首页 - 博客 - 财务法务 - 合同管理软件选择清单

合同管理软件选择清单

财务法务 阅读 28

在开始购买合同管理软件的过程时,要考虑的最重要的事情是希望解决的问题。市场上有数百种解决方案,但如果能确定并专注于解决独特挑战和要求的少数解决方案,就可以使流程变得更加简单明了。

首先准确了解要寻找的内容、查看可用选项并进行研究以了解客户对每个解决方案的评价。一旦确定了可行的候选人名单,请与供应商联系,以便可以讨论需求并更好地了解每个系统将如何改进合同管理流程,同时牢记成功采用每个系统所需的时间和金钱系统。

浏览合同管理软件环境可能会让人不知所措,但如果知道需要该软件提供哪些帮助,就可以快速缩小选择范围并选择最符合独特需求的解决方案。

这是一个分步清单,可帮助指导完成合同管理软件选择过程。

合同管理软件选择清单


确定当前的合同管理流程:什么是有效的,哪里存在低效率?

这将帮助集中精力并加快软件搜索。通过只关注合同管理流程的问题领域,可以更快地实施解决方案,而不会干扰流程中已经运行良好的部分。 


咨询合同管理团队以获取他们的意见并确定合同生命周期中日常任务中需要改进的领域。

重要的是,合同管理流程中的所有关键参与者都参与项目和优先事项,以避免浪费时间和金钱购买未完全实施或改进运营的解决方案。


确定希望在合同管理解决方案上花费多少。

就定价而言,合同管理软件解决方案的范围很广。以明确的预算进入购买过程将帮助消除实际上不在价格范围内的选项。


制定合同最终目标。

在比较供应商和功能之前,应该完全了解希望借助软件完成什么。


根据特定需求和目标,确定“必备”和“不错的”功能。

一种常见的思路是,更多的功能总是会带来更好的体验,但情况并非总是如此。不符合需求的额外功能可能会被闲置,抬高价格,并使快速浏览系统变得更加困难。


如果有大量协议,请确定人工智能功能在优先事项列表中的位置。

人工智能功能可能因一种解决方案而异,因此请与每个提供商讨论他们如何使用人工智能来改善用户体验。


确定需要访问的用户数量以及希望在系统中存储的文档数量。

大多数解决方案的定价包由用户和文档的数量决定,因此在与软件提供商会面之前确定此信息将加快流程。


查看公司可以负担得起的解决方案的具体特性和功能,注意软件的范围或潜在限制。

各种解决方案专门解决承包过程的不同部分,因此找到最符合特定需求和预算的解决方案是关键。


与考虑的软件供应商安排产品演示。

产品演示是提出问题并理解为什么应该考虑一种解决方案而不是另一种解决方案的机会。


让 IT 团队审查正在审查的解决方案的安全功能。

选择的软件将用于存储一些最重要的文件,因此在做出决定之前,请确保对每个平台提供的安全措施感到满意。


请求免费试用选择。

产品演示有助于让了解每个解决方案的功能,但花时间使用该软件应该可以帮助快速确定是否对布局、功能和用户体验感到满意。


选择合适的软件。

选择的软件可能会在组织中使用多年,因此除了软件的功能外,最好根据对公司和团队的舒适程度来选择系统。


了解如何完整地使用该产品,并利用所有可用的培训资源。

一定要花费必要的时间来完全适应使用该软件,尤其是在初始实施和入职过程中。在投入时间和金钱寻找正确的解决方案后,需要确保和团队真正按照预期方式使用系统。


使用自定义报告衡量合同绩效和进度。

计划报告和建立合同管理 KPI将为流程提供重要的洞察力,并允许在必要时进行改进。


跟上软件平台和新功能的任何变化。

随着新功能的发布,请与客户经理和支持团队合作,确定它们是否与使用系统的方式相关,是否值得纳入日常工作。


在合同管理软件选择过程中投入的计划越多,它就越有可能顺利进行并导致团队采用符合特定需求和要求的解决方案。