活动管理系统

各种活动管理系统

大多数事件计划软件都包含从头到尾计划事件所需的所有工具。但是，软件解决方案之间存在一些差异。并非所有事件都具有相同的需求，并非所有事件计划者的工作方式都相同。因此，并非所有活动管理系统都提供相同的工具。

开源-开源活动管理系统通常是免费的。这些工具非常适合较小型的活动或每年仅计划几个活动的组织者。由于这些工具是免费提供的，因此它们将具有更多有限的功能。但是，这些工具的开源性质使它们可以完全自定义，因为它们的源代码可供公众使用。

事件计划软件—事件计划工具使访客可以自己在企业场所内计划事件。他们可以查看场地的可用性并进行相应安排，为预订付费并通过平台传达他们将需要的设备。

多合一解决方案—多合一事件管理解决方案提供了个人或团队计划和执行事件所需的一切。使用这种类型的解决方案时，用户不应要求任何其他工具来成功计划和运行事件。

活动管理系统功能

日历-日历对于活动计划者至关重要。组织者不仅必须知道活动的日期，而且还必须知道在活动之前的某个时间点需要完成哪些任务。例如，场地可能应该提前预订。日历对于每年计划多个活动的企业特别有用。有些平台甚至允许用户设置多个日历和提醒，因此绝不会错过最后期限。

工作流程—通常，事件计划者会发现自己一遍又一遍地计划相同类型的事件。例如，一家酒店每年可能会有一个旋转门，用于举办婚礼，酒吧和蝙蝠礼，会议和学校舞会。通过为每种事件设置工作流，计划婚礼变得很容易。计划者必须简单地遵循工作流程，在完成活动时填写事件详细信息，或在预订时填写服务。这样一来，就不会忘记任何步骤，并且在计划阶段和活动本身都可以顺利进行。

联系人数据库-活动计划者与大量供应商合作，因此使所有联系信息易于访问至关重要。许多活动管理系统将能够存储供应商资料及其联系方式，以便于联系和预订服务。计划人员还可以存储来宾和客户数据，以使沟通变得顺畅而轻松。

活动营销—计划活动后，您需要参与者。使用事件计划软件中包含的营销工具，用户可以创建社交媒体帖子或电子邮件新闻稿，以发送折扣代码。对于公共活动或公司活动而言，广为人知很重要，这些解决方案可以提供帮助。

社交媒体集成-即使计划不向公众宣传的私人活动，社交媒体也可以派上用场。客户可以创建事件主题标签，也可以简单地发布有关他们有多兴奋的信息。通过事件管理解决方案中包含的社交媒体集成，组织者可以轻松地发布即将发生的事件，并共享先前事件的内容以吸引新客户。

在线预订-包括在线注册在内的活动计划软件使活动当天的宾客和策划人都更加轻松。在线注册表格可以收集个人数据和信用卡付款，因此轻轻松松购票。注册来宾可能会在他们的电子邮件中收到特殊代码，只需在输入时通过签到应用程序即可对其进行扫描。如果您不使用应用程序来签入客人，则在线事件注册还可以轻松管理与会者列表，搜索注册或发送票证。

票务—与在线预订类似，使用事件管理软件可以轻松进行票务。一些解决方案支持会议的徽章打印，一些解决方案可以发送数字票证，而某些可以发送物理票证。通过在注册时收取在线付款，您所需要担心的就是如何将门票交付给客人。一个好的活动管理系统将提供许多选项，以适应您组织的各种事件。

移动事件应用程序—移动事件应用程序可以使您和客人的活动当天的运行效率大大提高。通过为客人提供日程安排，地图，通知和其他工具来改善他们的体验，应用程序可以使会议管理更加容易。对于其他事件，应用程序可以使注册，签入，填写所需表格和接收实时更新变得容易。

分析-事件结束后，您可能希望了解事件的成功程度。除了出席者的实际人数以外，活动管理系统还可以衡量各种指标，以帮助您了解活动中进展顺利和失败的更多信息。您是否保持预算？有多少人报名参加该活动？签入了多少？人们在活动中花了多少钱？有人在与您的社交媒体帖子互动吗？活动管理系统可以潜在地衡量所有这些指标以及更多指标。

预算/会计-在进行活动策划时，预算有限是一个很大的问题。即使您创造了一个了不起的活动，也没有客户会高兴地听到您超出预算。跟踪费用，预算和其他财务问题的活动管理系统可以帮助您坚持不懈。您甚至可以同时关注多个活动的个人预算和费用，因此您永远不会混淆发票。

与活动管理系统相关的软件和服务

活动管理系统是可用于事件规划的一些最全面的工具。但是，对于那些寻求在事件规划的特定方面有所帮助的解决方案的人来说，事件管理软件有许多不同的子集。

活动注册软件-活动注册和票务软件完全专注于允许访客在线注册活动并在他们到达时将他们签入活动。一旦计划了活动以促进注册过程，通常就会使用这些工具。与会者可以付费或注册免费活动，计划人员可以创建自定义表格来收集所需的尽可能多的信息。

移动应用程序—移动事件应用程序使计划人员无需雇用开发团队即可为其活动创建自定义移动应用程序。与会者使用这些应用程序来查看日程安排，地图，发言人信息以及组织者认为活动期间宾客可能需要的任何其他信息。这些应用程序是完全可定制的，并且即使在有限的编码经验下也很容易组合在一起。

场地管理软件—场地管理软件是专门为计划现场活动的场地而设计的。这些工具类似于常规的事件计划软件，但是它们特别侧重于组织会议室的可用性，设备和发票。旅馆，饭店和会议中心可以从这种软件中特别受益。

潜在客户检索软件—在会议和展览会上，大多数活动组织者将构建定制的潜在客户检索应用程序，或选择供应商为参展商提供潜在客户检索软件。销售代表使用潜在客户检索软件收集潜在潜在客户参加贸易展览和活动时的联系信息。许多移动事件应用程序将提供潜在顾客检索功能。

活动管理系统的潜在问题

不使用社交媒体--不要将自己仅限于打印有关该活动的小册子。上网并利用社交媒体营销您的活动并吸引更多参与者。与蜗牛邮件相比，使用社交媒体是与用户和客户进行交流的一种更具吸引力和个性化的方式。

没有直播--如果您不实时直播活动，那么您将错失大量的营销机会。主要优点是用户没有时间参加您的活动，其他感兴趣的参与者也可以从任何地方实时观看。另外，您可以在线发布录音，以便任何人都可以随时查看。

活动管理系统的常见类型

开源的--这使您可以完全自定义软件的外观和运行方式。但是，尽管通常免费提供，但是具有此部署选项的解决方案通常要求用户具有广泛的技术知识。也就是说，对于那些拥有内部开发人员或拥有技术背景的企业主的人来说，这可能是更理想的选择。 

云托管--使用此部署选项，所有内容都可以在线存储在供应商的服务器上，也可以在线存储在您的服务器上。意思是，只要您有互联网连接，就可以访问该程序。而且，供应商通常会负责所有系统更新和故障排除。但是，这样做的缺点是，从长远来看，其经常性的订阅费用可能会增加成本，并且您可能会发现数据更容易受到网络攻击。 

内部部署--提供此部署类型的软件解决方案使您可以在办公室计算机中安装程序。这使您可以离线进行活动计划，并确保公司资产的安全。唯一的问题是与客户和供应商的协调将需要您依赖其他平台，并且您将负责配置平台并不时进行更新。此外，这些类型的解决方案的一次性专有许可证通常很昂贵。