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合同生命周期管理(CLM)指南

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合同生命周期管理(CLM)可能不是销售过程中最迷人的部分,但它对组织的整体健康至关重要。当合同根据准确信息快速更新并有效管理时,公司和客户都会受益。合同生命周期管理软件是一种重要的工具,可帮助简化流程、满足客户的需求并为公司创造附加价值。

合同生命周期管理的基础

合同生命周期是一个复杂的过程,有许多不同的任务。可以创建合同本身,其范围可以从简单的单页协议到大量的规范和修订列表。然后是谈判过程和批准过程。最后,必须仔细管理批准后的阶段,这通常包括管理合同、执行条款和数据报告。

如果尝试手动进行优化,那么单独优化这些流程中的任何一个都是一项艰巨的任务。当将它们全部加在一起时,如果没有一个有凝聚力的软件解决方案的帮助,任何公司都无法有效地进行管理。


为什么公司和销售人员需要CLM

一些领导者可能会通过坚持认为,只要他们的产品为客户提供价值并且价格合适,合同细节就会自行解决,从而证明他们放弃CLM软件的决定是合理的。这对合同对公司的意义的表述过于简单,这种态度可能会损害销售部门。

合同是销售过程中最重要的部分。它们阐明了客户与企业之间的价值转移,显着降低了双方的风险,并作为指导业务关系条款的活文件。当它们没有得到有效管理时,通常会导致组织成本增加、不必要的法律和财务风险,以及公司无法有效收款的可能性更大。


CLM软件解决方案

创新的CLM软件解决方案让可以控制整个合同管理流程,无论是管理一份合同还是一次管理数千份合同。有了强大的CLM策略,的公司可以在流程的每个阶段从合同中获得最大价值。它还将帮助全面控制风险,并通过集中信息的力量和提高效率来丰富与客户的关系。

CLM软件通过使用广泛的功能(包括动态数据库、自动化措施和高级报告)帮助实现这些目标。这些工具为管理整个合同流程创造了新的可能性,因此的销售人员可以专注于与客户建立增值关系。


维护一个集中的合约中心

涉及与客户合作的销售流程的每个方面都需要随时访问许多不同信息的来源,对于合同管理流程尤其如此。对于较大的组织,已执行的文档通常会通过来自多个来源的各种交付方法到达销售团队。如果没有单个数字存储库的帮助,即使是尝试组织所有已完成和正在进行的合同的任务也是艰巨的。

使用CLM软件,这些顾虑都已过时。合同和支持文件可以很容易地组织到一个中央、可搜索的位置。任何有权访问数据库的人都可以从任何地方查看和编辑文档的最新版本,并根据实时信息向客户提供准确的答案。


标准化合同创建过程

对于许多公司来说,编写合同是一个固有的复杂过程。它通常涉及将合同传递给多方,每个方都有自己的风格和方法。如果没有用于创建合同的稳定和标准化系统,可能面临向客户呈现的文件的风险,这些文件读起来像是不同元素的集合,而不是统一的声明。

合同生命周期管理软件具有构建标准化合同创作设备和维护合同完整性的工具,即使在多方手中。它还可以帮助销售团队完善他们的流程,因为它可以指导他们完成合同选项,并使他们能够在时间紧迫的情况下快速有效地做出响应。


为谈判组织变更和编辑

当涉及到复杂的合同时,谈判阶段通常涉及几轮修订,并且需要将以前版本的文件与当前的迭代进行比较。冗长的谈判周期是合同生命周期过长的最常见原因之一,这可能导致每份合同的价值降低。

为了保持对谈判阶段发生的修改和变更的准确记录,必须拥有一个专门的CLM软件程序来简化流程。使用正确的CLM解决方案,可以访问清晰的编辑和修改记录,以全面了解整个谈判期间。还可以将修订合并为更易于理解的格式,以便客户和销售人员都可以快速了解条款的具体内容。


自动化审批流程

自动化可以帮助合同生命周期管理的许多方面,但审批流程是它真正发挥作用的领域之一。那是因为在谈判完成并做出所有修改后,合同仍然可能破裂。当整个流程为人工处理时,物理文件多次易手,格式必须改变,审批链可能因具体情况而异。

CLM软件自动执行最有意义的审批流程。当文档准备好供他们审阅时,可以自动通知审批人。合同可以立即格式化为必要的文件类型,以便在整个过程中快速跟踪。此外,一些高级CLM软件解决方案具有动态审批功能,可在发生变化时自动更新审批链。


管理合同管理

每个销售主管都知道,一旦文件获得批准和执行,合同生命周期还远未结束。必须跟踪和执行条款,监控里程碑,并收集和分析整个过程中的数据。

CLM软件的合同管理流程功能让可以通过单个系统控制与合同管理相关的所有方面。可以将解决方案设置为在达到特定里程碑时自动通知利益相关者,并轻松跟踪合同双方的义务,以便可以发送提醒并准备任何必要的收集活动。


合同报告和分析

合同生命周期报告涵盖许多不同的类别,手动跟踪流程的所有功能并在最后汇总数据可能很笨拙。新数据点在整个合同生命周期中不断流入,它们通常分布在各个业务部门,这使得整合变得困难。

CLM软件具有高级报告功能,并且可以从周期的一端到另一端跟踪进度。领导者可以快速访问仪表板和高级报告,以获取绩效结果的当前视图,平台汇总更详细的数据,这些数据是为特定利益相关者量身定制的。借助先进的合同生命周期管理解决方案,可以从全面的报告和数据分析工具中受益,这些工具可帮助不断完善流程并提高合同价值。