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合同生命周期全流程管理有哪些环节

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合同敲定所有业务协议。为了降低合同管理中的风险并建立战略关系,合同要经历合同生命周期的7个阶段。

合同管理在日常任务中发挥了更大的作用。显然,这是因为企业在不增加员工人数的情况下努力提高生产力。随着业务交易中合同数量的增加,合同必须节省时间,而不是消耗更多时间。

全面了解合同管理流程可以最大限度地减少在管理任务上花费的时间。此外,可以最大化策略以加速和自动化交易。

阶段1:合同管理准备——确定需求、确立目标、设定期望和定义风险

合同是具有法律约束力的文件,不应掉以轻心。因此,使用正确的资源进行组织和准备非常重要。

正确确定需要签订合同的需求、原因和最终目标,可以使任何决策变得更加容易。


合同管理应该:

寻求定义和减轻关系中的风险

预见在文档的生命周期中可能发生的场景

在合同中考虑这些不同的结果

例如,合同中的协议条款应说明如果客户申请破产、倒闭或出售公司,以及可能出现的任何其他突发事件会发生什么。

另一个例子是客户的定价条款合同。本文档的一个目标是在任何情况下为企业提供财务保护,并确保在协议中概述的任务完成后付款。

良好的合同管理确保即使业务关系牢固,每一方都能准确获得合同中的内容。

一旦我们确定了创建合同的原因,就可以开始起草合同了。


第2阶段:起草合同

咨询内部法律顾问或律师是明智之举,尤其是在存在任何不确定性的情况下。更好的是,使用由法律团队起草的预设模板,以确保所有信息都是最新的,并自动包含所有必需的条款和条款。

在起草或撰写合同条款时,注意具体的措辞很重要。任何歧义都会让合同有待解释,甚至是逗号。还需要考虑州和国家/地区的法律。如果两方位于不同的位置,则尤其如此。

在需要经理批准或有审计程序的公司中,在完成交易之前需要满足所有批准要求。

例如,公司需要在合同批准之前满足采购政策。在合同管理平台中,这就像设置审批工作流一样简单。简单地说,谁需要批准合同,谁就会收到通知,可以实时查看、编辑和评论合同。


第 3 阶段:在敲定合同之前获得批准

在需要经理批准或有审计程序的公司中,在完成交易之前需要满足所有批准要求。

例如,公司需要在合同批准之前满足采购政策。在合同管理平台中,这就像设置审批工作流一样简单。简单地说,谁需要批准合同,谁就会收到通知,可以实时查看、编辑和评论合同。


第四阶段:合同谈判

无论在合同的初稿中进行了多少研究、计划和准备,谈判几乎总是随之而来。合同谈判应该从透明和信任开始。在对话之前预测和研究对方的需求可以简化流程。此外,它为持久的关系奠定了坚实的基础。

当红线开始时,最容易使用合同管理平台,这样双方都可以查看工作文档以进行实时更改和协作。

电子邮件和离线文档可能会造成混淆并导致代价高昂的错误。对话和合同的单一事实来源将导致更快的谈判和为双方提供可见性的合同。


第五阶段:签订合同

签署应该是合同中最简单的部分。双方都同意,措辞准确,下一步就是将其正式化。

然而,许多企业在全国甚至全球范围内签订协议,获得签名并不像亲自见面那样简单。特别是在截止日期紧迫或时区不兼容的情况下,隔夜邮件甚至电子邮件可能不是更快获得签名的最佳方式。

一个具有法律约束力的在线签名(电子签名)可以解决所有这些问题,让行动更快。更重要的是,它加速了签名和收入。


第6阶段:跟上修订和修订

合同很少停滞不前。修订和修订是合同生命周期的常见部分。不幸的是,跟踪更改和对每一方的影响可能会令人困惑。

此外,这是实施可靠流程(例如合同生命周期管理平台)以轻松记录编辑和添加修改的另一个原因。保持领先于变化是很重要的。此外,请确保双方完全了解并同意任何修订。


阶段7:签署后管理——审计、更新和义务

最后,一旦签订合同,合同生命周期管理就不会停止。特别是,执行定期审计可确保各方履行义务并实现价值。

应为截止日期和续订设置警报。错过续约意味着失去继续合作的机会,对公司来说最重要的是,收入损失。在更新时间之前意识到并保持联系表明了这种关系的可靠性和关心。此外,这项努力将继续建立信任和忠诚度。


推进合同管理

合同管理是一项耗时的任务。幸运的是,它有可能成为建立业务关系和创造收入的最有利可图的领域之一。

合同生命周期管理平台通过以下方式简化合同管理流程:

通过模板和审批工作流程管理和避免风险和合规性问题

通过在线红线简化合同谈判

通过在线电子签名提供更多收入(更快),以及跟踪签署的文件,帮助组织抓住否则错失的机会