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最佳项目管理软件的买家指南

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项目管理软件旨在帮助提高项目团队的效率。这对每个企业都是必要的,因为它可以让外部合作伙伴和团队成员密切关注使项目取得成果的工作的每个细节。

项目管理软件为大小公司提供了一个解决方案,帮助他们企业项目,这无疑是处理许多任务。该软件将所有工作组件整合到一个应用程序中,从调度到跟踪时间,并提高透明度、生产力和一致性。无论是计划活动、建造建筑物还是重组网站,它都是一款可帮助实现目标的软件。它们还有助于重新定义团队合作的方式。

使用项目管理软件,可以设置更现实的里程碑和截止日期,自动分配任务,并使所有成员专注于可交付成果。最好的软件可以帮助团队处理常见问题,例如延迟截止日期和自动重新安排受它们影响的任务。他们创建报告,让经理了解哪些团队成员在办公桌上的工作太少或太多。适合软件取决于企业的规模、预算和需求。

什么是项目管理软件?

项目管理软件为提供规划、企业、管理资源工具和开发资源估算的能力。项目管理软件可以根据软件的复杂程度执行多种功能。该软件有两种形式,基于浏览器和基于PC。

目前,该软件在几乎所有类型的商业软件中都有应用,从估算和规划到管理系统。项目管理软件也是一种工具,可帮助项目、企业所有者和人员经理跟踪可交付成果的进度。在企业中,项目管理是知识共享的重要工具,因为它可以在整个企业中促进正确的文档记录。


什么类型的项目管理软件适合业务

有各种类型的项目管理软件具有不同的功能。有些会超出预期,而另一些可能包含错误、错误和系统缺陷,因此请仔细查看。无论包含的功能如何,项目管理软件都分为不同的类别。以下是我们在市场上拥有的一些类型的项目管理软件。

基于网络/云:用户可以使用该软件访问网络应用程序并读取、写入或更改与项目管理相关的活动。对于跨部门和跨地域的分布式项目,这种类型是一个很好的解决方案。它们允许从任何计算机访问而无需安装软件。

客户端服务器:该软件安装在公司的服务器上,允许多个用户同时登录应用程序。这种类型集中保存数据并结合协作工具,以便用户可以共享知识。


什么类型的项目管理软件适合业务

根据公司的需求、业务要求和未来目标,有几种基于许可的项目管理软件可用:

开源项目管理软件:这些是提供源代码的开源软件。

免费专有项目管理软件:这些是功能齐全的专有项目管理软件的有限版本。

专有项目管理软件:项目管理软件的全付费版本,可在云或独立客户端服务器架构中使用。


项目管理软件的20个基本功能

当在寻找项目管理软件时,深入了解需求至关重要。必须清楚使用该软件的目的,因为这将使能够确定所需的确切功能。以下是需要在项目管理软件中寻找的一些主要功能。

项目规划:项目经理可以使用该软件来绘制项目任务,决定资助哪些项目、雇用哪些额外资源以及满足需求所需的其他投资。

文档:为了完成跟踪项目,应该有适当的文档。该功能使能够记录在整个跟踪过程中获得的知识。文档是帮助和企业简化更新变更、记录变更、记录技术和新情报的过程的关键。

共享团队日历:团队日历非常适合企业和安排会议。同步的团队日历可确保企业中的每个人都收到通知和警报。共享团队日历还允许添加关键截止日期,以便团队可以快速了解即将进行的更新。

多用户登录:该软件对它可以容纳的使用次数没有限制。企业中的用户被授予访问指定给他们的区域的不同权限。该软件提供两种类型的访问,即只读和读写访问。

项目跟踪:是项目管理软件的主要功能。该功能使能够跟踪上次完成哪项任务的团队成员,识别模范执行者,并了解整个项目的总体概况。

协作:这是软件的一个重要目标。使用协作软件,同事可以快速检查项目的最新更改,从他们中断的地方继续,以及从同事中断的地方继续。

仪表板:准确的仪表板使能够实现准确的报告。借助准确的仪表板,可以快速确定公司的KPI。仪表板还可以帮助为业务生成最佳报告。

任务计划工具:该工具概述了计划的所有项目任务,并允许轻松安排新活动。该工具通过为提供时间段视图来增强项目管理。时间段概览为提供了为每个团队成员预订的任务数量和小时数的概览。调度工具还有助于设定切合实际的截止日期并避免超额预订人员。

计时计费和自动开票:该功能非常适合在有多个客户的机构中工作。该功能使能够跟踪用户在任务上花费的时间,向用户添加小时费率,并根据已完成的工作编制发票。

项目预算仪表板:使用项目预算仪表板有很多好处。其中之一是创建财务报告仪表板并添加多个KPI以帮助反映进度。该功能还使能够向仪表板添加图表和图形,以实时接收有关项目进度的更新。

预算报告:这些类型的报告使能够跟踪开支,并为提供准确、快速的预算执行报告。该功能还允许项目管理软件将数据保存到计算机,并轻松导出需要的预算报告中的数据。

资源管理:在任何项目中,不仅需要管理团队的时间,还需要跟踪其他项目资源。这些资源包括项目过程和会议室中使用的材料。该功能还使能够概述所有计划和计划的资源并计算它们的使用成本。通过资源管理,还拥有一个绝佳的平台,可以避免因资源不足而可能产生的冲突以及避免过度分配。

项目KPI仪表板:仪表板为提供跟踪项目绩效的最快捷方式。还可以实时更新KPI仪表板中的信息。该功能包括重要指标,例如实际项目价值和计划项目价值,安排完成任务的百分比以及差异。

客户数据共享:在任何项目中,管理和存储客户数据都是非常必要的。该软件可以让完全做到这一点,还可以让创建一个客户数据卡,可以轻松地与其他团队成员共享。还可以插入客户的联系信息,并将发票和项目链接到客户资料

团队仪表板:这些类型的仪表板用作项目KPI报告工具。从团队仪表板,团队的所有成员都可以访问添加的图表、图形、关键绩效指标和指标。

文件共享:团队成员可以向系统添加信息,其他人可以随时快速访问信息。项目管理软件允许向项目添加文件以促进这些文件的快速共享。

任务优先级:在任何项目中对任务进行优先级排序都非常重要,尤其是在出现紧急问题时。通过使用此功能,可以在计划的日程中快速创建房间,而无需重新安排整个项目计划。

任务管理:定义任务、设置时间表和确定项目的关键路径是任何项目成功的关键。项目的经理和管理员可以监控截止日期并获得任务概览。

项目分类:该功能使能够按行业特定的类别名称对项目进行分类。此类类别名称包括搁置、完成和进行中。此外,项目分类功能允许将颜色代码插入任何项目以及对项目类型进行分组,以便于视觉参考。

自动电子邮件通知:项目管理软件可确保团队成员在项目更新时随时收到通知。有关项目确切进度的通知将通过电子邮件发送给成员。

联系人列表:你有一个很好的平台来存储你的联系人列表。项目管理软件还具有v-card功能,可让更轻松地导入和导出联系人列表。

甘特图:这些类型的图表使能够直观地了解正在进行的项目的确切位置。甘特图也非常直观。

里程碑:项目管理软件使可以将任何任务设置为里程碑,以有效地识别项目中的里程碑。里程碑的显示将与典型任务不同,因此易于识别并将在甘特图中自动更新。

项目所有权:项目管理软件中使用的系统跟踪项目的创建者和分配给项目中任何任务的任何成员。该系统还允许将计划设置为公共、私人或基于参与者。


项目管理软件有什么好处

项目管理软件是一种有效的工具,可以帮助项目经理尽可能提高生产力,无论是哪个行业。该软件的好处是无限的,但主要的要素包括:

中央数据库:拥有一个用于存储所有项目信息的中央数据库,而不是分散在不同员工本地

硬盘上的电子表格。

随时随地访问:团队可以随时随地访问所需的工作信息。

易于使用:可以节省员工培训的时间和金钱,因为工具直观。


项目管理软件的最新趋势是什么

由于业务实践、要求和期望的变化,项目管理领域正在发生转变。企业可能不再像过去那样使用有限的资源。以下是项目管理软件的最新趋势。

远程工作:日常劳动力的支付范围和移动性越来越大,增加了对远程项目工具和劳动力的需求。

自动化:诸如填写时间表、每日更新之类的任务现在位于集成到该软件中的令人兴奋的事情列表的首位。

大数据:这是影响项目管理的最关键的技术趋势,它可以识别团队中的薄弱环节,以便可以适当地挑战他们以提高生产力。

灵活的工作时间:数字工具和移动设备对团队的整体生产力有积极影响,因为它可以帮助他们延长工作时间。

敏捷管理:敏捷作为一种项目管理方法越来越受欢迎,它重视速度而不是完美,并依赖于快速修复以在第一时间完成工作。


如何选择合适的项目管理软件

当今市场上充斥着许多项目管理软件,并且新系统继续以稳定的速度发展。选择合适的软件取决于许多因素,包括项目类型、管理风格、团队、团队如何协作以及如何存储工作和获得批准的任务。以下是购买前需要考虑的一些因素。

排程工具:如果想有效地处理项目,将需要专业级的排程工具,因为基本软件不会以甘特图格式显示项目计划,只会向显示任务列表。

任务管理:该软件还应该包括将任务分配给团队中的其他人的能力,以便他们知道他们应该关注什么工作,并且应该能够以对有意义的方式对任务进行排序。

外部共享能力:寻找使项目数据可供企业外部人员使用的功能,因为这在与承包商和第三方合作时特别有用。

安全性:查看首选的软件提供商提供的安全选项,并确保他们拥有专用的托管平台,以确保客户的数据安全无虞。

专业界面:选择软件产品的主要标准应该是功能性,但选择看起来有吸引力的东西并没有什么坏处。

仪表板和图形报告:寻找一种具有内置仪表板并且可以根据每个利益相关者的需求量身定制的工具,因为以图形格式显示报告的工具通常很方便。