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什么是

票据管理软件

公司使用票据管理软件来创建发票并将其发送给客户,以要求为他们交付的产品和服务付款。通过使用此类软件,公司可以减少管理发票所需的时间和精力,并提高其计费流程的准确性。
这类软件通常由会计专业人员使用,但也可以由销售人员或项目经理使用,以向客户提供估计或形式发票。票据管理软件可帮助公司管理不同类型产品或服务的发票,例如专业服务的项目计费和公用事业的经常性计费。
票据管理软件与会计软件以及ERP或CRM解决方案集成在一起,在其中存储有关客户及其获得的产品或服务的信息。票据过程的最后阶段(当收到付款时)通常使用会计软件或更大解决方案(例如ERP)的模块来执行。
票据管理主要是对商业承兑汇票和银行承兑汇票进行日常的业务处理,所有涉及票据的结算、转岀、计息等处理都应该在票据管理中进行。票据管理系统主要包括增加票据、票据计息、票据转出和票据结算等操作。
要符合加入“票据管理软件”类别的资格,产品必须:
提供创建多种类型发票的功能
能够将多张发票合并为一张或拆分一张发票
包括发票和其他文件的模板
允许用户通过各种通信渠道以不同格式发送发票
提供有关每张发票状态的报告和分析
包括付款提醒通知
与软件解决方案集成,例如ERP,CRM和会计软件包
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比较票据管理软件

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结果:22
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票据管理软件主题
什么是票据管理软件?
为什么要使用票据管理软件?
谁使用票据管理软件?
各种票据管理软件
票据管理软件功能
票据管理软件趋势
票据管理软件的潜在问题
与票据管理软件相关的软件和服务

了解有关票据管理软件的更多信息

什么是票据管理软件?

票据管理软件提供了一系列功能,这些功能对于收集收入至关重要,这是所有成功企业的最终目标。这些票据解决方案的功能范围可能有所不同,也可能针对不同的职业和业务规模,但是每种解决方案都提供简化和自动化发票和票据工作流的功能。向客户收取付款可能会很困难,因此,改善计费流程并提高收取的便利性有助于确保及时付款始终是有益的。

票据管理软件允许用户构建发票,最终将其发送给客户以收取款项。票据解决方案通常为正在寻找基本,直接的发票布局的用户提供预构建的发票模板。他们还可以为有意建立自定义发票的公司提供发票创建者,这些发票可以进行品牌化和个性化设置,以符合公司的标准。生成发票后,用户可以选择打印和邮寄发票。但是,在线发票在当今的商业世界中得到了更广泛的使用。

用户可以设置发票提醒,以提醒客户付款到期日即将到来,以确保他们知道自己欠什么,并有助于提前进行收款流程。客户可以使用多种不同的付款方式,通过付款网关或直接通过发票现场答复付款请求。这包括信用卡或其他形式的电子支付,可以将其设置为每月或订阅一次。

对于基于项目和服务的公司,提供了时间跟踪功能,以记录工作时间并相应地为这些时间计费。每小时费率可以根据项目或员工进行调整;与所述项目和员工相关的费用也可以记录下来。一旦记录了该信息,便可以发送发票并收集付款。

账单适合整个会计软件生态系统,只是财务管理的一个方面。这些解决方案通常与其他会计,ERP或CRM工具集成在一起,以提供对业务流程的更大见解和透明度。随着企业不断增长的客户群,计费软件为所有发票和收款需求提供了一个集中的位置,使企业能够保持组织状态,并保持其财务和整体收益管理的基础。

为什么要使用票据管理软件?

首先,使用票据管理软件的原因看起来很简单。实际上,计费解决方案为会计部门和企业提供了广泛的优势。帐单和发票软件解决的业务问题从发票的基本组织到自动收款,更简单的记录保存和跟踪,甚至改善了客户关系。

改进组织– 当一家企业有多个客户时,跟踪所有发票可能是一个挑战。那就是帐单和发票软件开始发挥作用的地方。票据解决方案为所有发票提供了一个集中的位置,因此会计师从不费力地查找有关已付或未付账单的文档。该计费中心可确保企业更好地跟踪所有客户以及他们的付款方式。这有助于企业通过定期跟进并在到期时要求付款的能力来改善客户关系。它还可以帮助应收帐款部门跟踪所有进账的财务状况,以更好地进行整体会计处理。如果企业未使用付款管理系统(例如帐单和发票软件),那么会计部门将花费大量时间来尝试组织发票。

票据识别自动化–在进行自动计费之前,企业通常必须在基本的文档创建软件(例如Microsoft Word)中创建发票,打印发票并将其邮寄给客户。该客户通常必须写一张支票并将其邮寄回公司。但是,计费和发票软件允许用户从头到尾自动执行此过程。用户可以在线创建发票,并通过电子邮件或客户门户将其立即发送给客户。此在线发票可让客户随后通过该应用程序立即付款,企业即刻收到其款项。这种自动化节省了企业的时间和精力,并增加了跟踪功能。票据识别自动化解决的最大业务问题是尝试消除客户的逾期付款或错过的付款。

更轻松的记录保存和跟踪–通过将计费和发票软件与会计软件集成在一起,用户可以轻松跟踪端到端会计记录。票据管理软件专门跟踪所有费用和记录,从发票创建到客户付款。这为企业提供了更高的透明度,并允许在结算周期结束之前进行准确的会计处理。这些解决方案还提供了对客户财务状况的见解,这在为客户设置订阅计费时会带来巨大的好处。

改善的客户关系–向未结余额的客户发送及时警报不仅是确保及时付款的一种好方法;这也是联系并建立客户关系的一种方式。可能有人认为这些通知令人不安,但实际上,客户希望按时付款,因此在这种情况下积极主动是有帮助的。此外,客户门户网站为发票两边的会计师提供了一种快速交谈的方式,也为公司提供了快速的客户服务提供了一种方式。通过关注账单查询,企业可以保持与客户的积极关系并及时收到付款。

谁使用票据管理软件?

票据管理软件由组织内的许多不同员工使用。利用票据解决方案的主要角色是会计师。会计师是一个广义的头衔,但是内部会计师通常负责应付账款和应收账款,这意味着他们必须从客户那里收款。专门负责收款的人员可以视为帐单协调员或收款专家。一些较大的企业可能会雇用帐单分析师来根据帐单和收入历史记录来帮助进行预测和预算。

对于专业服务,项目经理可以负责为客户开具发票。这是根据特定项目,在项目上花费了多少时间以及客户的每小时成本来完成的。无论项目的进度如何,项目经理都可能负责与客户合作并确保及时付款。

在医疗保健领域,医疗计费员和编码员负责收取欠款。由于保险索赔和业务方面的复杂性,这是一种更为复杂和规范的账单收取方式。对于较小的私人诊所,医生或办公室管理员可以负责提出保险索赔并收取款项。其他做法可能会外包给医疗计费服务。

如果公司规模不足以拥有自己的会计团队,则小企业主可能是负责收款的人。通常,这些用户将使用小型企业会计工具,该工具提供在线发票和发票模板。这些解决方案是为那些没有会计师或收款专家的专业知识而设计的。

各种票据管理软件

医疗票据管理软件– 医院,医师办公室,家庭医疗机构和其他医疗机构使用医疗票据管理软件来创建,分发和管理为其提供给患者的服务的账单和发票。

通常将医疗发票工具设置为医院或医疗实践所需的其他工具集成,例如EHR工具和医疗实践管理软件。医疗实践管理工具通常还包括本机计费和发票功能,从而无需使用独立的医疗票据工具。是否使用独立的医疗计费产品或医疗实践管理工具的决定很大程度上取决于医师,患者的数量以及在该实践中进行的操作,而中大型办公室或实践处于成熟水平考虑使用更全面的工具。

法律账单软件– 法律账单软件是任何律师事务所的重要基础工具。该软件使律师能够计算计费时间并生成发票,以确保要求为所提供的服务付款。可以由独立工作的律师,整个律师事务所或较大组织中的法律部门使用法律票据管理软件。

律师事务所通常按小时计费,因此在这种类型的计费和开票软件中需要注意时间跟踪功能。这些工具提供了以法律为重点的计费功能,例如保留费和拆分费功能,以及根据要计费时间的人的工作角色创建用户标准的能力。此外,它们提供了本机活动编码功能,这些功能直接与美国律师协会统一的基于任务的活动代码保持一致。自动化帐单信息的统一性有助于更轻松地为希望跟踪法律成本基准或更紧密地跟踪法律费用的客户和公司提供服务。过去本来应该是繁重的手动管理任务,或者使用更通用的计费工具,现在可以通过票据管理软件进行简化和自动化。

适用于您或您的企业的合法票据管理软件的类型在很大程度上取决于您所运行的合法运营的类型。涉及法律计费和发票软件功能的个体从业人员,小型公司和大型公司都将有不同的需求。法律计费功能通常包含在法律实践管理软件中,该软件除了提供法律计费外,还提供工具来管理律师事务所的日常运作(包括案件管理和客户管理功能以及其他功能)。

面向小型企业的票据管理软件–在小型企业中,时间是最宝贵的资源之一,会计团队可以随时使用更多资源。小型企业通常依靠单一的会计师或小型团队来管理账单和发票,应付账款和应收账款,以及平衡公司的总账,还有许多其他任务可以使财务保持秩序。当简化帐单和收款流程时,适用于小型企业的发票软件可以缓解一些压力。

为了使一家小型企业持续经营,必须进行有效且受到严格监控的计费方式。这些工具通常提供时间跟踪,发票到期日和提醒,税金计算器等功能。这些自动化,模板化任务和提醒功能可以帮助忙碌的会计工作,而他们可能会变得越来越瘦弱。小型企业的进销存软件通常是一种点解决方案(仅提供计费功能的工具),但也有小型企业会计工具,可将自动化引入到小型企业的端到端财务管理流程中,包括计费和结算。收集过程。

有许多免费发票软件产品或提供免费试用的产品,可能对刚刚起步且不知道所需工具的程度或正在寻求限制开支的较小公司有利。这些产品通常是精简版,主要侧重于简单性和易用性。

基于库存的票据管理软件–销售实物商品的公司可能希望考虑购买基于库存的票据管理软件工具。如上所述,许多票据管理软件产品都针对时间或服务。但是,维护库存并出售商品的公司可能希望考虑使用基于库存的票据工具,该工具具有特定于其用例的功能。

票据管理软件功能

计费和发票软件功能有很多好处;但是,大多数解决方案都依赖于简单的解决方案,这些产品可帮助最大程度地减少延迟或错过的付款,以及优化和自动化整个收款流程。以下是企业应采用票据管理软件的所有原因:

发票创建–票据管理软件为用户提供了简便的发票创建功能,而在使用票据管理软件之前,要求用户手动构建每张发票。代替此劳动密集型过程,票据管理软件中的发票模板可实现快速,简化的发票创建。通过提供预构建的发票模板,用户可以快速创建要发送给客户的发票。

如果希望自定义发票,则可以包含各种个性化信息,例如徽标,公司地址,公司品牌颜色以及表格中所需的任何其他必要信息。其他字段中,其他发票信息可能包括证明费用和税率的收据。这些自定义项中的每一项都有助于确保企业接收向客户收费所需的所有正式信息。

在线发票– 在使用票据管理软件之前,企业不仅必须手动创建发票,还必须通过邮件发送发票。这将花费大量时间,并且使收集月末,季度末和年末时间变得很耗时。如果企业更喜欢打印发票并邮寄,许多产品都可以打印;通过使用票据管理软件,公司可以立即通过在线发票将发票发送给客户。这样就可以同时向世界各地的客户开具发票。企业可以迅速收取费用,因为无论身在何处,客户都可以直接通过发票提交付款。这对于全球企业而言特别方便,因为票据管理软件可以记录所有货币的财务记录并转换为总计。

自动提醒–如果律师或项目经理有一个客户,打电话给该客户并询问每月的账单可能不是负担。对于拥有数百或数千客户的企业而言,这可能是一个大麻烦。票据管理软件允许用户设置自动警报,以在客户逾期付款之前向其发送提醒。通过为所有客户设置这些自动警报,公司的会计团队就不必担心记住谁有或没有bug支付账单。此外,没有人需要花时间打电话或缠扰客户以获取金钱。这些自动提醒功能有助于确保企业少付客户的款项。

估算–与生成发票类似,许多计费解决方案允许用户通过使用预先构建的模板和许多自定义选项来生成估算。在票据管理软件中创建估算值的好处是,如果客户接受估算值,则用户可以快速,无缝地将估算值转换为发票,而不必在发票上重新创建所有信息。通过记录估计历史记录,企业可以跟踪接受率并重新评估定价和折扣策略,以优化新业务的着陆。

定期计费–对于长期客户,企业可以使用票据管理软件来设置定期付款,以商定的节奏自动向客户收费。如果客户已提交信用卡作为首选付款,则该业务将在每个正确的日期自动运行。这使企业和客户都更加容易,因为他们可以减少付款和收款的麻烦,并依靠软件为他们完成工作。对于使用基于订阅的收入模型的企业,这些解决方案通常被认为是订阅管理软件。但是,两者之间有些重叠。

计费时间跟踪–票据管理软件通常提供时间跟踪功能,而不是要求用户在电子表格或补充解决方案中记录其计费时间。这使员工能够记录他们在特定项目上工作的确切时间,然后以适合该服务的费率计费。这使您可以对整个项目有一个高层次的洞察力,以及它花了多少钱给客户。PSA软件中使用了此功能,但提供了其他项目和资源管理功能。

灵活的计费选项–票据管理软件中的订阅管理功能通过轻松地为某些客户提供不同的定价包和独特的计费结构来增强这些解决方案。这些灵活的定价选项通过提供推理,一次性价值明细以及它们向整体客户提供的折扣水平,使销售团队和会计师的工作更加轻松。

对于专业服务或基于项目的公司,这些灵活的计费选项非常重要。管理员可以为特定员工或项目设置计费费率,而不必在所有业务部门中使用一个标准费率。此外,即使项目尚未完成,企业也可以选择在项目中的某些里程碑付款。在为客户支付材料时,这特别方便。PSA软件中普遍存在这种灵活的功能。

付款跟踪和报告–当企业已向客户通知了所需的付款,而他们仍未遵循其合同协议时,票据管理软件可轻松了解谁在讨价还价。票据管理软件无需提供电子表格或账本来了解在该付款期间谁曾付款和未付款,而是提供付款报告以快速查看出现故障的客户。同样,这些付款报告可以洞悉谁可能超额支付了发票并获得了抵免额,或者哪些客户需要退款。

收入报告–票据管理软件可以帮助企业记录和跟踪收入。通常,这些解决方案与有助于跟踪端到端财务详细信息的CRM或会计工具集成在一起。通过了解哪些帐户已支付账单以及公司的整体财务状况,企业可以制定预算,进行预测并清晰地显示其收入状况。账单数据可以输入到公司绩效管理(CPM)工具中,以帮助进行此类预测。

客户门户– 一些计费解决方案提供了客户门户或论坛,供双方会计师相互沟通以解决问题。还为不同部门提供了集中的位置,以查看和了解帐单详细信息。公司可以通过票据管理软件产品指示的方法向客户明确付款信息和选项。除了基本通信外,客户门户网站还为客户提供了一个查看客户的整个交易历史记录和所有未付款项的位置。如果客户需要特定发票或收据的副本,而不是提交对该文档的请求,他们只需从门户下载即可。这为企业和客户节省了时间。这种透明性对于向客户收取特定任务或里程碑费用以及跟踪费用的项目经理也特别有利。客户可以准确了解项目的进度以及所收取的费用。

移动计费–许多计费解决方案都提供了移动应用程序,以便用户可以在旅途中发送和接收发票。这对服务行业特别有用,因此,当项目或工作完成时,员工可以在完成后立即发送发票。通过手机发送信息,员工不需要事后记录信息;相反,他们会发送发票并当场接收。对于小型企业而言,这是非常宝贵的时间节省。

票据管理软件趋势

近年来,票据管理软件行业在创新方面未采取许多进步的步骤。但是,整个软件世界的一些基本趋势与计费和发票软件有关,包括基于云的应用程序和移动应用程序以及集成。

将来,发票解决方案可能包括区块链技术。区块链分类账将有助于提高企业之间的交易速度。此外,通过对合同条款以及交易金额进行加密,可以解决安全问题。区块链可以通过自动执行账单和总账之间的步骤来帮助账单用户优化账本记录。付款将自动存入区块链分类账并记录信息。这将有助于改善财务状况,并在几个月,一个季度和几年的末期使会计人员的生活更加轻松。

票据管理软件的潜在问题

公司每次进行交易时,都存在出错的风险。对于开票和发票软件,这些错误可能以多种不同的方式出现。

交易失败–一个错误可能是交易失败,客户提供了付款却没有通过。当客户现金不足或发生一些无关紧要的事情(例如信用卡过期)时,可能会发生这种情况。无论如何,这可能会给会计团队带来困难,因为他们无法及时收到正确数量的资金。

折扣和促销–许多计费解决方案提供了灵活的付款方式,但是如果沟通不当,客户可能会支付不正确的金额。如果销售代表给出了不正确的折扣,则可能会导致错误。幸运的是,计费解决方案通常会在发生超额付款时显示客户的信用额度。

自动计费问题–订阅管理软件更可能关注此问题,但它也与计费解决方案有关。如果客户每月都注册自动计费,但由于某种原因其帐户资金不足,则自动交易将被拒绝。当试图在某个日期之前收集资金时,这再次成为问题。另外,如果客户不知道他们已加入定期计费并随后被收费,则他们可能会感到不满意。

与票据管理软件相关的软件和服务

有许多相关的软件类别与计费和发票软件集成并协同工作。票据管理软件是所有计费集成中最明显的。通过连接计费和会计软件,公司可以改善跟踪和记录实践,并进一步自动化繁琐的会计任务。较小的公司可能选择使用小型企业会计软件,该软件为小型商店提供所有必要的会计功能,包括发票创建和在线发票。另外,ERP系统可以在所提供的会计解决方案内提供计费模块。

CRM系统可以连接到计费解决方案,以提供对准确帐户及其计费历史的深入了解,并表示它们可能拥有的任何未清付款。这很方便,因为它提供了跨业务部门的透明度,使销售和会计团队保持一致。销售人员也可以使用CPQ软件,从CPQ解决方案提供的报价可以转换为发票的意义上,这可以受到计费的影响。同样,这有助于优化销售和会计流程。

对于专业服务公司,连接时间跟踪和计费至关重要,因为它们经常按小时计费。深入了解员工投入特定项目的时间以及基于该时间跟踪为公司赚取的收入是至关重要的业务流程。通常,时间和计费功能与专业服务自动化(PSA)软件结合在一起,该软件可以直接从工具发送发票。

订阅管理软件为使用订阅模型获取收入的企业提供了定期计费功能。这些付款将自动处理。对于依赖年度或每月订阅的电子商务企业而言,这特别方便。

更新日期: 2021-02-25 19:30:12
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