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什么是

薪酬管理软件

薪酬管理系统帮助组织规划和管理员工薪酬方案。薪酬管理系统用于通过行政仪表盘管理工资,制定绩效矩阵,并报告公司薪酬数据。组织使用薪酬管理软件来查看和调整薪酬政策,规划员工奖金,并建议薪酬调整。
薪酬管理系统最常见的是由人力资源部门实施,使管理者能够为其团队制定精简的薪酬策略。通过薪酬管理软件,组织可以确保公平的员工薪酬,优化薪酬预算。薪酬管理系统既可以作为独立的解决方案,也可以作为综合人力资源管理套件的一部分来实施。
许多薪酬管理系统与绩效管理软件集成,将员工绩效数据纳入薪酬决策。一些作为套件的一部分提供的薪酬管理产品还可能包括销售薪酬功能。
薪酬管理工具还具有多种其他工具结合,如核心的人力资源软件,会计软件,福利管理软件和考勤管理软件。
要想被列入薪酬管理软件类别,产品必须:
提供一个集中式的仪表盘,以实现薪酬数据的可视化。
使用户能够发布内部薪酬政策,促进多样化的奖金结构。
帮助用户建立全面的工资预算
允许为报告目的简单地导出和导入补偿数据。
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比较薪酬管理软件

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薪酬管理软件主题
什么是薪酬管理软件?
薪酬管理软件的共同特点是什么?
薪酬管理软件的好处是什么?
谁使用薪酬管理软件?
与薪酬管理软件相关的软件
薪酬管理软件面临的挑战
哪些公司应该购买薪酬管理软件?
如何购买薪酬管理软件?
薪酬管理软件趋势

了解有关薪酬管理软件的更多信息

什么是薪酬管理软件?

薪酬管理软件使各种规模的公司都能管理和简化薪资流程,并确保及时,准确地向员工付款。它计算工资率,并计算在一个工资期内应向雇员支付的工资。这些系统可帮助人力资源(HR)部门自动化工资核算流程,跟踪工作时间,跟踪时间和出勤情况,并允许员工提交休假请求。会计团队使用工资核算软件来支持准确的簿记和管理费用。该软件还可以计算工资,税金以及税前和税后扣除额,并帮助组织遵守各种州和联邦税法以及社会保障要求。使用薪酬管理软件的客户通常会使用多国薪酬管理软件。

存在哪些类型的薪酬管理软件?

基于安装和操作的薪资系统有两种主要类型。这些是基于云的本地解决方案。区分工资管理和工资处理软件也很重要。

基于云的薪酬管理软件

基于云的或在线薪酬管理软件可以将程序和数据存储在远程数据库或云系统上,任何具有互联网连接的计算机都可以访问该程序和数据。薪酬管理软件可帮助您根据登录时间和考勤跟踪系统计算薪水。与使用本地系统或将薪资外包给代理商相比,公司在功能,控制和成本方面获得了更大的灵活性。云薪资解决方案还允许企业处理其数据,从而使其能够更好地保护员工的信息。由于这些工具是基于云的,因此数据完整性是可靠的,因为众所周知,供应商使用最重要的安全技术以及常规备份。

本地薪酬管理软件

本地薪酬管理软件具有许多与基于云的解决方案相同的功能,只是通常在公司的服务器或员工计算机上安装和实现。反过来,需要一个IT团队来维护和管理系统,与基于云的平台相比,这导致更高的运营成本。

薪资管理或处理

工资管理软件定义和管理工资规则,跟踪工作时间,累积和管理员工休假时间,计算奖金(如果适用)以及管理工资扣除等。薪资处理处理与实际支付员工有关的所有任务,例如削减支票或通过直接存款转移资金。 

薪酬管理软件的共同特点是什么?

薪酬核算软件中包含多项功能,这些功能使人力资源,会计团队,员工以及整个公司受益。最重要的功能将在下面进一步讨论。

计算并支付员工薪水:在任何薪酬系统中,最关键的功能可能就是管理和运行薪酬。此功能的核心是确保通过其偏爱的付款方式为每位员工提供及时正确的报酬。此功能为薪酬单软件的所有其他附加功能提供了基础。人力资源团队只需单击几下,即可以多种方式准确地向员工付款。薪酬团队通过一个平台管理和处理薪酬,而不是在不同程序之间切换。

计算并扣除预扣款:一个好的薪酬单系统可以处理税收信息,并帮助组织遵守税收义务和法律。薪酬管理软件计算并扣除预扣款,例如薪金税,保险,退休金等。此类软件会根据员工在其IRS W-4表格中提供的预扣状态来调整员工的薪酬,并在WRS表格上生成表格。薪酬管理软件还可以计算应付的薪金税额,并自动向税务机关付款。它还处理其他薪酬扣减,例如薪酬扣减和自愿扣减。

处理时间和出勤数据:对于向员工支付时薪的企业,跟踪时间和出勤的能力可能是薪酬管理软件最有益的功能。该软件结合了薪酬和计时功能,消除了跟踪员工考勤卡所带来的所有麻烦。这种类型的系统监视缺勤,病假,工作时间,加班和其他因素。然后,该软件无缝同步此信息以有效处理薪酬单。

生成薪酬报告: 薪酬单必须始终记录在业务记录中。薪酬管理软件使这些企业能够导出财务报告,从而减少了在薪酬处理上花费的时间。此外,他们使用与薪酬管理软件集成的其他会计软件在运行薪酬时自动创建新的费用项目,从而消除重复的条目。会计人工智能(AI)和自动化技术还有助于减少供应商和员工的欺诈行为。薪酬管理软件可通过生成各种报告和摘要来提供帮助。该软件通常能够生成报告,例如薪水表,福利报告或请假摘要。允许员工访问和打印薪酬单或W-2报表等表格的系统更加有用。薪酬管理软件为时薪和薪水的员工生成大量报告,同时还提供报告模板,因此管理人员可以快速轻松地找出任何给定时期内的薪酬成本。这些功能使薪酬团队可以查看和分析其他重要事实,例如人数,休假余额(PTO)以及薪酬最高和最低的员工。

遵守当地和国家法律和隐私法规:此功能还能够更新薪酬系统中的规则,以自动标记不合规的条目,并说明每次运行薪酬时需要解决的问题。此外,对于提交税表,一些薪酬管理软件能够自动填写表格,并在需要归档时发送提醒。此功能使薪酬团队免于繁琐的任务,因为他们没有申请延期或因错过最后期限而支付罚款。

薪酬管理软件的好处是什么?

薪酬软件解决方案通常包括以下功能,所有这些功能都可以改善公司的处理,工作流程和系统:

计算工资核算和扣除额:工资核算软件通过管理和处理工资核算来计算总工资和工资扣除额,同时确保通过其偏爱的付款方式正确及时地补偿每个员工。该软件还可以计算并扣除预扣款,例如工资税,保险,退休金等。

生成准确的工资单:薪酬管理软件应生成员工工资单或工资单的数字,纸质副本或两者,通常显示工资期的总工资,税金以及雇主根据法律要求进行的任何其他扣除。这还包括任何其他个人扣除额,例如退休计划或退休金,保险,装饰品或慈善捐款。

自动化任务:薪资自动化可以简化日常操作,例如数据收集,验证,保护和年终报告。

存储数据:薪酬管理软件的另一个好处是能够在安全且易于访问的数据库中存储工资单和年度报告等数据。

谁使用薪酬管理软件?

薪酬管理软件主要由人力资源,会计和财务团队使用。这些团队使用薪酬管理软件的最重要和最相关的原因如下。

人力资源(HR):HR团队依靠薪酬管理软件来自动化复杂的薪资流程,并确保每次都及时准确地向其雇员付款。会计团队需要支持准确的簿记,同时导航各种税法,配置工资单模型,发出周期外检查以及更改工资单后。薪酬管理软件可帮助人力资源团队更有效,更准确地完成所有这些任务。

会计和财务:会计和财务团队主要使用薪酬管理软件进行处理和报告。该软件为他们提供了一个多合一的应用程序,可帮助消除重复的数据输入并确保总账反映最准确和最新的活动。大多数薪酬管理软件与会计软件同步,会计软件允许自动输入薪资信息,以确保正确的税收报告和汇款跟踪,即汇款或转账给另一方的款项。

员工:大多数薪酬管理软件提供在线门户,使员工可以按需访问其薪资信息,在某些情况下,员工可以直接通过该软件设置自己的帐户,查看并签署新员工的书面文件。

与薪酬管理软件相关的软件

几种软件解决方案使会计和财务部门受益,它们也可以与薪酬管理软件集成或提供类似功能。下面列出了这些软件类别的一些示例:

HR软件HR软件,也称为人力资本管理(HCM)软件,将员工信息存储在中央记录系统中。HR系统用于在易于访问的集中式HR数据库中管理员工信息,例如工资和福利数据。这些人力资源技术系统长期以来一直以人力资源信息系统(HRIS)或人力资源管理系统(HRMS)的形式销售,但最近已被流行的术语HCM取代。

公司使用核心人力资源软件来维护员工资料,存储相关员工文档并通过组织的整体视角来识别趋势。核心人力资源系统最常见于人力资源部门,使人力资源经理能够跟踪员工记录并向管理层报告关键趋势。许多核心的人力资源解决方案提供自助服务选项,以便员工可以在不中断人力资源工作流程的情况下更新其福利或联系信息。核心HR软件通常被实现为集成HR管理套件的一部分,或与第三方HR应用程序集成,以增加其在多个HR功能中的价值。

福利管理软件福利管理软件可帮助组织计划和管理员工福利包并确保遵守政府法规。福利管理系统用于管理员工福利,例如保险计划和股票期权,并通过管理仪表板促进开放注册期。组织还使用这些程序来查看和调整员工福利包。福利管理产品经常提供员工门户和自助服务选项,以使员工能够查看,管理和更新个人信息和文档。

这些系统是人力资源部门最常用的系统,使人力资源经理可以管理福利计划并鼓励员工健康使用。借助福利管理软件,组织可以识别为员工提供最大价值并降低总体成本的福利。

考勤管理软件公司和人事部门使用考勤软件来简化时间跟踪。这些解决方案通过自动计算所有工作时间以及休假时间,假期,病假和加班来管理公司时间和出勤数据。考勤解决方案提供了多种时钟输入和输出方法,包括时钟,网络,电话和平板电脑等。一些解决方案可能会提供其他功能,包括安排时间以及对加班原因和趋势的可见性。同时,一些考勤工具还提供了员工自助服务门户,以使员工可以查看所有考勤卡详细信息。

财务软件财务软件可帮助企业简化和自动化财务管理流程,确保准确的记录并提高发票和对帐等重复性流程的运营效率。财务产品的复杂性和功能各不相同;许多解决方案已针对特定规模的公司进行了优化。根据产品的规模,财务软件可以包括薪资处理,发票,对帐,账单和费用管理以及财务报告功能。此外,某些会计解决方案还包括行业特定的功能,例如专业服务公司的项目会计或非营利组织的资金会计。

薪酬管理软件面临的挑战

即使薪酬管理软件解决方案提供了所有好处和功能,它们仍然会面临一系列挑战。 

人为错误:虽然薪酬管理软件消除了许多耗时的手动工作,但仍然存在人为错误的余地。许多初始数据需要手动输入才能启动系统并运行,因此,在新员工入职时,可能会发生人为错误。薪酬管理软件可以帮助消除许多出现薪资错误的机会,但这并不是绝对安全的。

学习曲线:许多薪资系统都努力做到用户友好,但是使用此软件仍然存在学习曲线。软件拥有的高级功能越多,需要学习的内容越多,使用该系统变得完全有效所需的时间也越长。

哪些公司应该购买薪酬管理软件?

在任何行业中,几乎任何规模的公司都可以找到适合其预算和需求的薪酬管理软件。有许多专门为中小型企业或大型企业规模的公司构建的平台。某些薪酬管理软件甚至是免费提供的,或者提供免费试用期,因此预算较小的公司可以从薪酬管理软件中受益。

如何购买薪酬管理软件?

薪酬管理软件的需求收集(RFI / RFP)

选择薪酬管理软件时,重要的是首先查看公司的规模,所需的功能,然后熟悉可用的不同类型的软件。薪酬管理软件产品有多种选择,包括针对中小型企业的业务需求而设计的产品。

比较薪酬管理软件产品

创建一个长列表

薪酬管理软件的主要目的是使每个人的生活更轻松;这包括创建工资单,报告,数据收集和支付员工薪水。首先创建一长串解决方案,将所有这些功能和任务整合到一个系统中,这一点很重要。买家可以考虑包括提供移动应用程序的软件,以便在旅途中管理薪资。

创建一个简短列表

在查看并研究了长清单上的软件之后,购买者可以根据可用预算来缩短此清单。薪酬管理软件可满足所有预算,而某些通用薪资应用程序则可以免费下载或以较低的价格购买。

买家必须记住,但是,软件越专业,其价格就越高。之所以如此,是因为专用软件的用户基础通常相对较小。如果公司想要特定于其行业的东西或为业务量身定制的东西,则应准备支付溢价。

进行演示

根据经验,公司应确保演示最终出现在候选名单中的所有产品。在演示过程中,买家应询问与他们最关心的功能相关的特定问题,例如,可能有人要求逐步了解如何运行工资单,创建自定义报告或向工资单系统添加新员工。

要考虑的另一个因素是该软件在管理和跟踪薪资方面的用户友好程度。通常,为小型企业构建的薪酬管理软件对用户更友好,但功能却少于企业软件。

薪酬管理软件的选择

选择一个选拔队

重要的是会计,薪资和人力资源团队的成员,以及将要使用此软件的经理都应参与选择过程。每项业务都是不同的,并且用户最有可能处于最佳位置,以提供受过教育的意见,以了解哪种是满足业务特定需求的最佳选择。

选择软件后,购买者必须记住,他们不必永远被这种选择所困扰。大多数平台都允许添加或修改。但是,这个决定不应该轻易做出,因为无论选择哪种软件,这都将花费大量的时间和金钱。为了看到投资回报率(ROI),购买者几个月后无法改变主意并重新切换软件。

谈判

谈判软件合同对于最大程度地降低风险非常重要,无论是在性能保护,安全保护方面,还是简单地确保双方都完全同意对方的期望。 

如果企业有现金流量,他们可以要求折扣以换取年度预付款,许多软件提供商很乐意达成该交易。在其他时候,如果购买者预先付款而不是按月或按季度支付套餐价,则软件提供商可能会提供无限量的使用。

买家还应确定他们是否需要实施工资单软件或与其他系统集成的帮助。通常,软件提供商的首批报价将包括在给定时间范围内的一些实施服务。买家可以要求自己删除这些服务,或者他们可以自己管理,或者第三方可以以较低的费用来删除。

他们还需要决定需要多长时间才能使用该软件。如果公司将使用该软件多年,则购买者可以协商更长的条款,这有时会导致更优惠的价格。

最终决定

最终决定应基于先前收集的所有信息。企业应该尝试确定需求的优先级,并选择满足大部分(如果不是全部)需求的解决方案。公司必须记住,没有一款完美的软件,但有一款最适合其业务。

薪酬管理软件趋势

人工智能(AI)

人工智能和自动化可能会在未来几年改变薪资,并可能接管整个薪资流程。聊天机器人目前在AI领域处于领先地位。这些对话程序与员工进行在线对话,以回答问题,解决问题,完成交易或充当薪水帮助台。人工智能还帮助实现工资和小时计算的自动化,并简化了减税计算流程。这种自动化为员工腾出了时间,并处理了许多琐碎的任务,例如查看无数电子表格和执行大量计算。

云采用

薪资是人力资源中数据最密集的方面。使用基于云的薪资系统的公司可以从任何地方访问其数据和软件平台,而无需使用内部软件系统。公司需要的只是互联网连接才能进入云。云中的薪酬管理软件可不断备份,从而简化了流程并减少了人工工作。随着公司的成长,基于云的薪酬管理软件也很容易扩展。如果组织经历了快速的增长,则不必担心更换现有的薪酬管理软件。投资与公司共同成长的基于云的系统,可使他们不断从其功能中受益。

更新日期: 2021-02-24 13:27:18
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