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实施新合同管理系统的四个关键

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1. 评估合同管理的现状

在实施新的合同管理系统之前,首先需要准确评估系统的当前状态,识别其缺点并提出解决方案。并且需要在法律部门之外争取当前系统的其他用户的帮助和支持,例如销售团队、人力资源和研发部门。  


以下是在评估过程中要问的一些问题:

合同活动是以分散的还是临时的方式进行的?也就是说,合同是根据个人律师创建的模板起草的,还是简单地通过将它们汇总到文件柜中来管理的?

是否有一个普遍的共识,即合同需要花费太多时间?涉及的步骤太多?获得批准是否困难/耗时?是否杂乱无章,尤其是在跟踪截止日期方面?是否支持人员太少,造成系统瓶颈?

如果以上任何一个问题的答案是肯定的,请进一步考虑:

是否有任何或所有当前工具(归档系统、政策、程序、电子表格、数据库、信息技术)不足以完成任务?

自动化可以在流程中的哪些方面提供帮助?

在其他地方使用的哪些其他系统、技术或最佳实践可以帮助改善当前状况?

一旦进行了评估并收集了信息,请在报告中记录发现和解决方案。该报告将帮助向高层领导或任何公司预算部门提出变革理由。

2. 获得高层领导的支持

由于实施合同管理流程会影响整个企业的许多不同人员,并且可能涉及员工角色、公司流程和/或文化的变化,因此获得公司法律部门以外的高层领导的支持至关重要。

高级领导可以帮助:

向所有相关利益相关者阐明合同管理流程的重要性

制定关于战略、财务绩效以及法律和监管合规性的明确目标和期望

推动构建合同管理流程所需的组织变革

指导利益相关者实施合同管理流程

分配资源(如资金、人员和技术)来实施系统

改进公司战略、政策和实践


3. 吸引内部业务合作伙伴

为了成功开发和实施新的合同管理系统,提前与内部业务合作伙伴进行互动至关重要。这样他们就可以帮助提供他们的观点,帮助为所有人开发最好的合同管理系统。让他们提前参与还有助于获得他们的认同,这对于合同管理系统的成功开发和实施至关重要。

这些业务合作伙伴包括以下成员:

市场营销和销售

研发与开发

制造业

质量控制

后勤

采购

金融

风险管理

人力资源

其他相关部门


4. 通过让员工参与来战略性地管理流程

你做了仔细的分析,得到了高层领导的支持,并得到了其他关键部门同事的认可。恭喜!现在已经成功开发了一个改进的合同管理系统。但真正的工作才刚刚开始,因为现在必须实施和维护这个系统。法律部门的持续参与是这样做的关键。

具体来说,法律部门:

帮助确保所有关键利益相关者都接受有关新合同管理流程的培训

在整个合同管理过程的适当阶段聘请合适的业务人员

维护和更新支持合同管理流程的模板、政策和程序


在开发和实施新的合同管理系统时牢记这四个关键将有助于确保工作取得成功。