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什么是

合同管理系统

合同管理系统可以自动创建、跟踪和监测合同。参与合同谈判方面的专业人员,如销售人员或客户代表,其任务是定义条款和服务水平协议,修改协议和执行合同。交易双方的法律部门也参与到合同签订过程中,以确保遵守法律法规和公司内部规则。
合同管理系统通过允许用户创建、存储、管理、红线和共享复杂的商业合同来简化这些流程。这种类型的软件有助于消除合同谈判过程中的瓶颈,使组织能够简化销售业务,并在合同创建过程中进行协作。合同管理软件通常适合用于处理整体供应商或承包商关系的工具组合,通常与CRM软件、提案软件、会计软件和电子签名软件集成。
要符合列入合同管理类别的条件,产品必须。
包括一个文件库,可以为每一类合同储存在不同的类别中。
提供模板,可由参与创建商业合同的用户自定义。
提供在内部(与其他员工)和外部(与客户或合作伙伴)轻松创建、编辑、共享和协作合同的能力。
使用户能够为重要的里程碑发送通知,如合同到期或续约。
遵守商业法律要求以及合同相关方的内部业务规则。
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比较合同管理系统

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合同管理系统主题
什么是合同管理软件?
为什么使用合同管理软件?
谁使用合同管理软件?
合同管理软件的种类
合同管理软件的功能
与合同管理软件有关的趋势
合同管理软件的潜在问题
与合同管理软件有关的软件和服务

了解有关合同管理系统的更多信息

什么是合同管理软件?

合同管理软件为最终用户提供了合同流程的协作视图。这使公司可以通过自动化冗余流程来加快合同的创建。

合同管理软件提供合同数据库,将所有合同存储在一个中央位置。这些合同数据库具有内置的搜索功能,使您可以轻松找到所需的某些合同。

合同管理软件还通过使合同更易于阅读来提高客户参与度。合同管理强调了读者最需要注意的部分,以指导读者进行整个过程。

尽管几乎所有企业都必须构建合同,但是合同管理软件可以特别帮助必须构建冗长而复杂的合同的企业,例如医疗保健公司和律师事务所。

使用合同管理软件,您可以:

  • 通过自动化复杂的合同流程来提高组织内的效率

  • 通过在集中位置创作和存储合同来简化合同管理

  • 加强内部和外部团队之间的沟通

  • 通过简化签约流程来缩短销售周期

  • 加强与业务合作伙伴的关系

  • 主动监控风险和合规性

为什么使用合同管理软件?

合同管理软件为希望与其客户简化合同流程的公司提供了无穷的收益。

这些好处包括:

  • 合同数据库将所有合同存储在中央位置,以方便搜索

  • 合同协作,允许用户通过共享的Web门户进行协作

  • 允许用户利用预写条款的合同模板

  • 合同附件,例如图像,备忘录和发票

  • 无缝的合同批准流程,以便部门工作流无缝集成到系统中

谁使用合同管理软件?

销售团队-合同管理软件可帮助共享合同,确保合同安全并确定合同问题。这有助于销售团队简化签订合同的流程,并最大程度地减少合同结算中的重大延误。此外,销售团队可以将合同管理软件与CRM,CPQ和电子签名解决方案等产品集成在一起,这有助于在合同签署阶段与客户建立并保持良好的关系。

财务团队-合同管理软件使财务团队能够识别语言漏洞并发现可能导致公司未来法律问题的高风险条款。这使得财务团队可以通过确保合同不能被客户操纵来提高审计追踪的清晰度。

法律团队-合同管理软件为法律团队提供合同数据库,以轻松搜索他们所需的一切。由于法律团队一直在续订合同,因此合同管理软件还可以自动执行这些流程,因此他们不必记住续订日期。

合同管理软件的种类

基于云的—基于云的合同管理软件使公司可以在托管的IT服务器上访问其合同。这使公司可以从任何台式机访问合同,而不必局限于特定的计算机。使用基于云的合同管理软件的主要好处是远程访问,更低的价格和更高的安全性。如果计算机的硬盘驱动器崩溃并清除了所有存储的数据,则这些数据在云中也仍然可用。

混合-混合合同管理解决方案允许将软件部署在云中或本地。通常,混合合同管理软件的运行价格可能比基于云的选项要高一些,因此,如果预算是贵公司的优先事项,则请记住这一点。

内部部署-预置型合同管理指的是存储在本地计算机上的合同管理软件。拥有可以在内部部署的解决方案的好处是它不需要任何互联网连接。当您缺乏互联网连接或遇到令人沮丧的互联网延迟时,这会有所帮助。

合同管理软件的功能

合同创建-用户可以使用内置的文档创建功能在平台内创建新合同。在内容创建功能中,用户可以使用拖放功能,该功能允许您标识和插入与合同相关的语句。

合同模板-利用预先编写的合同条款和字段,轻松创建和访问可简化合同创建的模板。公司可以与多个客户使用同一类型的合同模板,从而节省了以后的大量时间。

合同编辑-相关合同涉众可以编辑,比较和修改合同的多个版本。

合同附件-附加信息,例如图像,备忘录和发票,可以作为补充资源附加到合同中。视觉辅助工具可帮助客户更好地概念化合同细节。

合同协作-内部和外部用户可以通过可提供消息功能的共享Web门户在合同上进行协作。通过允许多个用户一次访问文档,可以提高通信效率和合同质量。

审批流程-简化合同审批流程,以便部门工作流逻辑上集成到系统中。

通知和提醒-合同管理允许用户根据合同里程碑接收通知和安排带有警报的提醒。这可以帮助用户按时完成任务,并确保及时完成合同。

合同数据库-合同可以存储在具有内置搜索功能的中央在线存储库中。公司可以通过数字方式而不是手动方式搜索合同来节省大量时间。

集成/ API —合同管理平台可以与CRM软件集成以将合同与客户记录相关联,并可以与CPQ软件集成以将计算出的报价明细输入到合同中。

报告和仪表板-启用合同状态和时间表的标准和临时报告,并生成和访问合同活动的实时概览。

与合同管理软件有关的趋势

人工智能-人工智能使合同管理软件更高效,更动态。机器学习可以将人工反馈纳入您的合同管理软件中,这有助于随着时间的推移实现改进。这可以包括减少重复的语言,修复语法错误以及使整个合同更加清晰易读。

自动化-自动化趋势正在加速公司与客户之间的合同生命周期阶段。自动化功能可以将合同自动路由到必要的人员,以便在短时间内收集所有签名。它还可以自动执行通知,以便提醒各方注意截止日期,例如即将到来的续订和到期。

合同管理软件的潜在问题

传统流程与新流程的比较-合同管理软件通过使合同流程中的工作流程自动化来提高内部团队的效率。但是,您可能会发现现有合同流程与合同管理产品用于处理工作流的方式之间存在冲突。尽管可以定制此类别中的许多软件选项以满足特定需求,但是过度定制可能会使实施过程陷入困境,并实际上降低了效率。寻找满足您大部分需求且最小化自定义的解决方案将为您带来更大的投资回报率。

旧版合同与新合同-使用新合同管理系统,您将需要决定何时通过软件处理新合同,以及如何处理无效的旧合同。通常,由于签约过程是一个正在进行的过程,因此这可能证明是困难的。此外,您将必须确定是否应在新系统中对旧合同进行分类。虽然将所有合同存储在同一系统中更为方便,但对不活动的合同进行分类将增加实施新软件所需的时间。

与合同管理软件有关的软件和服务

电子签名—电子签名软件使用户能够收集电子共享文档上的签名,而无需在物理文档上记录签名。合同管理和电子签名软件齐头并进,以加快合同的定稿。此外,电子签名软件中内置的安全标准进一步简化了法律文件交换流程,并保证了通过该软件制作的签名的合法性和法律后果。这有助于合同管理软件的合规性。

报价管理-由于报价通常是合同阶段的第一步,因此对于财务团队来说,使用相关的报价管理软件来启动流程至关重要。这使公司可以确定客户的需求,并为他们提供最适合那些特定需求的定制报价。

CRM -合同管理软件通常与CRM软件集成,以提高公司内部跨各个团队的知名度。由于许多不同的团队可能需要访问现有或即将签订的合同,因此他们可以从集成解决方案中受益,该解决方案可确保公司和客户关系信息存储在同一位置。

更新日期: 2021-02-22 14:15:21
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