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员工排班软件采购指南

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员工排班软件使用算法和数据驱动技术来简化员工排班的创建和管理。它使免于每周重复性任务的折磨,例如填写员工详细信息和通过以分钟为单位分配班次来计算小时数。日程安排计划遵循一组预先确定的规则,为企业创建最有效的日程安排。他们在考虑可用性、需求、员工偏好和劳动法的同时自动化手动流程,以提供一致的结果并提高生产力。

除了企业流程之外,员工排班软件还可以将管理人员从纸质日程表的束缚中解放出来。团队领导可以访问详细的员工信息以及并排查看选项,以尽可能建立最有效的日程安排。他们可以在进行调整时考虑员工的偏好,并收到有关任何轮班修改或重新安排请求的即时通知。员工排班系统还可以帮助管理人员评估每位员工的空闲时间,同时发现漏洞,从长远来看可以节省时间和金钱。

由于排班计划会实时更新员工的可用性,因此企业在准确预测特定时期的潜在劳动力的同时,会变得更有效率,更少担心劳动力成本。例如,如果公司在周末晚上最忙,系统将通过报告提供此信息,经理可以相应地计划时间表。

根据日程安排软件的类型,员工还可以从其实施中获得巨大收益。借助大多数利用云的现代平台,员工可以立即获得日程变更通知,并可以从任何地方在移动设备上查看这些通知。员工也可以使用该平台来计划他们的可用性,而不是依赖于经理。

部署方法

选择正确的部署模型是实施选择的软件的关键步骤。今天的大多数程序都是通过云或通过内部部署策略部署的。基于云的解决方案通常具有较低的前期成本、自动更新并且可以更快地实施。由于这些原因,它们的受欢迎程度大幅飙升。但是,业务类型、行业和服务产品应该决定想要采用的部署方法。在选择适合独特要求的选项之前,需要考虑以下几点:


基于云

基于云的解决方案通过网络部署,允许用户在任何地方访问它们,只要用户拥有必要的登录详细信息和互联网连接。无需手动备份公司数据,因为它会自动保存在云端。这样,可以放心,信息是安全的。通常不涉及安装或维护成本。

这些系统非常方便且具有成本效益,可以在多个地点和施工级别实施。经理可以通过他们的移动设备远程批准日程变更。云托管解决方案还让员工可以随时随地方便地登录工作。如果互联网使用受到限制,这些系统还会在工作时间使用时钟更新本地登录信息。员工还可以利用在线门户访问信息、更新和记录。

然而,基于云的软件提供了最低级别的物理系统控制。企业主无法访问或控制存储公司数据的物理服务器。


内部部署

内部部署软件直接安装在本地服务器上,并且只能由专用网络中的用户使用。还必须定期备份数据,以便在计算机出现故障或需要更换时恢复数据。

如果Internet连接不可靠并且使用特定于某个位置,则此部署策略很方便。当需要管理许多位置时,平衡变得更加困难。数据必须手动控制并物理传输到一个地方。但是,异地员工或漫游员工无法远程打卡。

内部部署软件的主要优势在于企业可以控制和拥有软件的物理位置和服务器。关键个人可以物理访问存储数据的实际服务器。


主要好处

如果一直遵循本指南,很明显希望提高员工排班流程的效率。尽管调度计划对每个企业的好处各不相同,但让我们谈谈实施它们如何对有利。以下是可以从这些系统中获得的一些优势:

更快的调度--员工排班在手工完成时非常耗时。需要考虑无数因素,例如需要大量手动输入的员工可用性、工作时间、加班时间和劳动法合规性。员工排班计划在处理假期和换班请求的同时快速建立和修改排班。某些应用程序会自动填充字段,因此可以花费更少的时间来创建它们。这些工具实时存储和更新员工数据,以帮助创建最佳时间表,让足够多的人来应对所有轮班。

高效换班--了解不断变化的员工可用性以实现最佳转变总是有益的。这些工具会通知管理人员意外的员工缺勤以及完成轮班任务所需的额外人员。他们还通过从后备员工名单中提出建议来帮助找到合适的替代者。

遵守--忽视员工文档和商店凭证会对日常流程产生负面影响。这使得监控员工凭证并确保他们遵守规则和规定变得至关重要。调度工具会向员工发送警报以更新他们的工作授权,同时暂时阻止那些证书过期的人。

评估企业资源--从考勤信息到绩效评级,这些系统为提供详细数据,帮助准确评估公司资源。不时跟踪资源池使能够采取主动决策,例如为关键职位雇用技术人员或在休假请求重叠时提前调整时间表。

削减劳动力成本--员工排班软件简化了员工工作时间和工资数据的记录,同时提供了对当前和未来费用的洞察。可以通过准确跟踪历史信息来确定每个班次的劳动力需求,从而优化劳动力覆盖范围。它还可以帮助预测数量以相应地计划班次,同时控制计划外加班成本以优化总体劳动力成本。

程序一致性--忘记或忽视员工休假请求可能会给运营带来麻烦。通过方便地访问时间表,员工也将能够更好地计划。根据一份研究报告,87%的员工希望能够控制自己的日程安排。更方便的访问会带来更健康的工作与生活平衡,并最终提高员工的士气。当每个人都快乐时,工作场所整体上将是一个更愉快的地方。


要问自己的问题

使用这些问题作为内部对话的起点:

目前的生产力水平是多少,应该在哪里?

员工排班软件将解决哪些问题?

哪些功能对我的业务至关重要?

哪种部署策略可行?

有多少用户或位置将使用员工排班工具?

考虑到用户数量,内部部署或基于云的方法是否具有成本效益?

对于我的团队来说,软件会简单/复杂吗?


要问供应商的问题

使用这些问题作为与供应商对话的起点:


关于供应商

的定价模式是什么?

多久更新一次安全系统?

是否投资于软件改进?

或供应商提供什么样的培训和支持?

还有哪些其他自学选项可用?

如何处理技术或其他问题?


关于软件

该解决方案是否适用于移动设备?

它是否支持与我现有的应用程序集成?它集成了哪些其他外部模块?

它生成什么所有报告?他们可以个性化吗?

什么所有定制都可用,它们是否需要额外费用?


综上所述

精心挑选的员工排班软件有助于轻松创建和跟进员工排班。这个想法是为了避免阻碍业务运营的常见调度错误,消除猜测,同时为工作场所带来秩序。简化流程对确保企业在快乐的员工队伍中蓬勃发展大有帮助。

在寻找软件选项之前列出公司要求将使方法更加清晰。本指南是客户寻找合适的员工排班软件以满足其业务需求的绝佳起点。