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什么是人力资源管理系统?

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今天的人力资源工作比以往任何时候都更加复杂和复杂。员工信息管理涉及很多内容,用于从招聘和聘用到培训、评估等等的方方面面。这些任务背后的重要性和人力使得人力资源专业人员必须拥有HR管理软件来更有效地管理HR信息。

这就是为什么许多公司现在都使用HRMS(人力资源管理系统)——一种通过HR软件连接人力资源管理和信息技术的系统和流程的组合。HRMS可用于候选人招聘、工资管理、休假批准、继任计划、考勤跟踪、职业发展、绩效评估以及企业内员工信息的整体维护。

与人力资源管理相关的重复性和耗时任务的自动化解放了一些公司最有价值的员工,并使重点转移到文化、保留和其他具有高度影响力的领域。

HRMS和HRIS有什么区别?

术语HRMS有时与HRIS(人力资源信息系统)同义使用,但HRIS实际上是HRMS的一种。然而,在功能上,一种或另一种所提供的系统类型没有真正的区别。曾经,HRMS是一种比标记为HRIS甚至HCM的软件更完整的人力资源管理自动化解决方案,但许多公司的品牌重塑已经使不同的软件名称通常难以区分。下面提到了显着的差异。

今天,HRIS旨在跟踪数字数据和员工信息,例如员工的日程安排或SSN。HRIS还帮助人力资源部门管理他们的政策、程序和一般人员。HRIS的核心任务包括报告、培训、招聘、薪酬、福利管理、数据跟踪、工作流自动化和会计功能。

另一方面,HRMS更强大,由IT和HR管理技术组成。除了有关员工和申请人的非定量信息外,它还处理与HRIS和HCM相同的所有信息。一些独特的HRMS功能包括入职、员工满意度、工作绩效、分析、盈利能力等。


HRMS软件如何使企业受益

让HRMS软件处理HR活动是成功公司的一个共同点;在没有某种人力资源自动化到位的情况下,任何行业中都很少有企业取得成功。移动可访问性改变了现代人力资源部门,将信息和任务管理置于员工和经理的指尖。人力资源管理系统帮助有效地打破了官僚主义并“扁平化”了许多企业。

HRMS可以帮助大型企业和小型初创公司提高增长速度和生产力。以下是企业使用HRMS平台可以看到的其他好处的一些示例。

员工可以处理与输入其个人信息有关的某些文书工作,这将时间交回人力资源专业人员手中

HRMS具有内置安全性,包括限制授权用户访问和保护公司数据的身份验证措施

大多数HRMS平台允许用户根据其企业的需求自定义工作流程并获得最佳用户体验

企业负责人可以通过HRMS安排自动提醒和电子邮件,这将有助于确认消息,从而节省管理人员跟踪回复的时间。


人力资源管理系统的常见功能

人力资源部门的职能包括跟踪员工的历史、技能、能力、薪水和成就。用不同级别的HRMS系统替换某些流程可以分配信息管理职责,从而不会将大量信息收集严格委派给HR。通过允许员工更新个人信息和执行其他任务,信息更准确,人力资源专业人员不会陷入困境。

每个模块在HRMS内执行单独的功能,帮助收集或跟踪信息。例如,招聘将通过招聘和入职模块进行,员工绩效通过绩效评估和管理模块进行等等。


人力资源管理软件安全

在选择人力资源管理系统时,安全性是非常重要的。存储在HRMS中的信息高度敏感,包括专有的公司数据和有关员工的大量个人信息。公司必须选择一种利用安全传输方法(例如SSL)的解决方案,该方法在数据通过Internet传输时对数据进行加密。

内部安全也很重要;信息应由密码保护,密码具有与职位所需的不同级别的访问权限。虽然大多数公司现在允许员工访问部分HRMS解决方案,但员工必须了解维护系统完整性和保护其包含的信息安全(即不共享密码)的重要性。还应采取保护措施,以迅速禁止被解雇的员工访问系统。


如何为公司找到合适的人力资源管理系统

为公司选择和实施正确的HRMS可以对未来的增长和成功产生巨大的影响。虽然可以手动处理HR职能,但自动化系统可以帮助提高生产力水平,并可以改变公司在现代市场中的认知方式。然而,重要的是要记住,这些系统并不是“一刀切”;正如每家公司不同,市场上可供选择的系统也各不相同。


以下是为行业和企业确定合适的HRMS的一些提示:

了解HRMS的基本特征以及它如何解决由不断增长的劳动力和不断变化的企业结构带来的合规问题和挑战

确定几个供应商的优势并比较他们的表现

进行研究并发现哪种技术最能满足需求

确定哪种HRMS可为员工提供最佳用户体验

评估整个HRMS公司,包括其客户服务、实践和成功以及公司的产品