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什么是

人力资源管理系统

人力资源管理系统,也称为人力资本管理(HCM)软件,将员工信息存储在一个中央记录系统中。人力资源管理系统用于在一个易于访问的集中式人力资源数据库中管理员工信息,如工资和福利数据。这些人力资源技术系统长期以来一直被市场称为人力资源信息系统(HRIS)或人力资源管理系统(HRMS),但最近已被流行的术语HCM所取代。
企业使用人力资源管理软件来维护员工档案,存储相关的员工文件,并以组织的整体视图来识别趋势。人力资源管理系统最常见的是在人力资源部门实施,使人力资源经理能够跟踪员工记录并向管理层报告关键趋势。许多人力资源管理解决方案提供了自助服务选项,这样员工可以在不中断人力资源工作流程的情况下更新他们的福利或联系信息。人力资源管理软件通常作为综合人力资源管理套件的一部分实施,或者它提供与第三方人力资源应用程序的集成,以增加其在多个人力资源职能部门的价值。
要符合列入人力资源管理类别的条件,产品必须。
将员工信息和文件存储在中央数据库中
允许用户通过独特的数据字段来定制员工资料
能够简单地导出和导入雇员数据,用于报告目的。
与第三方人力资源应用程序整合,从中提取更多的员工信息。
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人力资源管理系统主题
什么是人力资源管理系统?
人力资源管理系统的共同特征是什么?
人力资源管理系统的好处是什么?
谁使用人力资源管理系统?
人力资源管理系统的替代方案是什么?
人力资源管理系统面临的挑战
如何购买人力资源管理系统
人力资源管理系统的成本是多少?
人力资源管理系统趋势
各种HR人力资源管理软件

了解有关人力资源管理系统的更多信息

什么是人力资源管理系统?

人力资源管理系统(HRMS)是由多个连接的模块组成的HR技术平台,这些模块管理一系列HR功能。它们帮助公司管理关键的管理和战略任务,包括存储和组织员工数据,招聘新人才,评估员工绩效以及管理培训计划。这些大型人力资源套件将更多的战术管理功能与长期人才管理和员工队伍规划结合在一起。将所有这些功能组合到一个系统中,可促进模块之间数据的无缝传输,并提供自动化机会,以帮助员工更有效地提供人力资源服务。

HRMS代表什么?

HRMS代表人力资源管理系统。除了HRMS,购买者还可能会看到其他缩写来描述HR软件套件。此类术语通常可互换使用,以指代具有多个模块的HR套件,并且提供具有类似功能的产品的不同软件公司可能会使用不同的术语。但是可能会有差异,如下所示: 

HRIS代表人力资源信息系统。这些通常是管理组织的人员信息,策略和过程的平台。它们包括一个核心HR模块,用于收集和存储员工数据,还可能包括薪资,福利和合规性等模块。 

HCM代表人力资本管理。这些平台通常合并了HRIS的功能,但增加了人才管理和员工计划的功能。这可能包括绩效管理,员工敬业度,职业规划,时间和出勤跟踪,预测劳动力需求以及继任计划。 

HRMS或人力资源管理系统提供的模块可以管理从招聘到继任计划的整个员工生命周期。 

在本指南中,HRMS是指管理一系列HR功能的多模块系统。

存在哪些类型的人力资源管理系统?

捆绑式人力资源套件

某些HRMS产品以捆绑销售,这意味着该系统包括用于不同HR功能的多个模块,并且这些模块必须在一个平台上一起购买。 

模块化人力资源套件

在此模型中,HRMS产品包括多个模块,可以根据购买者所需的功能,以某些组合或包装级别或单独购买多个模块。 

中小企业HRMS

虽然曾经只有大型企业才能使用全面的HR套件,但是市场上有越来越多的HRMS产品专门针对中小型企业。这些产品具有为大型公司设计的产品的许多相同优点,但它们旨在为拥有数十或数百而不是数千名员工的企业提供服务。

企业人力资源管理系统

专为企业级企业(员工人数超过1000人)设计的HRMS将提供与为小型企业设计的模块相似的模块。但是,企业产品必须能够扩展以服务成千上万的员工,而并非所有HRMS产品都旨在做到这一点。由于公司位于多个司法管辖区,因此他们可能会为变化的薪资和合规性需求提供更多的自定义设置。企业购买者还需要工具来支持复杂的组织结构和高级分析,以理解大量数据。

跨国公司的HRMS

跨多个国家/地区的企业需要HRMS,以帮助企业遵守不同的法律和法规。这些平台可以根据公司及其业务所在国家/地区的需求,使用自定义工作流程来管理招聘,福利,薪资以及其他领域。

人力资源管理系统的共同特征是什么?

HRMS通常是大型套件,有时包含十几个模块。这些产品的功能因可用模块的种类而异。每个模块都像一个单独的产品,具有独特的功能集。 

每个HRMS将包括以下模块的某种组合: 

核心人力资源:任何HRMS的基本部分都是其中央员工信息数据库,也称为核心人力资源。这些模块存储员工记录,包括个人信息,福利,工作类别,雇用历史和薪酬信息。平台通常包含自助服务功能,以便员工可以根据需要查看和更新其信息。

福利管理:从定义福利包到简化福利注册,HRMS中的福利管理模块可帮助HR专业人员简化自身和员工的福利流程。这些模块使人力资源专家可以自定义公司的福利产品,包括为不同的员工组或特定用户创建规则。然后,员工可以访问自助服务门户,在此门户可以在适当的时间注册福利,查看其现有的选举并根据需要进行更改。

工资单:借助HRMS中的工资单模块处理工资单,可帮助HR专业人员确保其计算准确且付款效率高。薪资模块使管理员可以设置薪资流程,自动计算并向员工发送付款。

招聘:根据产品的不同,HRMS可能具有基本的招聘功能或一系列工具来帮助用户寻找,吸引,面试并最终聘用求职者。大多数系统将至少具有一个申请人跟踪系统,用于在招聘过程中组织候选人信息和管理工作流程。一些系统添加了其他功能,例如招聘营销功能,职业页面,自动采购以及与候选人取得联系的沟通功能。

入职:HRMS中的入职模块可帮助人力资源团队简化使新员工做好准备以提高工作效率的过程。这些模块跟踪新雇用员工必须在第一天工作之前完成,组织文件并促进公司与新员工之间的沟通的任务。

绩效管理:绩效管理模块是HRMS中人才管理工具的关键部分,绩效管理模块管理着围绕员工评估和发展的流程。基本功能包括进行绩效评估,向员工提供反馈以及管理目标。 

学习管理:许多HRMS产品有ç orporate学习管理系统建于(LMS),它可以简化的在线培训教材和课程交付。LMS的核心功能包括在线提供课程资料,提供内容创建工具或与之集成以及跟踪学习者进度。LMS还保留有关员工合规目的已完成培训的记录。更强大的LMS模块可能还包括高级课程编写功能,按需内容库,管理现场培训的能力以及移动设备兼容性。 

劳动力管理:从管理员工计划表到预测劳动力需求,HRMS产品具有一系列功能,可用于日常劳动力管理以及战略性劳动力计划。考勤功能可帮助公司自动计算工时,管理员工缺勤,安排员工休假和管理加班时间。企业还使用这些工具来创建员工计划表,使员工能够注册轮班,并管理计划表冲突和变更。分析工具跟踪各种劳动力指标,以使管理人员可以长期了解劳动力绩效。一些平台还具有预测功能,以便公司可以预测未来的劳动力需求并做出相应的计划。 

薪酬管理:在人才管理范围内,HRMS中通常包含管理员工薪酬的模块。薪酬工具可帮助组织设置薪酬预算,查看现有薪酬水平,审查绩效提高并生成报告以提供整个企业的薪酬视图。由于这些模块与HRMS的其余部分集成在一起,因此它们有助于将更新的薪酬数据无缝地传输到系统的其他部分,包括工资和核心人力资源。

人力资源合规:人力资源部门的一项主要职责是保持对适用法律和法规的遵守。合规管理模块可帮助企业紧跟工作资格,医疗保健和数据报告等方面的法规变化,并确保企业的政策符合法规要求。这些模块管理文档,例如员工手册确认表或《家庭和病假法》文书。将所有合规性信息存储在与组织的其余HR数据集成的单个系统中,有助于组织保持合规性。 

人力资源分析:HRMS的主要优点是能够收集和存储集中在连接系统中的大量组织数据。但是,除了收集数据之外,HRMS产品还可以帮助组织通过生成分析报告或仪表板将其转换为可采取行动的见解。这些报告可以分析各种指标,例如员工流动率,薪酬水平,劳动力趋势,员工人口统计数据和HR技术使用情况。领导者可以使用这些数据制定影响员工保留或业务增长的决策。

人力资源管理系统的好处是什么?

合并人力资源数据:使用包含用于管理企业所有人力资源职能模块的HRMS,这也意味着将这些模块收集的数据存储在单个数据库中。该方法的好处之一是减少了数据错误,因为中央HRMS系统提供了一个真实的来源,这意味着多个模块可以依赖同一数据。这意味着员工数据只需输入一次,然后就可以由与HRMS集成的所有互连模块或软件进行访问。减少的数据输入节省了HR专业人员的时间,还减少了人为错误的可能性。

提高人力资源员工效率:拥有包含公司全部或大部分人力资源流程的单个系统,意味着在应用之间完成任务所需的切换更少。例如,在招聘新员工时,HR专业人员可以在HRMS中的招聘,入门,核心HR和福利管理模块之间快速切换,而不必为这些任务使用四个不同的应用程序。集中数据还简化了人力资源员工必须确保遵循适用法律法规的工作,因为他们需要依赖单个系统而不是监视和收集来自多个系统的信息。 

通过分析优化业务运营:在HRMS中集中流程可促进更高级的分析报告和仪表板,为业务领导者提供洞察力,而如果来自多个来源的数据未集成到单个系统中,这些洞察力可能是不可用的。HRMS产品通常具有大量的预置报告,因此企业可以更好地了解其运营的不同方面,例如人员流动,采用培训计划或劳动力需求。用户还可以自定义这些报告和仪表板,以分析他们感兴趣的特定指标。许多HRMS产品还与第三方软件集成,因此,如果企业希望向其软件堆栈中添加新工具,他们将能够共享系统之间的数据。 

简化招聘工作:向组织招聘新人才可能是一项复杂的工作,招聘人员必须管理采购候选人,进行面试和进行评估,同时还要与其他寻求竞争类似职位的组织竞争。人力资源管理系统集中了多种征聘职能,从而使候选人和征聘人员的流程都能顺利进行。 

改善员工体验:强大的人才管理模块已成为现代HRMS产品中更常见的产品,为HR经理提供了一套新的工具,以提供卓越的员工体验。这包括进行有效的绩效对话,提供有意义的学习经历,提供公平的报酬以及帮助员工规划职业发展轨迹。分析报告通常会附带这些功能,以帮助管理人员识别可能导致员工离职的问题,并采取措施防止员工离职。

谁使用人力资源管理系统?

从小型企业到企业规模的所有规模公司的HR部门,人员和团队成员都使用HRMS软件来维护核心和战略性HR功能。小型企业和初创企业通常只有一个人或一个小的人力资源团队专门负责管理人力资源流程。较大的公司可能拥有人力资源部门,这些部门利用HRMS来管理整个组织(甚至可能在多个国家)的流程。公司内的员工和经理也可能会使用HRMS的某些方面,例如其绩效管理系统或学习管理系统,而其他方面(例如工资模块)将主要由人力资源团队使用。

人力资源管理系统的替代方案是什么?

在某些情况下,购买者可能会发现HRMS中的某个模块没有提供与同一软件的独立版本相同的强大功能。在这种情况下,公司可能希望购买独立产品以获得其组织所需的功能并将其与HRMS集成。 

较小的企业可能也不需要HRMS中的所有模块,而是可以选择功能集更有限的eHR软件。 

人力资源管理系统面临的挑战

尽管HRMS可以使人力资源团队受益,但他们也面临着自己的挑战: 

缺乏集成:HRMS的部分吸引力在于,系统中的模块自动相互集成。但是有时,公司希望添加由其他供应商生产的软件产品,因为HRMS中的模块不能满足公司的需求。例如,HRMS在其招聘功能中可能包括基本的申请人跟踪系统,但用户可能希望购买单独的招聘自动化平台添加更多高级候选资源。但是,HRMS可能缺乏与该新产品无缝集成的能力。买方应考虑选择与各种第三方系统集成的HRMS,以便与买方现有的技术堆栈以及将来可能购买的产品有效地共享数据。

缺乏可定制性:人力资源软件套件通常以“多合一”产品的形式销售,涵盖了人力资源部门所需的任何功能。但是买家应该确保“多合一”并不意味着“一种尺寸适合所有尺寸”。定制HRMS以适合公司现有流程的能力是决定新的HR技术是否将被组织广泛采用并使其员工成功使用的关键因素。例如,应该能够根据该公司的特定工资惯例自定义HRMS中的工资模块。由于无法自定义HRMS中的模块,用户可能会发现自己正在寻找其他产品来填补这些功能上的空白。 

成本:本地企业级HRMS可能过于昂贵,无法容纳小型企业的预算。为了服务于较小的客户,许多供应商提供了分层版本的平台,通常采用SaaS模式,在这种模式下,购买者需要每月为基于云的HR软件付费。这可以降低许可旧式本地系统所需的前期投资。不过,价格可能仍是某些企业进入的障碍。

实施:人力资源管理系统对任何公司而言都是金钱和时间上的重大投资。根据组织的规模,实施全新的HR系统需要花费数月(甚至数年)的费用。买方应考虑HRMS卖方提供什么样的支持以确保实施高效,有效,以及雇用第三方咨询公司协助实施是否有意义。

如何购买人力资源管理系统

人力资源管理系统的需求收集(RFI / RFP)

在收集对HRMS的要求时,购买者应考虑整个组织内的整个HR过程,以及理想的新HRMS如何理想地帮助他们更好地管理这些过程。此过程应让利益相关者参与,他们监督与人力资源相关的不同任务,例如薪资,学习与发展以及员工评估。买家必须评估哪些HRMS模块(以及这些模块中的功能)是必不可少的,哪些是很好的。例如,企业可能需要具有强大的自助人力资源能力的HRMS,但正计划保留其现有的LMS,因此寻找具有强大学习管理功能的HRMS并不那么重要。

比较人力资源管理系统产品

创建一个长列表

市场上有数百种HRMS类型的产品,因此比较HRMS产品的初始阶段将需要制定满足公司基本功能要求的解决方案的初始列表。这应该包括薪资和核心人力资源等必备模块,但也可能包括对业务至关重要的模块,例如人才管理模块。在此阶段,还可以通过阅读G2.com上真实用户的评论来考虑公司的声誉以及其他在类似公司中的买家的经验。

创建一个简短列表

创建长清单之后,是时候详细查看每种产品,以确定它是否可以满足公司的需求,并应列入其短清单。这应该包括评估每个产品的附加功能,而不是确定那些必需的功能,以确定这些附加功能是否会使组织受益。在此阶段,购买者还应考虑每个HRMS与第三方软件的集成程度,并考虑淘汰那些与购买者打算继续使用的其他软件无法很好地集成的产品。买家可以使用G2.com上的比较功能来评估入围产品之间的差异。

进行演示

在公司准备进行演示时,购买者应该对入围产品所提供的功能有所了解,并准备评估这些功能如何有效地满足组织的需求。卖方应引导买方逐步了解每个HRMS模块的工作方式以及这些模块如何协同工作,以创造出色的用户体验。考虑一下该界面的易用性以及员工能够在日常工作流程中实现该界面的速度。买家还应询问定制某些模块以满足其业务特定需求的能力。 

人力资源管理系统的选择

选择一个选拔队

甄选团队应包括人力资源团队的几个利益相关者,他们将是系统的最大用户。邀请组织其他部门的反馈也是明智的,因为企业其他部门的员工和经理可能会使用某些HRMS模块。

谈判

在选择了首选产品之后,该是谈判价格套餐的时候了。买方必须考虑软件的定价模型,例如卖方是收取软件的一次性许可费还是根据使用该产品的员工人数收取月费。HRMS卖方通常将模块分组为不同的软件包,因此企业需要考虑哪种软件包最能满足其需求。在不提高合同价格的情况下,可能还有谈判的余地以从更高的软件包中添加某些功能。多年承诺还为谈判折扣创造了空间。

最终决定

由于HRMS涉及公司运营的许多方面,因此最终决定应由公司领导层与人力资源团队和其他相关利益相关方协商后进行审查。

人力资源管理系统的成本是多少?

HRMS的定价方式取决于卖方。一些卖家以永久许可模式提供其软件-支付前期费用并获得在公司的服务器上或通过托管服务提供商安装软件的权利。最近,许多HRMS供应商已转为SaaS模式,在这种模式下,购买者每月支付的费用视公司拥有多少用户或雇员以及公司希望将其作为包装的一部分而使用哪种HRMS模块而定。

投资回报率(ROI)

购买者在计算投资回报率时,应考虑其人力资源管理系统是否有助于提高人力资源团队的生产率或效率,与以前执行基本人力资源流程的方法相比,可以节省时间和金钱。必须将这些效率提高与HRMS的前期成本和持续成本以及市场上的其他解决方案是否可以实现相同目标进行权衡。 

人力资源管理系统趋势

远程劳动力

随着雇主转向为雇员提供更灵活的工作安排,HRMS卖方一直在努力适应。人力资源套件越来越多地包含旨在满足更偏远的劳动力需求的功能,例如增加的移动应用程序开发,用于远程入职的工具,电子签名以及用于衡量员工敬业度的功能。满足员工HR需求的自助服务工具和票务系统还可以帮助HR团队满足所有员工的需求,无论他们在哪里工作。由于员工更可能分布在不同的司法管辖区,因此对于许多购买者而言,HRMS可以处理复杂的薪资和合规性要求(取决于每个员工的所在地)而变得更为重要。

自由职业者和承包商的员工管理

需要有才能的员工的组织不再只是想全职雇用他们,而是在雇用自由职业者。这对某些HRMS产品构成了挑战,这些产品更经常设计用于管理全职或兼职员工。对于雇用自由职业者为特殊项目提供帮助的企业,购买者应考虑HRMS模块(例如合规性和时间跟踪)是否具备完善的条件来帮助他们管理自由职业者。如果不是,则企业可能要考虑添加与HRMS集成的自由职业者管理系统。

关注员工体验

顶级人才的竞争激烈的市场使雇主们重新评估了他们如何支持员工以及如何改善员工体验。员工希望知道自己得到了应有的报酬,他们可以在工作中学习和成长,并且他们的反馈很有价值。人力资源管理系统可以通过薪酬管理,学习和发展以及员工敬业度模块在这些领域提供帮助。随着工人对公司的选择比以往任何时候都多,企业可以通过为员工提供卓越的体验来将自己与雇主区分开。

各种HR人力资源管理软件

HR人力资源软件分为许多类别,涵盖从福利管理到劳动力管理软件的解决方案。以下是HR人力资源类别和子类别的概述:

福利管理软件–组织使用福利管理软件系统来管理和管理福利包。员工可以通过专用的员工门户网站访问此HR解决方案,他们可以从雇主提供的福利计划中进行选择。

人力资源软件–人力资源团队采用公司范围内的核心人力资源解决方案来创建一个集中式数据库,通过该数据库可以访问和维护包括薪资和福利数据在内的员工数据。

企业健康软件–企业使用这些人力资源解决方案来管理公司范围内的健康计划,以帮助员工融入并保持健康的生活方式选择。

员工计划软件–人力资源人员使用此HR工具来自动化和管理员工计划。

自由职业者平台–这些平台可帮助公司为不需要全职状态的项目或职位寻找自由职业者。这些解决方案提供了门户,公司可以在其中发布职位,自由职业者可以创建显示其相关技能和经验的个人资料。

HR分析软件– HR人员使用这些HR软件解决方案来收集和分析业务数据,以帮助优化生产力。这些解决方案监控员工绩效,以帮助公司预测生产力并优化员工队伍管理。

人力资源管理套件–公司使用这些人力资源系统来管理招聘和人力资源管理。这些产品通常为人力资源管理的每个部门提供单独的模块,包括招聘,培训电子学习和核心人力资源。可以根据需要购买这些工具,并共同使用以提供全面的HR解决方案。

销售绩效软件–公司使用这些HR工具来管理和自定义销售佣金和奖励金。这些解决方案通常由管理,会计和销售团队采用,并与其他销售工具集成。

人员配备软件–招聘和人员配备机构使用这些人力资源解决方案代表雇用他们来管理其招聘工作的公司来寻找主动和被动候选人。

人才管理软件–该人力资源软件提供了全公司范围的员工监督解决方案。功能包括职业管理,薪酬管理,员工敬业度,员工认可度,绩效管理,招聘软件和培训电子学习软件。请注意,招聘和培训电子学习类别分为子类别。

职业管理软件–组织使用这些人才管理解决方案来帮助其员工管理其职业发展。职业管理解决方案与其他人力资源工具集成在一起,以提供人力资源人员和员工自助服务解决方案。

薪酬管理软件–企业使用这些人才管理解决方案来管理员工薪酬包,包括创建内部薪酬政策和奖金结构。

员工敬业度软件–这些人才管理解决方案可帮助组织使用脉冲调查来收集有关员工和公司满意度的反馈。此外,员工敬业度软件可帮助公司使用反馈来实施公司的健康计划并认可员工。

绩效管理系统–公司使用这些人才管理解决方案来识别和创建员工绩效标准,管理层可以使用该标准来评估员工的工作绩效。这些绩效解决方案通常包含360度反馈工具,管理人员和员工可以使用此工具相互评价。

招聘软件–这些人才管理解决方案包括聘用前筛选,涵盖背景调查,聘用前筛选和参考检查解决方案;招聘自动化;人才获取套件(包括ATS,员工入职和招聘营销);和视频采访工具。

背景调查软件–这些招聘解决方案提供了公司招聘解决方案,这些解决方案分为背景调查,就业前测试和参考检查软件解决方案。

招聘自动化软件–这些招聘解决方案使企业可以精简和自动化寻找主动和被动候选人的过程。人力资源专业人员,招聘人员和招聘经理使用招聘自动化来构建他们的候选渠道,通常将这些解决方案与ATS和CRM软件系统集成在一起。

人才获取套件–这些招聘解决方案分为申请人跟踪系统(ATS)软件,入门软件和招聘营销平台。

申请人跟踪系统(ATS)–此人才获取套件解决方案通过提供职位发布,简历筛选和沟通解决方案,帮助公司通过管理候选人来管理招聘。

入职软件–公司使用这些人才获取套件,通过提供跟踪和交流工具来管理新员工的入职流程。

招聘营销平台–此人才获取套件为招聘部门提供了用于雇主品牌,职位晋升,候选人关系管理解决方案和社交招聘解决方案的工具。

视频面试软件–公司使用这些招聘解决方案来有效地吸引,采访和雇用远程候选人。

培训电子学习软件–人力资源部门采用此人才管理解决方案来提供公司范围的培训解决方案,其中包括公司LMS,课程编写和培训管理系统。

企业LMS –公司使用这些培训电子学习解决方案来在集中式数据库中管理员工的培训工作。

课程编写–此培训电子学习解决方案可帮助公司为员工创建交互式的教育多媒体。

培训管理系统–培训公司以及学习和开发部门使用此培训电子学习解决方案来管理所有培训计划。

时间跟踪–此人力资源系统可帮助公司和员工跟踪,报告和分析在项目上花费的所有时间。时间跟踪可以自动跟踪员工,也可以由他们负责手动跟踪他们的时间。

劳动力管理–此人力资源解决方案提供了全公司范围的人力资源管理工具,其中包括员工时间表,PTO,请假申请等。劳动力管理工具与核心HR解决方案集成在一起,可以作为HR管理软件的一部分或独立产品来实施。

更新日期: 2021-02-22 14:40:27
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