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合同管理的主要内容及10个步骤

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合同管理,有时也称为合同管理,是指公司为了管理与包括客户、供应商、分销商、承包商和员工在内的各方的合同的谈判、执行、履行、修改和终止而可能实施的流程和程序。虽然商人经常将合同准备视为“律师的工作”,这与合同方之间工作关系的重要方面几乎没有或根本没有关系,但合同实际上是决定任何业务安排成功与否的关键活动之一。

我们假设作为内部法律顾问的角色之一将是协助内部客户准备合同,并且与客户密切合作以提前建立对预期角色的共同期望是绝对必要的参与特定合同的谈判、起草、最终确定和监督。在大多数情况下,应该负责起草合同和所有相关文件,以及发现和解决特定的法律问题。公司内部的经理通常负责识别和解决与合同和双方之间的基本关系相关的所有业务和风险管理问题。然而,


对于每个提议的合同安排,应该养成检查可能期望采取的行动清单以协助公司的习惯。最终会制定自己的清单,随着时间的推移可以参考;但是,当刚开始时,我们建议考虑以下“有效合同管理的十大步骤”中的每一个:


1、确保首先对合同的业务和法律背景以及拟使用合同的拟议交易和业务关系进行彻底调查。应与公司的适当代表进行面谈,以确定关系是如何发展的,以及双方可能已经做出了哪些承诺(如果有的话)。这也是特别考虑对公司现有义务和业务关系的实际和潜在影响的时候。

2、与公司的适当代表合作,应该确定需要采取的步骤,以符合公司制定的任何合同审查和签署机构政策和程序的要求。例如,合同是否需要由高级管理层和/或董事会审查和批准,如果需要,需要做些什么来加快审查和考虑?

3、一旦对拟议业务关系的范围有了很好的了解,应该确定记录该关系所需的合同和相关文件并完成任何直接交易,然后继续收集和审查必要合同的示例以加快起草处理并隔离公司需要回答的特定问题,以使合同完整和准确。

4、如果提议交易的复杂性有保证,应该准备一份时间和责任时间表,用于起草、审查、讨论、修订和完成所有必需的项目和活动。例如,时间和责任计划对于必须在很长一段时间内经历多个阶段的融资交易通常很有用,包括准备商业计划、向潜在资本提供者介绍、准备融资文件和满足成交条件。

5、考虑到与公司代表就角色进行的讨论,应该参与每份合同基本条款的谈判,并在适当且有用的情况下准备一份条款清单或谅解书,以确保双方就合同的内容达成一致。时间和精力花在合同准备上之前的基本条款。如果不直接参与谈判,至少应该向公司代表提供一份需要回答的问题清单,以便完成合同,以便代表可以与他们的同行讨论这些问题。对方。

6、一旦收集了背景信息并就基本条款达成初步协议,应准备每份所需合同和相关文件的初稿,或者在对方负责起草的情况下,审查合同的初稿对方准备的此类物品;讨论和协商对初稿进行必要的修改,并确保将修改后的草稿分发以供审查和定稿。起草和修订过程的时机至关重要,因为延误可能会使关系偏离轨道并危及双方预期的商业机会的实现。

7、文件完成后,应该为交易结束做准备,包括结束前会议以及准备结束清单和备忘录。如果需要外部各方的证明和/或同意才能使合同最终确定并生效,则必须提前做好计划,并且本身可能需要耗时的谈判。

8、一旦完成提议的业务关系的所有条件都得到满足或放弃,应该监督交易的完成,届时所有合同和相关文件的执行和交换以及交易完成时的任何要求的表现(例如,现金付款)完成。

9、交割完成后,应确保整理好所有交割文件,并将副本交付给所有相关方。这也是确保在上述过程中打开的与交易相关的文件的时间,以便将来出现问题时可以轻松访问它们。

10、与公司代表合作,应该制定一项计划,根据合同条款对各方的履约情况进行持续审查,至少在合同是长期的并要求在较长时间内持续履约的情况下时间。作为计划的一部分,应该安排合同中确定的可能需要采取后续行动的任何日期,例如绩效里程碑和期权选择。


确定在签约过程中的角色以及在与合同相关的谈判中可能积极参与的程度的重要性,我们再怎么强调也不为过。内部法律顾问的角色可以从积极的谈判者到幕后的代书人不等。在有权在没有经理在场的情况下采取某些行动的所有情况下,应该确保制定程序,以便及时将任何新发展传达给公司内的适当业务人员。如果没有这种类型的沟通,也没有你和其他公司参与者之间明确的责任划分,你可能会发现公司内负责任的经理对公司的代表方式不满意。而且,

即使不被期望在合同条款的谈判中发挥主要作用,也应该尽一切努力鼓励经理尽快通知交易的计划。虽然商人并不总是提前通知他们的律师的最佳工作,即使在最好的情况下,也应该始终尝试使公司内的经理和其他相关方了解特定业务可能出现不可预见的法律问题的可能性决定。凭借这些知识和理解,可以训练商人始终讨论业务要点,但需要注意的是,最终决定最终将取决于“法律”部门的审查。