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什么是

费用管理系统

企业利用费用管理系统来处理、支付和审核员工发起的费用。该软件包括让员工通过浏览器或移动应用程序输入费用以供审批的功能。费用管理系统简化了企业的费用录入并实现了自动化,简化了审核,消除了纸质线索,并减少了行政工作。费用管理软件允许管理员全面了解和跟踪员工使用企业财务资源的情况。费用管理软件可以分析整体费用,识别节约成本的机会,控制过度开支。费用管理软件通常与时间跟踪软件、差旅管理软件、薪资软件或会计软件以及劳动力管理软件集成在一起。
要符合列入费用管理类别的条件,产品必须。
数据录入
拥有一个自动系统,以跟踪、控制和报告费用。
与现有的会计和行政系统整合
提交前审查费用
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比较费用管理系统

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财云费控

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易管帐

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壬华快报

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费用管理系统主题
什么是费用管理软件?
为什么使用费用管理软件?
费用管理软件的种类
费用管理软件功能
与费用管理软件有关的趋势
费用管理软件的潜在问题
与费用管理软件有关的软件和服务

了解有关费用管理系统的更多信息

什么是费用管理软件?

费用管理软件指的是处理差旅费用的解决方案,如航班、租车、住宿、餐饮、洗衣、商务电话以及与工作相关的物品运输等。这类软件不应该与支出管理相混淆,后者侧重于原材料、商业服务或投资等采购费用。

员工可以通过多种方式管理费用,从使用电子表格和收据扫描移动应用程序到涵盖差旅政策、审批、费用跟踪和差旅费管理的企业软件。

费用管理软件的主要优势

减少差旅费用和处理费用

提高费用管理效率

减少费用错误

确保雇员和管理人员与费用有关的问责制

提高员工、经理、客户和投资者费用政策的透明度。

防止员工超支和擅自报销。

为什么使用费用管理软件?

更有效地跟踪差旅费用--费用管理软件可以让公司及其员工简化差旅费用的跟踪和报销。这种类型的软件对于拥有大量经常出差的流动员工的公司尤其重要。

简化费用管理--员工出差越多,他们在差旅安排上的花费就越多。虽然员工希望尽快得到报销,但雇主需要确保费用符合他们的差旅政策,并在处理前得到批准。

减少处理错误--当员工提交费用报告和会计人员处理费用报告时,可能会出现错误。手动工作或会计系统不足以进行费用管理,这就是为什么供应商专门为这一挑战创建了软件。

谁使用费用管理软件?

员工--员工主要是那些经常出差的员工,是费用管理软件的最大用户。偶尔的差旅费用也可以使用这类软件进行管理,但这并不能成为投资费用管理软件的理由)。虽然员工使用费用管理软件主要是为了提交他们已经发生的费用,但他们也可能会在预订旅行之前使用该系统请求批准。

经理--经理负责审批费用和报销。根据公司的费用政策和规则,有些类型的费用不需要审批,而其他类型的费用只能由一个或多个经理批准后才能处理。经理们还会跟踪各团队或部门的总支出,并努力寻找减少支出的机会。

承包商--承包商、顾问或与公司合作但未受雇的项目经理也可以使用这类软件来提交和跟踪差旅费。费用管理软件的另一种选择是将差旅费用添加到承包商提供服务的发票上。

会计师 - 会计师可能并不总是直接使用费用管理软件,但需要费用信息准确地反映在他们的账簿中。

费用管理软件的种类

一些会计软件和ERP系统包含了费用管理的基本功能,对于有许多流动员工的公司来说,这些功能通常是不够的。这些系统可以用来整合费用管理数据,但并不是费用审批、跟踪和监控的好选择。

独立型--独立型费用管理软件与其他系统分开交付。这种类型的软件只专注于管理费用,很少或根本不提供差旅管理的功能。供应商通常提供与差旅管理软件、ERP系统和会计软件的集成。

差旅和费用--费用管理软件可以是差旅和费用解决方案的一部分,既可以作为一个单独的模块,也可以作为一个包交付,只能作为一个系统购买和使用。为差旅和费用管理提供单独模块或产品的供应商也倾向于将它们结合在套件中,以满足需要两种类型功能的公司。

费用管理软件功能

费用类别--公司需要对费用进行分类,以便更好地组织旅行,优化旅行费用的跟踪。公司使用的主要类别是交通、餐饮和住宿;搬家费用;以及与工作相关的服务(如商务电话或洗衣清洁)。公司还需要区分可抵扣和不可抵扣的费用。根据美国国税局的规定,如果费用是用于业务和工作,那么这些费用是可以扣除的。用于个人目的的部分费用通常是不可扣除的。有时,公司可能会决定支付一些个人费用,以提高员工满意度。

审批工作流程--差旅费用需要经过经理的批准才能处理和报销。在某些情况下,会计人员也需要批准支出。例如,一笔1万元的搬家费用需要经理和会计批准后才能办理)。为了定义谁需要批准什么类型的费用,费用管理软件提供了工作流程,以确定审批流程的步骤。标准的审批工作流程通常是开箱即用,但公司可以根据自己的具体需求进行修改。

费用报告--为了获得报销,员工需要创建费用报告,并提供每种费用类型、金额和日期的信息。收据需要包含在报告中,这样经理和会计就可以有证据证明员工确实花了他们要求报销的钱。在创建费用报告时,员工需要易于使用的表格,并带有预定义的字段,按类型、部门或业务单位分配费用。

支付集成--费用报销是通过转账直接到员工的银行账户。公司需要管理各种类型的付款,如预付现金和部分付款。当出现错误,员工报销的金额不正确时,调整付款也是必不可少的。由于大多数费用管理系统不提供支付的高级功能,因此,与支付网关软件和其他支付处理解决方案集成至关重要。

分析--大量的费用交易会产生大量的数据,需要对这些数据进行分析,以确定不准确的地方和趋势。费用分析可以帮助管理者监控公司不同层面的差旅支出。会计师也会利用分析来预测未来的金额,并在制定预算时将其考虑在内。

与费用管理软件有关的趋势

差旅和费用合并-与差旅管理的合并允许员工预订航班和住宿,并遵守公司的费用规则和政策。根据他们的角色,员工在差旅费用方面的选择有限。例如,一家公司可能会决定最高每日津贴金额为50美元,这意味着超出该限额的任何费用都将不予偿还。

新技术-云和移动技术是软件提供商和员工使用的主流技术。云可以降低IT成本,并允许员工从连接到Internet的任何计算机或设备上使用系统。大多数费用管理供应商还为其产品提供本机移动应用程序,以提高用户体验。云还简化了与其他软件解决方案的集成,例如ERP,会计或差旅管理。

人工智能-人工智能(AI)仍处于初期阶段,但可以为费用管理带来可观的收益。与传统软件相比,AI的主要优势是可以从成千上万的费用中分析大量数据,并更准确地识别错误和趋势。

费用管理软件的潜在问题

集成-与差旅管理和会计的集成对于在系统之间传输数据至关重要。有关旅行预订的信息需要与实际费用相匹配,然后将其合并并分配到会计中的各个成本中心。如果数据在所有系统上都不准确且不一致,则公司或员工可能会蒙受损失。

自带软件—自带软件和应用程序是一种趋势,使员工决定使用未经公司授权的软件。虽然雇主通常提供费用管理软件,但员工可以使用其他工具和应用程序预订差旅,管理收据或进行会员计划。

隐私权-隐私权是一个重大问题,因为员工可以使用自己的信用卡进行付款,并且他们提供个人银行信息以进行报销。此外,员工可能会混合商务旅行和个人旅行,这意味着他们可能会同时使用信用卡。最后,预订机票或酒店房间所需的个人信息可能会包含在费用报告中。雇主需要确保只有某些雇员和经理可以访问私人数据。防范外部威胁也是必要的。

与费用管理软件有关的软件和服务

差旅管理软件-差旅管理软件可帮助员工找到最佳的差旅选择以及预订。员工可以使用预订确认书和电子发票或收据来提交费用报告。差旅费用要与预订相匹配,以避免报销不准确也是至关重要的。

会计和ERP —会计软件和ERP系统跟踪和管理差旅费用。公司需要知道他们在旅行上花了多少钱,这可能是他们总成本中必不可少的一部分,并且会影响他们的盈利能力。

里程跟踪-里程跟踪软件专注于使用私人车辆产生的运输成本。员工可以在日常上下班或长途旅行中使用汽车。由于公司每英里补偿一定的费用,因此员工需要跟踪并提交准确的里程。

旅行安排服务-旅行安排服务对于不希望使用软件来管理旅行的公司而言是有益的。旅行社可以为公司及其员工提供预订旅行的服务。这可以通过不投资差旅管理软件来帮助公司节省资金。此外,旅行社在市场上拥有更多经验,并经常与旅行社,航空公司或连锁酒店合作,从而降低旅行成本。

更新日期: 2021-02-28 08:46:20
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