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资产管理软件采购指南

财务法务 阅读 912

资产管理软件是一种数字化工具,使资产管理者和其他用户能够在整个资产生命周期内跟踪和管理所有类型的资产;从规划和采购,到运营和维护,再到处置和更换。通过更深入地了解每项创收资产的生命周期,企业能够最大限度地提高整体投资回报(ROI),并显着减少采购和维护支出。

什么是资产管理?

资产管理是规划和管理企业获取、运营、维护和处置资产的过程的行动;有形的和无形的。企业资产的管理包括有助于监控和跟踪企业最重要和财务依赖的资产的各种因素。无论是建筑物、机械、设备还是车队资产。

有效的资产管理协议使企业能够最大限度地提高生产力并提高运营效率。以及授权资产经理就资产收购做出明智的决策,并减轻维护和运营资产的财务负担。


什么是资产管理软件?

资产管理软件是一个专为企业设计的系统,旨在提高其创收资产的可用性。特别是那些对企业日常运营至关重要的资产。它使用户能够跟踪设备的位置、了解维护成本并优化资产的使用寿命。


资产管理系统的目的是:

提高业务中所有资产的可见性

优化关键任务资产的使用寿命

降低与采购、合规性和维护相关的成本

改进并确保合规性


正确的资产管理系统还将为用户提供在一个集中式资产登记系统中管理其整个资产目录所需的工具。无论是工具、库存、机器、设备、软件还是基础设施。

它还确保使用蓝牙、RFID、GPS和条形码等物联网设备进行实时数据收集。这使资产管理人员能够了解资产的存储位置、哪些人员正在使用它们以及它们的使用方式。以及精确定位资产的确切位置以降低丢失或被盗的风险。

还值得注意的是,有各种类型的资产管理系统可以帮助企业管理不同形式的资产。它们包括用于管理流动资产和固定资产、IT特定资产、软件资产、金融资产、车队资产和基础设施资产的工具。


为什么重资产企业需要资产管理系统

资产管理软件对于所有类型和规模的资产密集型企业都很重要,尤其是它们产生收入的方式。正确的工具有助于确保良好的投资回报率、最大限度地提高资产绩效并改进生命周期管理。但是,这只是皮毛。


典型的资产管理系统具有以下工具:

建立准确的资产登记册

跨多个站点和设施实时跟踪资产位置

监控资产性能和状况水平

提供高效准确的财务规划

部署维护计划以降低成本和停机时间


根据企业拥有的资产数量,典型资产管理系统中收集的数据可能非常庞大。它可以收集和存储实时性能、用户权限、总使用量、位置、成本以及维护和维修等数据。后者对于避免意外停机至关重要。

该数据还提供了确定每次购买的总拥有成本(TCO)的洞察力。有了这些信息,资产经理就可以知道拥有资产是否超过了总运营成本。更容易决定何时或是否应更换或处置老化资产。从本质上讲,计算TCO的过程始于规划;资产生命周期管理的第一阶段。


资产生命周期管理的重要性

资产生命周期管理是一种资产管理的战略和分析方法。资产生命周期的典型过程可以分为四个关键阶段。

为了从存储在资产管理系统中的数据中受益,了解资产生命周期管理的四个阶段非常重要。这些阶段是:

规划

采购/收购

运维

处理


通过资产跟踪软件、维护管理、预算和报告等工具,资产管理软件有助于优化资产在整个生命周期中的使用。以及衡量资产何时达到最佳峰值性能并分析其剩余使用寿命。在最终计划维护工作或更换之前。

这种详细的数据驱动的资产生命周期管理方法还可以确保企业尽可能长时间地保持资产运营。

所有这些以及其他功能,例如计算折旧值、识别资产角色、确保健康和安全以及采取预防性维护方法。


不同类型的资产管理软件

与所有企业一样,全面了解工作场所中的所有关键任务资产非常重要。特别是那些对产生收入至关重要的那些。

虽然典型的资产管理系统会提供管理各种不同资产所需的工具,但企业为它们选择正确的资产管理软件很重要。


固定资产管理

固定资产通常以实物形式存在,并列在资产负债表的不动产、厂房和设备(PP&E)下。虽然版权和专利等无形资产也可以归类为固定资产,但它们更常被视为有形资产,包括:

基础设施

建筑物和财产

土地

机械和工具

办公用品

车辆

家具和固定装置

即使企业的资产可能是固定的,它们仍然需要使用正确的固定资产管理工具进行广泛的监控、跟踪和管理。这是为了确保进行有效的预防性维护,并帮助收集可用于未来采购决策的必要分析数据。


IT资产管理(ITAM)

固定资产管理工具仅关注物理形式的资产,而IT资产管理系统则同时监控企业的软件和硬件资产。ITAM工具通常被称为IT库存管理,使公司能够生成跟踪资产的IT资产登记册,例如:

本地软件工具

基于云的软件应用程序

电脑

台式机

监视器

智能手机/手机/平板电脑

路由器和服务器


软件资产管理(SAM)

软件资产管理工具用于管理整个企业中软件的购买和使用。与ITAM不同的是,软件资产管理软件仅管理软件资产,不包括计算机和服务器等IT硬件的管理。SAM使企业能够:

在一个单一架构程序中跟踪和监控软件许可证

执行SaaS和软件许可管理

深入了解意外成本和支出

保持合规并避免意外的软件合规费用

了解软件内容的生命周期


企业资产管理(EAM)

企业资产管理的典型功能旨在控制和衡量资产绩效,以最大限度地延长资产的使用寿命。它是一种工具,使重资产企业能够专注于其资产的管理、维护、状况和性能;从采购到处置。尽管在某些方面与CMMS软件相似,但EAM系统提供了以下功能:

资产管理和跟踪

工单管理

维护计划和调度

资产分析和报告

采购采购管理

劳动力和库存管理


金融资产管理

金融资产管理工具用于跟踪和管理企业的所有金融资产,包括贷款、投资基金、债券和合同协议。


基础设施资产管理

通常由建筑公司和公共部门等大型企业使用,基础设施资产管理工具有助于管理更大的实物资产。包括道路、桥梁、公用事业和交通。


资产管理软件可以用来做什么?

资产管理系统充满了工具和功能,可以减轻跟踪和监控资产生命周期的压力。尽管功能可能因业务所需的系统而异,但资产管理软件可用于许多行业的各种不同操作。

物业、设施和楼宇管理

物业、设施或建筑物占固定资产总成本的5%至20%。但是,有能力执行有效的财产资产管理会有所帮助。它可以记录固定资产的购买价格、升值、折旧和最终处置价格。

除了财务要求外,物业和设施还需要有计划的维护。以及清洁、安全管理、访客跟踪和能源管理。资产管理系统可以帮助安排、记录和报告这些活动。


物业资产管理软件可以提供以下框架:

开发和维护有效的资产登记册

计算固定资产的升值和折旧

安排、跟踪和监控维护活动

记录清洁活动

管理工作场所布局

跟踪访客和居住者以确保安全

物业能源管理


软硬件资产管理

企业可以从其IT资产中收集大量有价值的数据。包括实时位置、工单状态、用户、使用情况和许可证续订。基于云的资产管理系统可帮助企业维护其数字资产的准确资产登记册。

与硬件一起,大多数资产登记册中包含的一项关键资产是软件。软件资产管理可以帮助企业降低软件拥有成本。以及优化所需软件资产的数量,并保持与供应商合同的合规性。

标记、跟踪和报告硬件资产有助于采购和处置它们。而且,重要的是,公司可以了解哪些员工使用了每种资产。


库存管理解决方案可以:

提供库存的按需视图

管理权利和端点

了解云和内部部署IT资产的使用数据

将IT网络围起来以确保网络安全

监控软件供应商合同的遵守情况

轻松了解拥有哪些资产以及谁在使用它们

设备和机械管理


设备和机械的计划外停机可能会造成总收入的3%到18%。因此,企业更愿意最大限度地延长机器的正常运行时间。

资产管理软件提供了一个框架,可以帮助安排计划性、预防性和反应性维护。这包括安排维护、企业内部和外部工程师以及发布工作订单。以及购买备件和计划处置。专门用于设备和维护管理的资产管理工具称为计算机化维护管理系统(CMMS)。

维护设备和机器、生产目标和公司目标是相互关联的。大多数基于云的资产管理工具有助于以对生产影响最小的方式企业计划性和预防性维护。

大多数AMS解决方案中使用的有效技术是物联网(IoT)。这允许设备和机器相互交谈。传输操作条件,例如温度、压力和服务状态。物联网设备可以捕获这些数据并提供有见地的报告以增加机器的正常运行时间。


有效的计算机化维护管理系统将帮助:

安排计划和预防性维护活动

为内部和外部维护工程师分配工作

订购更换零件

优化维护成本

有效管理反应性维护活动

提高设备和机器的使用寿命和正常运行时间

库存和库存管理


资产管理软件的资产跟踪功能通常用于跟踪库存和库存。以及固定资产,如建筑物、财产和设施。

用于跟踪库存和库存的技术可以是RFID、条形码和NFC。通常,手持扫描仪用于读取资产。

通常,库存与用户、位置和项目相关。在某些情况下,它也可以出租。

基于云的资产管理工具使公司能够了解其所有库存和库存的详细状态,并将帮助:

减少和消除幽灵资产

跟踪租赁和自有库存

使用RFID、条形码和手持式扫描仪来标记、跟踪和报告库存和库存


车队管理

就像财产和库存一样,现代资产管理工具可以帮助跟踪车队资产的位置。经常用于跟踪车队资产的技术是全球定位系统(GPS)。以及数字化工具,如车队管理软件。

专门用于管理车队的资产管理工具称为车队资产管理工具。这些工具可以为企业提供各种重要数据,例如每个车队资产的速度。例如,可以为车队车辆运营商安排和监控定义的规则和协议。


基于云的车队资产管理解决方案将:

跟踪车队资产的位置

跟踪车队资产的速度和交通合规性

优化提货和送货流程

降低车队维护成本


资产管理软件解决方案解决哪些问题?

通过允许企业跟踪和记录其资产,资产管理软件解决方案可以成为有效库存和生命周期管理的重要工具。有了AMS系统,企业就能够收集关键资产数据。例如实时位置、总使用量和当前使用量、用户权限和维护计划。

但是,如果没有AMS系统,企业可能会遇到许多问题。五个主要问题是缺乏对资产的控制、缺乏实时数据、不知道资产的总拥有成本、缺乏团队之间的可共享数据以及对丢失或被盗资产的持续支出。

但是,借助资产管理软件解决方案,企业能够更好地处理这些问题并努力解决这些问题。


缺乏对商业资产的控制

AMS使能够一致、持续地跟踪和记录资产的生命周期过程。有了这个,企业就能够了解资产从收购到处置的过程和旅程。这可能涉及收集有关资产位置历史记录、资产何时使用以及由谁使用的数据,甚至允许将资产分配给特定项目或员工。


缺乏实时数据

通过在AMS工具中使用跟踪和标记功能,企业能够实时跟踪和收集数据。RFID标签和GPS跟踪器等功能提供实时位置、当前工作订单和当前工作订单状态等信息。而且,与手动输入电子表格的过程不同,实时数据几乎可以立即更新并添加到资产登记册中。从而消除了人为错误的可能性。


不知道总拥有成本(TCO)

通过收集维护报告和可用性等基本数据,企业能够更准确地计算资产总拥有成本。这可以减少资产购置支出,通过定期维护和维修优化资产的可用性,并有助于确定何时应该更换或处置老化的资产。


团队之间缺乏可共享的数据

无论是小型企业还是企业,实施资产管理软件的一个优势是使用一个集中式中心。该中心可以跨所有团队和部门访问和更新,这意味着企业内的每个人都可以访问重要的资产数据。


丢失或被盗资产

资产丢失和被盗会对业务运营和成本产生巨大影响,25%的员工承认丢失了工作资产。但是,主要是通过跟踪和标记功能使用实时数据,这个百分比可以降低。管理人员可以访问诸如实时位置、资产上次使用的位置以及资产上次使用的人等数据。例如,可以通过使用安装在公司车辆中的GPS跟踪器来改进车队管理。