问题的软件应该适合企业的预算。

成本和定价考虑--在购买任何软件之前要考虑的一个关键因素是成本。通过全面了解实施的总成本,可以避免在支出方面可能出现的任何令人不快的意外。实施CMS平台是对企业的一项投资,因此了解它是否有助于获得任何回报至关重要。如果是,那么到什么程度。

必须考虑一些非常明显但很重要的事情——许可成本。CMS软件许可证的平均有效期为三到四年。许可证费用取决于各种标准,例如所需的帐户数量、需要管理的网站数量以及是否添加任何附加功能。此外,供应商还收取年费,包括升级、维护、错误修复等。


另一个成本领域是企业可能决定向开发人员和编辑人员提供的培训,为他们提供使用软件所需的培训。


要问自己的问题

使用这些问题作为内部对话的起点:

实施CMS软件的成本是多少?

我的企业如何从该软件中受益?

我希望CMS为我的业务做的主要事情是什么?

实施此CMS软件会使我的业务运营更轻松吗?

CMS软件将如何帮助我的企业进入新兴市场?

这个CMS软件会让我企业中的开发人员和营销人员的生活更轻松吗?

该软件是否适合我企业的规模、性质和要求?


要问供应商的问题

使用这些问题作为与供应商对话的起点:


关于软件

有可用的SaaS(软件即服务)选项吗?

CMS软件的可扩展性水平如何?

开发人员需要哪些技能来确保软件的顺利运行?

在这个软件上编辑内容有多容易?

每天需要多少团队成员来管理和维护此软件?

修改需要多长时间才能反映在网页上?

CMS软件将如何利用现有工具?


关于供应商

行业经验是什么?

是否提供CMS软件的演示和培训?

迄今为止,有多少公司使用过CMS软件?

提供哪些支持和服务?

软件的实现过程是怎样的?


综上所述

为企业选择理想的内容管理系统可能是一项艰巨的任务,应该给予足够的考虑。本指南是所有对实施CMS解决方案最适合平台感兴趣的人的起点。