应付账款管理软件主题
什么是应付帐款管理软件?
应付帐款管理软件的共同功能是什么?
应付帐款管理软件的好处是什么?
谁在使用应付帐款管理软件?
与应付帐款管理软件相关的软件
应付帐款管理软件面临的挑战
如何购买应付帐款管理软件?
应付帐款管理软件趋势
了解有关应付账款管理软件的更多信息
什么是应付帐款管理软件?
公司使用应付帐款(AP)自动化软件来管理公司及其供应商之间的大量发票和财务交易。应付帐款管理软件可以减少人工工作并避免人为错误,并提高AP部门的效率和准确性,并帮助完成其他会计活动,例如财务结算。AP管理功能包含在大多数会计系统中,但是对于与数百家供应商有业务往来并需要处理成千上万的发票和付款的公司而言,此功能并不总是足够的。
应付帐款管理软件不应与计费和发票管理系统混淆—它们之间的主要区别在于,AP自动化仅专注于购买交易,而计费和发票软件同时管理销售和购买发票。
存在哪些类型的应付帐款管理软件?
应付帐款管理软件通常在两个不同的平台上可用:
独立的应付帐款管理软件
应付帐款管理软件通常作为独立产品提供,需要与其他软件(例如ERP或会计解决方案)集成。这种软件的主要好处是,它专门专注于AP自动化,并提供了满足此业务需求的市场上最先进的功能。
从采购到付款的套件,包括AP自动化
由于AP自动化与采购直接相关,因此一些供应商决定创建采购到付款套件,以满足包括AP管理在内的所有采购需求。按需付费套件通常由单独的产品或模块组成,可以以不同的组合使用。买家应注意,并非所有采购付费套件都将AP自动化作为标准模块。
应付账款与应收账款的区别:
会计软件的此子集侧重于趋向于组合在一起的两个不同的会计领域。应付账款是跟踪组织应归第三方欠款的负债账目。应收账款是跟踪第三者欠组织的资产账户。
有些解决方案仅关注应付帐款或应收帐款自动化。前者有时被称为费用管理,尽管它也涉及更大范围的功能。专门从事应收帐款自动化的软件侧重于发票自动化和管理。还有一些中间的解决方案,包括AP和AR自动化。
应付帐款管理软件的共同功能是什么?
发票管理:发票管理是指购买发票(或AP)。这些发票可以使用ERP系统或会计软件创建,但需要将其转移到AP自动化解决方案中进行处理。导入发票包括数据传输,光学字符识别(OCR)扫描或各种格式的文件(如PDF或文本)的文档传输。
供应商管理:AP自动化的供应商管理通常限于付款所需的财务信息,例如供应商银行帐户明细。维护准确的供应商财务信息可帮助公司避免银行错误并确保供应商收到付款。
采购订单(PO)匹配:PO匹配可帮助公司确保供应商为其收到的产品和服务开具发票。在公司下达采购订单的那一刻到发票日期之间,双方都可以就更改(例如金额,产品数量或发票的付款条件)达成一致。
付款管理:付款跟踪不涉及付款处理,而是指识别已付款的发票,到期的发票和时间以及付款错误的能力。与订单匹配类似,付款需要匹配采购发票,以避免多付或少付。
批准:批准工作流使管理人员可以根据多个标准(例如发票日期和优先级)来决定应支付哪些发票以及何时付款。当公司决定不应自动处理超过一定金额的任何发票时,也需要批准。
应付帐款管理软件的好处是什么?
该软件有很多好处,不仅可以自动执行任务,还可以节省时间和金钱。
减少了人工干预:应付帐款管理软件可以消除不必要的手动干预,从而降低了AP团队的流程和效率。当使用手动AP工作流程和过程时,从发票接收到付款,有太多步骤需要人工干预。这些手动步骤中的每一个都可以延长发票支付,获得正确批准以及最终付款的过程。应付帐款管理软件可以帮助消除大多数这些动手步骤,从而使AP团队可以做的不仅仅是追踪和支付账单。
准确性:AP的准确性是通过匹配采购订单,供应商发票和付款来实现的。这有助于公司确保只为所购买的商品付款,并且没有可能影响其盈利能力的处理错误。
投资回报率(ROI):应付帐款管理软件可以相对快速地实现ROI。这种类型的软件不是很昂贵,大多数产品都在云中,因此易于实现。AP自动化带来了直接的好处,例如节省了成本并提高了生产率。
可伸缩性:对于活动随时间变化的公司,应付业务的可伸缩性可能是一个重大挑战。例如,业务高峰可能需要每周或每月处理数千张发票,而缓慢的时期只能生成数十张发票。AP自动化可以帮助这种类型的公司扩展运营,而无需在高峰时期投资额外的人员或在经济低迷时期不增加人员。
谁在使用应付帐款管理软件?
会计部门:会计人员需要将应付账款信息与公司的其他财务数据合并。当AP自动化单独交付时,其管理的数据需要转移到以下所述团队的会计或ERP系统中。因此,应付帐款管理软件应允许会计师导出和导入数据。由于错误是不可避免的,因此会计师还需要能够找到可能是不准确来源的交易详细信息,例如发票日期,金额或付款条件。
采购团队:采购专业人员可以从使用应付帐款管理软件来匹配PO和应付账款中受益。通过准确地向供应商付款,公司可以维持良好的业务关系并在将来依靠它们。供应商还可以通过向好的付款人提供特殊的折扣和其他激励措施(例如免费送货,交货的优先级)来奖励他们。
供应商和供应商:供应商使用软件中的在线门户,他们可以在其中提交发票和信息以进行付款并与客户进行交流。他们还可以跟踪所交付产品或服务的发票和付款状态。
经理和行政人员:高层管理人员可以监视AP的处理活动,并将人力重新集中在改善营运资金管理和绩效优化上。他们能够花费更少的时间来纠正错误和维护供应商关系,并花费更多的时间将精力集中在更具战略性和增值的项目上。
与应付帐款管理软件相关的软件
会计软件:会计软件管理公司的所有财务交易,包括应付账款。虽然标准计费软件包括基本的AP功能,但是通常不涵盖用于AP自动化的高级功能。
ERP系统:ERP系统直接(采购)或间接(销售,库存管理和付款)管理与AP相关的大多数业务运营。
采购:采购软件管理采购活动,从采购到采购订单管理以及供应商交付的货物的接收。采购也可能适用于从第三方顾问,经纪人和其他专业服务提供商处获取服务。
资金管理:资金管理管理公司的现金和流动性,这直接关系到其向供应商付款的能力。如果企业没有足够的钱按时向供应商付款,他们可能会受到处罚,甚至失去与对其业务至关重要的供应商的关系。
开票:公司使用开票软件创建发票并将发票发送给客户,以要求为他们交付的产品和服务付款。通过使用这种软件,公司可以减少管理发票所需的时间和精力,并提高其计费流程的准确性。
发票管理:发票管理软件可帮助公司自动化与发票处理相关的任务。当公司或会计部门收到发票时,这些发票通常会经过审批流程,然后将其信息与销售,采购订单以及付款进行匹配。发票管理软件通过扫描发票,读取数据并将其提取到系统中以及以电子方式转移付款来简化此工作流程。
应付帐款管理软件面临的挑战
AP的自动化在正确实施和启用时可以节省公司的时间和金钱,但是所有软件解决方案都可能面临其自身的一系列挑战。
集成:与会计和ERP系统集成非常关键,因为大多数应付帐款管理软件解决方案都是独立的,并且不提供会计功能。由于大多数独立的AP自动化解决方案都是在云中提供的,因此与其他软件的集成更加简单。大多数供应商还提供API或与ERP或会计供应商的合作伙伴关系,以改善集成度。这并不意味着AP自动化可以轻松地与任何类型的软件集成。
学习曲线:所有新软件都带有学习曲线,但是有些比其他软件复杂。如果某些应付帐款管理软件功能过于复杂或繁琐,则自动化可能会使公司付出比节省的资金更多的钱。通常,平台会推送自动更新,该更新可能带有新功能或需要员工重新学习如何使用该软件的更新。
如何购买应付帐款管理软件?
应付帐款管理软件的需求收集(RFI / RFP)
选择应付帐款管理软件时,重要的是首先查看业务的运作方式,然后熟悉可用的不同类型的软件。应付帐款管理软件产品有多种选择,包括为中小型企业的业务需求而设计的产品。
比较应付帐款管理软件产品
创建一个长列表
根据行业的不同,买方可能希望首先创建一长串旨在帮助特定行业中的企业的软件。例如,存在专门为零售,制造商,饭店等中的企业以及许多其他类型的商业组织而构建的平台。
创建一个简短列表
在查看并研究了长名单上的软件之后,购买者可以根据预算对这份名单进行审查。应付帐款管理软件可用于所有预算,并且某些常规应用程序可以免费下载或以较低的价格购买。
购买者必须记住,软件越专业,其价格就越高。之所以如此,是因为专用软件的用户基础通常相对较小。如果公司想要特定于其行业的东西或为业务量身定制的东西,则他们应该准备支付溢价。
进行演示
根据经验,公司应确保演示最终出现在候选清单中的所有产品。在演示过程中,买家应询问与他们最关心的功能相关的特定问题,例如,可能会要求您浏览任何图像捕获功能,如何运行报告或如何将供应商发票与相应的PO进行匹配。
选择应付帐款管理软件
选择一个选拔队
重要的是,将要使用此软件的会计师或AP团队的成员参与选择过程。会计可能更喜欢与他们当前使用的应用程序兼容的应用程序。每项业务都是不同的,会计师最有可能处于最佳位置,以提供受过良好教育的意见,以了解哪种是满足业务特定需求的最佳选择。会计甚至可以帮助公司安装和设置所选的软件。
选择软件之后,购买者必须记住,他们不必永远被这种选择所困扰。大多数平台都允许添加或修改。但是,这个决定不应该轻易做出,因为无论选择哪种软件,这都将花费大量的时间和金钱。为了看到投资回报率,购买者几个月后无法改变主意并重新切换软件。
谈判
谈判软件合同对于最大程度地降低风险非常重要,无论是在性能保护,安全保护方面,还是简单地确保双方都完全同意对方的期望。
如果企业有现金流量,他们可以要求折扣以换取年度预付款,许多软件提供商很乐意达成该交易。在其他时候,如果购买者预先付款而不是按月或按季度支付套餐价,则软件提供商可能会提供无限量的使用。
买家还应该确定他们是否需要实施应付帐款管理软件或与其他系统集成的帮助。通常,软件提供商的首次报价将包括在给定时间范围内的一些实施服务。买方可以要求自己删除这些服务,如果他们可以自己管理,或者第三方可以更便宜的价格进行购买。
他们还需要决定需要多长时间才能使用该软件。如果公司将使用该软件多年,则购买者可以协商更长的期限,这有时会导致更优惠的价格。
最终决定
最终决定应基于先前收集的所有信息。企业应该尝试确定需求的优先级,并选择满足大多数(如果不是全部)需求的解决方案。公司必须记住,没有一款完美的软件,但是有一款最适合其业务。
如果可能的话,购买者必须以较小的用户样本规模进行试点计划,以评估软件的接受程度。如果平台获得高分,他们可以放心购买。如果发现该工具效率低下或未达到预期的效果,则可能是时候测试另一个软件了。
应付帐款管理软件趋势
人工智能(AI)
AI具有分析大量AP交易以检测隐藏的错误或趋势的潜力。AI还可以用于识别未来购买的潜在问题,例如逾期付款。这种技术也可以用来创建可以帮助员工和供应商的机器人。尽管AI仍处于起步阶段,但它已经被用于提高准确性并减少处理大量交易所需的时间。
基于云的解决方案
基于云的应付帐款管理软件由于具有优于本地选项的优势而变得越来越流行。将新技术集成到现有系统(例如ERP)中可以更加容易,从而可以定期向客户发布产品升级和新功能。而且,公司可以更快地使用预先打包或定制的AP自动化平台来启动和运行,从而提高ROI。