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文档管理软件的用途和优势

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在本文中,我们将解释什么是文档管理软件,以便了解系统的用途以及它如何使业务受益。

文档管理软件的定义

首先,让我们谈谈什么是文档管理。从本质上讲,它是管理文档的过程,这些文档涉及如何创建、共享、企业和存储以供将来检索。这对许多企业来说至关重要,因为这是文档安全和恢复所依赖的地方。这些是建立文档管理系统的两个部分:

创建

第一个关键步骤是制定计划。制定有关如何创建各种类型文档(无论它们是发票、电子邮件、资产负债表、销售手册和报告等)的规则,以实现一致性和更轻松的企业。决定将如何存储文档(指的是它的存储和它们的企业方式),以便可以确定如何简化其检索。最后,确定如何保护文件安全的方法。

执行

下一步是确保企业中的每个人都遵循正确的实施。让每个人都遵守规则至关重要,否则,建立文档管理系统将无效。一致性是成功管理文件的关键。因此,请定期检查团队的绩效和DM计划的执行情况。

虽然听起来很简单,但上述步骤实际上很难完成。自动化、简化和优化这些手动流程的解决方案涉及转移到数字环境并使用软件程序来处理所有文件。


文档管理软件的好处

确定文档管理软件的用途对于了解它是否适??合业务以及它是否会为运营增加价值是必不可少的。它还将帮助定位特别需要的功能和工具,以最大限度地利用它们。我们将列出可以从DM系统获得的一些优势,这些优势可以解决企业的问题和瓶颈。


优化文件处理

随着纸张的增加,当它把办公室变成一个存储空间时,它就会变得很麻烦。从长远来看,它会影响公司的效率和安全性。文档管理软件的一个基本和主要目的是以最低的运营成本高效、快速地管理企业的数字文档。这有助于团队成员了解他们负责的每个文件的更新,并与他们的项目保持同步,包括位于不同地点的项目。


提高可访问性

访问物理文件可能具有挑战性,因为它们必须始终与同在。他们冒着落后的风险,不允许远程工作。另一方面,大多数DM软件程序让即使在旅途中也能访问文件。可以在任何计算机或设备上使用它,例如智能手机和平板电脑,因此可以立即进行修改。


简化文件搜索和检索

如果曾经尝试在一堆杂乱无章的文件和文件夹中拖着脚走,就会知道在执行繁琐的任务时浪费了多少时间。数字文件系统使企业、搜索和调整文件更容易,从而减轻痛苦的过程。大多数DM软件程序都具有光学字符识别技术,可根据名称和关键字等特征来增强文件的可搜索性。它也可以在多个参考文献下归档,例如名称、日期和文件编号等。这加快了通过全文搜索框和索引类别检索文档的过程。


降低成本

可能认为物理归档系统不花钱。正如我们之前提到的,根据研究,找到一份错误归档的文件需要花费两位数的数字。而且必须花费三位数来重新创建丢失或损坏的文档。从长远来看,这些可以加起来,因为公司平均每天丢失两到五个文件。购买文档管理解决方案被视为一项投资,因为它可以为公司带来宝贵的回报。此外,它还可以在打印文档时降低墨水、纸张、邮资和其他耗材的成本。


编辑和更正

有时必须对文档进行修改。使用物理副本需要再次打印文件以添加更改。根据需要,必须对其进行审核、签名、传真或再次发送。当需要进行调整时,可以轻松地在DM软件中转换数字文档,因为它们具有响应性。它还具有强大的备份解决方案,可确保文件得到保存和保护。


加强安全

企业深知保持文件安全的重要性,尤其是当文件包含机密和敏感信息时。未能保护这些可能会损害公司的诚信。DMS使用基于角色的访问控制确保所有文件都受到保护。这是一项必不可少的功能,因此可以管理每个用户可以访问哪些文档并限制他们可以执行的操作。


促进合作

就其目的和性质而言,协作解决方案通常包括文档管理功能,反之亦然。例如,打印文档副本然后与团队成员比较笔记会消耗时间并浪费物理资源。另一方面,使用该软件可以让一起处理单个文件,并在进行更改时接收实时更新,以确保每个人在编辑时都在同一页面上。通过改善信息共享,可以在多个位置访问从各种来源捕获的文档。


有环保意识

创建文档的物理副本会使用大量资源,特别是因为许多公司每天都需要它。仅纸张就占垃圾填埋场废物的25%。再加上打印机使用的能源和墨盒的处理。转移到数字存储可以减少贵公司对废物的贡献,并消除繁重的处理工作。

这些只是可以满足贵公司DM要求的部分优势。同时,DM软件程序并非一成不变,每个程序都具有使它们彼此区分开来的功能和特性。因此,查看文档管理软件的一些示例对于了解哪一个适合数字归档需求至关重要。


文档管理最佳实践

文档管理系统无疑有助于简化官方文件的创建、修订和存储。但是,不应期望这些软件解决方案会自动了解希望如何企业文档。重要的是要花一些时间来了解如何让这些平台为服务。

可以通过使用文档管理最佳实践来充分利用其功能。有了这些,可以微调数字归档流程,同时最大限度地利用新软件。

遵循命名约定

文档企业从命名文件的那一刻开始。使用杂乱无章的命名系统,将很难对文档进行排序和存档。这就是为什么遵循命名约定很重要的原因。在构建命名方案时,请考虑以后如何检索文件。可能希望根据文件的创建时间开始文件名。在这种情况下,可以在文件名中添加日期戳或版本号,以便于跟踪。还可以选择根据文档的内容类别来企业文档。此外,应该尝试对字符数和特殊字符设置限制,以便将来更轻松地进行搜索。

制定文件保留政策

无论现在某份特定文件对有多重要,几个月或几年后都可能不再需要该文件。话虽如此,需要提出文件保留策略。可以为某些文件设置到期日期,并创建一个指南来确定何时应删除特定文件。这使可以使数据库免受任何不必要的文件的影响

创建索引系统

仅仅因为文档现在是数字化的并且可以简单地搜索需要的文件并不意味着不再需要索引系统。有时需要扫描特定主题的文档而不是搜索特定文件。通过为数字数据库创建索引,可以更轻松地处理此任务。