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企业克服信息管理挑战的方法

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技术进步使当代企业的生活变得更加轻松。作为一名企业家,可以通过使用复杂的软件在很大程度上减轻和员工的负担。也就是说,对于现代企业而言,这些问题并未完全消失。以信息管理为例。近年来,它已成为最紧迫的问题之一。

与过去不同,现代公司依靠信息蓬勃发展。这是他们的宝贵资产之一,它使每个人都保持一致。因此,信息管理不善可能对造成打击。但好消息是,有一些久经考验且值得信赖的方法可以帮助制定稳健的信息管理策略。让我们毫不费力地揭开它们的面纱:

可视化数据

数据可视化可以更好地了解绩效,并帮助制定优化的业务战略。如果想向股东和投资者等外部人员展示数据,也可以使用商业智能工具。


为贵公司招聘数据管理团队

员工的素质与用于管理信息的技术一样重要。几家公司已经开始招聘数据管理专业人员,以确保良好的信息管理。难怪管理信息系统的工作增长最近达到了历史最高水平,工资飙升至五位数以上。雇用团队还可以使免于与外包工作相关的潜在风险。


概述目标

最好从一开始就确定业务目标。我们掌握的信息量正在以令人难以置信的速度增长。但是,这并不一定意味着拥有的所有信息对于成功都是有用的或必要的。绘制出最有价值的信息块,并在合适的时间提供给企业内合适的人员。

在这个阶段,需要问自己想用数据实现什么目标。许多企业在没有任何目的的情况下保留了大量数据。这样,数据占用了大量资源而没有提供任何有形价值。因此,了解打算对数据做什么非常重要,以便只保留对公司有价值的信息。以下是贵公司可能考虑的一些可能目标:


改进决策

自动化业务流程

识别客户的模式和购买习惯


将注意力集中在信息治理上

信息治理(IG)是企业在创建、管理和共享其信息时必须遵循的一组规则和流程。有效的IG将覆盖整个企业,并确保所有员工了解创建和管理业务数据的正确程序。


给员工足够的时间进行数据管理

公司努力满足监管和业务要求,因为数据和信息量呈指数级增长。由于员工可以最好地根除违规行为并引发信息泄露,因此企业必须让所有员工参与合规管理。因此,企业必须优先为员工分配时间,以确定应保留哪些信息以及应处理哪些信息。尽管他们的日程安排很满,但假设员工会这样做是没有任何意义的。


制定记录保留计划

记录保留计划告诉员工他们需要将文件保留多长时间以保持合规性。企业通常会尽可能长时间地保存文件,以免需要它们。但是,在保留期之后维护数据可能成本高昂且存在风险。

企业不仅会因保存记录时间过长而浪费时间和金钱,而且在面临数据泄露或诉讼时,过期信息也可能成为一种责任。企业必须使用保留计划来企业、管理、定位、检索和保存其信息,同时确保合规性和节省时间。

除任何审计或诉讼文件外,所有信息都应在保留期结束时销毁。遵循随机销毁时间表是不够的。应该建立一个定制的系统,以确保尽快销毁所有符合保留要求的数据。


自动化信息的使用

自动化是技术的最大好处之一。它使劳动密集型任务机械化。猜怎么着?自动化在管理业务信息方面也非常有效。此类别中自动化提供的可能性没有限制。可以将其应用于当前手动的任何流程,从而帮助摆脱烦人且耗时的阶段。


让合适的人可以访问数据

数据安全性和数据便利性之间只有一线之隔。适当的数据管理增强了合适的人访问它的便利性。在采取此措施时,应该根据每个人对数据的角色设置权限和授权。

例如,虽然级别较低的员工可能不需要访问数据库,但他们仍然可以拥有一个仅供查看的区域,在该区域中数据篡改几乎是不可能的。另一方面,销售和营销部门可能需要访问数据,因此应该具有完全访问权限。根据不同部门的职能,可以决定应在多大程度上使他们可以访问数据。


现代化内容管理解决方案

许多公司都有一个单独的内容管理存储库来存储文档和非结构化信息。如果在其中之一工作,请确保当前系统充分满足内容管理需求。如果内容管理不能满足需求,最好更换它。我们建议选择现代基于云的解决方案。没有多少内容管理系统提供像它们这样的灵活性和功能。


结论

信息是当今企业所做的几乎所有事情的基础。无论是编写的电子邮件、查看和共享的文档,还是分析的电子表格,所有操作都围绕数据展开。因此,企业必须有效地管理信息流才能发展壮大。本文提到了一些可以帮助改进企业或公司信息管理的技巧。跟随他们以确保获得最大的结果。