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什么是

发票管理系统

发票管理系统可以帮助企业实现发票处理相关任务的自动化。当公司或会计部门收到发票时,这些发票通常要经过一个审批过程,之后将其信息与销售和采购订单以及付款进行匹配。发票管理软件通过扫描发票、读取并将数据拉入系统以及以电子方式传输付款来简化这一工作流程。一些解决方案提供了一个移动应用程序,用于远程查看和审批,此外还为每笔付款提供付款分配和账户选择。一旦发票被处理,它们就会被存储在云端或内部,以便日后轻松访问。这些工具除了自动采集数据外,通常还允许手工输入发票数据。
这些软件解决方案有利于会计部门消除对纸质记录、手工数据输入和邮寄支票的需求。一些发票管理工具还提供其他类型软件的功能或与之集成,包括账单软件、采购软件和会计软件。
要符合列入发票管理类别的条件,产品必须:
从其他软件或通过扫描和OCR提取发票。
存储发票文件,以及审批和支付历史记录。
合并多张发票或将一张发票分割成多张。
提供可由用户自定义的标准审批工作流程。
将发票与采购和销售订单以及付款相匹配。
与公司账目同步,为已批准的发票转款。
追踪不同类型的付款,如存款或部分付款。
将多笔付款应用于一张发票或将一笔付款应用于多张发票。
监测到期日和应收账款和应付账款发票的逾期付款情况。
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比较发票管理系统

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发票管理系统主题
什么是发票管理系统?
为什么要使用发票管理系统?
谁在使用发票管理系统?
各种发票管理系统
发票管理系统功能
与发票管理系统有关的系统和服务

了解有关发票管理系统的更多信息

什么是发票管理系统?

发票管理系统负责处理,管理和支付来自供应商和供应商的发票文件。该系统有助于自动执行以下过程:提取发票信息,验证和验证信息,批准或处理付款以及将所有相关信息安全地存储在云中或供应商的服务器上。使这些数据易于访问以进行审计,合规性和预测很重要。发票管理系统有时提供财务和会计系统的功能,包括开票,采购,应付账款(AP)自动化和会计系统。与这些其他系统类型的集成也很常见。

发票管理系统的主要优点:

从发票中提取相关数据,例如到期金额,供应商名称,发票和采购单编号以及到期日期

提供可由用户定制的标准批准工作流

合并多张发票或将一张发票拆分为多张发票

将发票与采购和销售订单以及付款进行匹配

与公司帐户同步以转移已批准发票的付款

存储发票文件以及批准和付款历史记录

为什么要使用发票管理系统?

更快的发票处理-发票管理系统可以加快发票处理时间,减少应付帐款支出并最大程度地减少人为错误。这可以降低每张发票的成本,改善供应商关系,并减少供应商付款问题。这可以通过将发票处理数字化(例如扫描或通过电子邮件发送发票)并自动将采购订单(PO)与发票进行匹配来实现。

更快的批准-将发票数字化并添加到预定的工作流程中后,发票管理系统可以确认哪个经理有权批准付款。这样可以减少将发票发送给无权审批的主管所浪费的时间,并简化审批流程。

实时报告-发票管理系统的另一个增值功能是管理人员能够创建和查看分析报告,以进一步查看发票的数量,状态以及过程中的任何瓶颈。这些报告可以使团队深入了解逾期付款,生产率,供应商付款跟踪以及与审计有关的信息。

快速的PO核对-发票管理技术可跟踪丢失的发票,收据,运输订单等,从而更易于对帐同一供应商的多个发票,贷项通知单和收据。该系统还可以标记欺诈性发票和不正确的定价。

文档捕获和存储-该系统有时允许用户扫描,传真或拍照发票以进行文档存储。在进行任何处理之前,将所有文档数字化是很有帮助的,从而可以轻松访问所有涉众。

安全性-基于云的发票管理系统将所有文档和数据存储在云中,因此任何地方都可以访问所有内容,并且数据不会丢失或放错位置。用户访问是可定制的,从而确保只有授权的员工才能查看机密文档。

谁在使用发票管理系统?

发票管理系统可由参与收款,批准或付款的任何员工或团队使用。与发票所引用的项目或服务相关联的团队也可以使用此系统。下面列出了使用次数最多的团队。

会计/财务部门-会计部门通常会收到发票,并进行审批流程,其中包括将发票信息与正确的销售和采购订单相匹配以及进行付款。发票管理系统通过扫描发票,分析数据并将其导入到系统中以及以电子方式转移付款来帮助此工作流程。它还消除了纸质记录,手动数据输入和邮寄检查的需要。

采购-采购团队参与为其公司采购项目,因此需要参与批准与其采购相关的PO。发票管理系统有助于减少花费在管理任务上的时间和精力,例如接收和匹配订单和发票,付款以及改善与供应商的关系。

应付帐款团队— AP团队有时是会计团队的一部分,它参与管理公司与供应商之间的发票和财务交易。这些团队可以处理大量发票,并且发票管理系统不仅可以帮助他们监视应付账款处理活动,还可以减少人工工作并避免人为错误。

各种发票管理系统

移动-移动发票管理系统是旨在在智能设备上下载和访问的应用程序。它为员工提供了随时随地访问数据的功能,还使经理能够查看和批准付款,并在工作时间和办公环境之外运行各种报告。

在线(或基于云)-在线系统要求用户通过供应商的网站访问系统仪表板,以便他们可以获得信息并利用供应商提供的功能。这种类型的界面非常适合公司和员工,这些公司和员工可以轻松地通过Internet访问计算机以添加或编辑数据,批准或拒绝付款以及运行各种报告。

发票管理系统功能

发票管理系统提供许多功能,这些系统可自动执行发票处理中的大多数非生产性和高成本步骤,从而有助于简化流程,提高员工的生产率和效率并降低处理成本。以下是此系统的一些最重要的功能。

发票收据的智能捕获和数字化-用户利用发票管理系统自动捕获和数字化发票。该系统还具有下载电子邮件和附件的功能,同时获得了相关信息,例如供应商名称,发票编号和PO编号。此过程减少了文书工作,并消除了手动下载附件和从文档提取数据的繁琐工作。

付款便利化-使用开票平台,由于组织可以选择通过信用卡付款或与在线付款平台集成,因此管理发票和付款变得更加容易。发票系统通常具有处理多种语言,多种货币和税收调整的功能。还具有跟踪离线付款的功能。

报表生成-发票管理系统可以生成报表,这些报表可帮助公司跟踪其财务状况并监视当前未结清的发票。员工还可以自动生成报告,将其导出为PDF文件,以及通过电子邮件共享或接收报告。生成报告并分析数据,以从开票操作中获得相关见解,例如未结发票的数量,付款周期的平均时间以及延迟付款的次数。

工作流管理-公司使用发票管理系统将发票发送给公司内适当的部门或经理,以进行批准或拒绝,或标记以进行进一步研究。该系统还允许经理创建批准工作流,该工作流将以电子方式确认经理是否有权批准特定发票。如果没有,工作流会将发票发送给更高级的主管。

与发票管理系统有关的系统和服务

有许多使财务部门受益的系统解决方案,它们也可以与发票管理系统集成或提供类似功能。下面列出了这些系统类别的一些示例。

计费系统-公司使用发票和计费系统来创建发票并将发票发送给客户,以要求为他们交付的产品和服务付款。通过使用此类系统,公司可以减少管理发票所需的时间和精力,并提高其计费流程的准确性。

采购系统-采购系统可帮助组织自动化其采购工作。企业能够在线处理大多数与采购有关的活动,包括提出和批准采购订单,选择和订购产品,接收和匹配订单和发票以及付款。采购部门利用采购产品来协调订单运输以达到最佳产能,或与供应商进行业务竞标。

财务系统-财务系统可帮助企业简化和自动化财务管理流程,确保准确的记录并提高发票和对帐等重复性流程的运营效率。根据产品的规模,财务系统可以包括薪资处理,发票,对帐,账单和费用管理以及财务报告功能。

更新日期: 2021-02-23 16:20:57
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