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什么是

电子签名软件

电子签名软件使用户能够在电子共享的文件上收集签名,而不需要实物文件来记录签名。电子签名软件为收集电子签名的法律敏感文件的分发提供了便利。组织使用电子签名软件来加密文件,如销售合同或雇佣文件,这些文件通常需要客户、员工或合作伙伴的签名。电子签名软件经常与第三方应用程序集成,包括CRM软件、ERP系统、人力资源管理套件和会计,以促进报价、合同和供应商管理工作。符合当地和联邦法律要求的内置安全标准进一步简化了法律文件交换流程,并保证了通过电子签名软件进行签名的合法性和法律后果。
要想被列入电子签名类别,产品必须:
允许发件人和收件人用户在各种设备和操作系统上签署文件。
加密并保护解决方案用户之间的通信和共享文件的安全。
跟踪文件状态,并在需要操作时通知用户(签署、批准等)。
使用户能够定义内部以及外部用户(承包商、合作伙伴、客户等)的用户角色和权限。
提供内置的文档创建和存储功能,或与提供文档创建或存储功能的第三方软件解决方案集成。
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和签

和签

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和签是国家电子合同备案平台委托运营方,以电子签章+国家平台合同托管+国家机构区块链存证,打造国家信用的电子合同全生命周期管理,在电子合同的生成环节及存管期间,实现合规的无缝衔接,并且一次备案、一次出证、全国通用,为数字经济提供扎实的基础设施建设。
上网签

上网签

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上网签基于多方视频会议、智能法律机器人及CA授权认证的智能商务签约平台,为B2B/B2C/C2C商务合作的签约提供视频沟通、办公协同、背景调查、条款风险预警、在线签约、合同管理多步全流程解决方案,实现一平台、多功能融合,一站式满足和商务人士网上合作的多维度需求,...强力降本增效、规避交易中的诚信幕障和法律风险,是新生代互联网交易平台。显示更多
点聚信息

点聚信息

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点聚电子印章系统由印章管理平台、智能签章平台、签章客户端、CA数字证书平台四个模块组成, 共同为客户提供电子印章的全生命周期管理,实现签章文件的完整性和可追溯性验证。
中安源电子印章系统
中安源电子印章系统将传统印章与签名技术进行结合,采用组件技术、图像处理技术及密码技术,对电子文件进行数据签章保护。电子印章系统采用USBKey作为印章载体,实现电子印章的实体化使用与生命周期管理,在受保护文档中采用图形化的方式进行展现,使电子印章具有和物...理印章相同的视觉效果,并保障其真实性、完整性和签章行为的不可否认性。显示更多
Sft1101

Sft1101

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SFT1101电子签章系统是一款通过了国家密码管理局鉴定的安全产品,利用PKI、数字签名技术来检测文档完整性和验证签章用户身份,它将硬件加密设备(USB KEY、密码机)、组件技术、PKI 技术以及图像处理技术结合,保证了签章文档的真实性、完整性和不可否认性。SFT1101电子...签章系统,适用于OA系统、文档管理系统、电子政务系统、电子商务系统、协同管理系统、行政审批系统、医疗卫生信息系统等各种应用信息系统。显示更多
卓正zoomseal
ZoomSeal是卓正软件引以为傲的电子签章系统。由卓正软件完全自主研发的新一代签章技术,采用和银行U盾一样的数字签名技 术,安全可靠。大大的提高了电子签章的安全性,扩展了电子签章的使用范围, 同时让电子签章的使用更加灵活敏捷。ZoomSeal产品通过了国家软件测试中...心、公安部安全检测中心等部门检测,具 有软件产品证、公安部销售许可证等权威资质。显示更多
鑫图九章

鑫图九章

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鑫图九章专注于电子签名电子签章软件系统,电子签名手写板,电子印章,视频同频技术,安全登录系统,AI管理系统等无纸化解决方案的开发,面向行业需要针对不同细分市场的硬软件结合,拥有法律效力以及合法化等特点。
Ntko

Ntko

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TKO 电子印章OFFICE版, 支持在word和excel中添加安全的电子印章、全屏手写签名、键盘批注等,支持印章透明显示,EKEY盖章,X.509数字证书,文档锁定等功能。可以从word或excel工具栏中调用,更可以无缝集成到NTKO OFFICE文档控件中,被NTKO OFFICE文档控件的方法所调...用。这样可以让您对电子印章的盖章选项有更多的控制。单机软件,直接安装即可使用。显示更多
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Isignature

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iSignature金格电子签章系统企业版:针对高端企业、集团公司印章管理困难,文件传送延时、不方便等特点量身订作的电子签章综合应用软件,帮助企业实现统一管理电子签章,统一管理签章日志,解决集团内部各部门、各下属公司间文档签章,文件交换高速传输问题。做到“三合...一”综合解决方案,即:一个签章服务器管理软件、一个文件交换系统平台、一个电子签章软件,综合为完整电子签章企业解决方案。可以单独布署运行企业版,也可以与企业现有的OA系统相结合使用。界面友好,使用简单,安全性极高。显示更多
启明星辰电子签章系统
启明星辰电子签章系统是为了满足电子签章需求而推出的一款电子文档安全产品,使得加盖电子签章的文档传输过程网络化、自动化,不仅提高工作效率,还节省用户投资,同时安全性有质的提升。启明星辰电子签章系统全面支持国密算法,具有良好的可扩展性,可兼容性和可移植...性,立足在政府、金融、人社、交通、税务、医疗、教育、公检法等多个行业为客户提供安全、便捷的电子签章整体解决方案,为相关电子政务、电子税务局、电子病历、电子非税、电子证照、电子合同、电子凭证等多个维度提供法律保障和安全保障。显示更多
电子签名软件主题
什么是电子签名软件?
为什么使用电子签名软件?
谁使用电子签名软件?
各种电子签名软件
电子签名软件功能
与电子签名软件有关的趋势
电子签名软件的潜在问题
与电子签名软件相关的软件和服务
电子签名软件的好处

了解有关电子签名软件的更多信息

什么是电子签名软件?

当您可以确保安全共享和存储这些文件时,以电子方式发送需要签名的合同或其他文件变得更加方便。除了电子签名软件可以帮助创建的无纸化工作环境之外,该工具还尽其所能,以最大程度地减少等待收件人签名和发回合同的焦虑,而无需知道是否已收到或看到文件。

简而言之,电子签名是将笔放在纸上的数字方式。根据电子签名和记录协会的说法,电子签名可以采用声音,符号或过程的形式。可以在计算机,平板电脑或移动设备上捕获电子签名。电子签名验证并验证签名者的意图。毕竟,根据业务性质的不同,在旅途中签订和跟踪合同可能是方便还是必要。越来越多的电子签名供应商正在以本机iOS / Android应用程序的形式或通过移动浏览器向其产品添加移动功能。

电子签名技术取代了传统的准备,发送,签名和验证文档,协议和合同的方法,或者提供了一种有吸引力的替代方法。它简化了整个过程,并且可以承受法定要求。

电子签名软件使用户能够安全地收集电子记录中的签名,例如销售合同,投标书和雇佣文书。由于使用电子签名软件交换和签名的记录具有敏感性,因此大多数产品都遵循严格的安全性和加密行业标准。

一些电子签名解决方案配有(或促进集成)提供电子公证功能的解决方案。尽管这两种解决方案都支持敏感文档的数据完整性,但是电子公证不仅仅限于加密和保护电子签名。此外,许多电子签名产品提供与流行的CRM或文档管理工具的现成集成。将电子签名产品与您的CRM或文档管理平台集成在一起可以使合同签署过程更加有效且易于管理。

在您的企业中采用和部署电子签名解决方案有很多好处。其中一些最重要且广为人知的收益包括降低成本,增强客户关系,加快合同周转时间,确保安全性以及坚持遵守共享文档。除了特定于行业的合规性关注之外,各行业对功能的需求也不同。电子签名供应商通常为保险,房地产,金融服务,政府和医疗保健等行业的企业提供合同模板。

电子签名软件的主要优点

无纸化-消除合同的纸迹,减少了打印和物理文件存储需求

效率-全数字化流程允许通过电子邮件发送,编辑和签署合同比通过邮政系统快得多。

审计跟踪和合规性-设置工作流程并自动无缝无缝存储文档历史记录

提高生产率-减少在公司范围内签订和处理合同所花费的时间,可以节省金钱,并使员工可以将更多的时间花费在工作上。

为什么使用电子签名软件?

自分别于1999年和2000年颁布《统一电子交易法》(UETA)和《全球和国家商业法中的电子签名》(E-SIGN)以来,电子签名软件已在整个企业运营中变得无处不在。这些法律为全球商务中的电子签名工具建立了通用规则和准则,为在各种行业中使用它们奠定了基础。

电子签名软件可用于解决业务专业人员经常遇到的许多问题。在G2上的电子签名软件评论中,用户表示减少文档周转时间并确保安全和合规的业务记录是使用电子签名软件解决的两个最重要的业务问题。

利用电子签名软件的最大好处是节省了时间。归档文件,将文件发送给收件人,搜索丢失或放错位置的文件以及跟踪丢失的合同或拖延的签署人都是企业使用电子签名工具提高其运营效率的所有情况。

电子签名解决方案可加快合同周转时间,减少瓶颈并实时遵守法规。电子签名产品通过提供在指定时间安全地存储文档并跟踪签名过程以进行审核的功能,可以帮助您的企业遵守法规。此外,由于用户和管理员可以履行文档承诺,并确保所有各方和流程之间的同步,因此增强了客户关系。

电子签名软件的常见用途

电子签名可能部署在许多情况下,包括:

销售订单处理

新员工文书

开票

库存签核

IT资产变更或维护

法律文件

谁使用电子签名软件?

希望完成交易的销售人员不仅使用电子签名软件。实际上,大多数电子签名解决方案都可以用来完成商务合同,但该技术已在各种垂直行业中得到利用。这些垂直行业的一些示例是医疗保健,银行,房地产,建筑,非营利,法律,保险和财产管理。

此外,电子签名软件的范围从与数字文档管理解决方案很好集成的独立产品到为用户提供端到端文档管理平台的增强型解决方案。这种全面平台的功能包括自动通知,与文件存储和共享工具集成或提供文件存储以及安全的PDF生成。

在电子签名软件问世之前,涉及多方的交易需要将物理文档和签名视为合法合规的。通常,这意味着需要将文件实际邮寄给另一方,并且副本将保留为接收记录。这降低了交易的整体效率并延长了销售周期。如果当事方进行了修改或不同意合同,则批准所需的时间可能成倍增加。

电子签名软件通过多种功能简化了文档流程,这些功能旨在简化文档创建,建立工作流程并提醒各方提交已签名的文档。许多行业,包括银行和房地产行业,都依赖这些技术来支持其日常业务运营。

各种电子签名软件

所有类型的电子签名均遵守签名法律和要求。电子签名可用于单据类型的个人和商业用途,例如发票/工作单,销售合同,房地产合同,保密协议,学校表格,租赁/租赁协议,保险表格和项目预算。

以下要点列出了可以通过电子签名和数字签名之间的区别来部署和解析电子签名的不同方法:

–云电子签名工具提供软件即服务(SaaS)定价模型,并在浏览器中运行;大多数新的电子签名工具都诞生于云中。云定价模型通常是每个用户每月的固定价格。云工具易于实施,不需要硬件投资,并且允许您根据使用情况支付加班费。

本地–本地电子签名工具安装在客户拥有和维护的硬件上。使用本地工具的大多数客户会根据用户数量购买永久许可证,并支付年度维护费。本地工具可能是要求将软件安装在每个用户的PC上的客户端服务器工具,或者可能是基于浏览器的工具。本地工具需要IT支持来安装和维护,并且还需要对硬件进行投资。

电子签名–通常,“电子签名”一词泛指任何类型的电子身份验证方法,该方法仅需要验证签名者的身份,因此范围从公司ID到经过验证的电子邮件帐户。能够配备多因素身份验证,以在必要时与增强的安全措施保持一致,同时还创建审核跟踪。

数字签名–数字签名是一种非常特殊的电子签名,数字签名是电子签名的增强版本(就安全性而言),它们通常需要基于证书的数字ID,并添加身份验证方法的加密级别。然后通常通过证书颁发机构(CA)或信任服务提供者(TSP)验证数字签名。电子签名和数字签名均可用于多种业务目的,后者最常用于具有较高风险变量的流程中,其中一些更受严格监管的业务流程示例包括贷款批准,银行交易,人力资源经理流程,质量和安全批准以及医生签名。

电子签名软件功能

电子签名软件解决方案的创建并不平等,而且它们之间的差异在它们提供的功能中也很明显。从这个意义上讲,某些平台提供的功能比其他平台更高。不管有什么区别,所有签名都具有一些关键功能,其中包括:

文档签名–文档签名–允许签名者轻松直观地对文档签名

提醒和过期时间-提醒等待签名的文档的签名者和文档的过期日期

登录过程-身份验证过程是安全且无缝的

移动-用户可以轻松地在移动设备上发送和签署文档

签名工作流程-发件人和/或管理员可以通过多个签名步骤轻松设置和跟踪文档

批量签名-能够一次发送需要数千个签名者的文档

报告-提供标准报告并轻松创建自定义报告以管理签名过程

签名文档创建-易于在所有必需的电子文档类型/表格上创建签名块

法规遵从性-符合所需的法规遵从性

签名历史记录和审核—跟踪所有文档签名历史记录以符合规定

企业可伸缩性—提供允许大型组织进行扩展的功能

自定义品牌-自定义品牌可以通过签名过程来应用

集成- 与计费,人力资源,CRM等应用程序集成,可以使整个文档签名过程更加顺畅。 

审计跟踪-审计跟踪提供了有关文档更改的全面详细信息和报告。他们让您知道谁在签署文档时签署了该文档,还可以查明收件人所做的其他更改。 

与电子签名软件有关的趋势

许多企业已经意识到数字化转型是业务增长的关键。再加上BYOD推动的移动劳动力的增加,数字化技术不仅是理想的,而且是必要的。

那么,有意义的是,电子签名技术正在发展,并且变得越来越可识别。(对于企业来说,使用合同管理或文档生成解决方案,仅以物理方式将敏感文档的打印副本邮寄给客户,是否有意义?)

从一开始,电子签名软件就必须与公众的观念作斗争:1)电子签名不像“湿”签名那样具有约束力; 2)它们构成了固有的安全风险。完善并优化其解决方案背后的安全措施。

为了促进对电子签名技术的接受,许多供应商都努力达到或超过行业安全标准,例如数字签名算法(DSA),这是1993年采用的联邦数字签名信息处理标准。这些标准确保有适当的指导原则。使用现代加密技术确保合同的安全转移和签名。

使用电子签名软件的公司必须遵守各种合规性要求。根据E-SIGN法案,要求金融机构在一段时间内维护文档的可访问电子记录。人力资源部门还必须注意,其用于员工入职的电子签名软件的使用符合1996年的《健康保险可移植性和责任制法案》(HIPAA)。

大多数电子签名产品都提供有关其安全标准和技术的详细信息。如果在选择电子签名产品时主要考虑安全功能,则应选择提供高级文档加密功能,安全访问和身份验证功能以及不可否认性的产品。通过比较每个电子签名解决方案的产品,您可以确保选择的产品具有适合企业的最佳安全功能。

此外,无纸化办公室不仅是一种奢侈,而且正在成为一种必需品。纸质文档和文件占用的巨大空间在许多层面上都是有问题的。除了电子或虚拟文档管理系统可以保持业务精益和卑鄙的方式外,该系统还可以保证更高的安全性和效率。

电子签名软件的潜在问题

除了用户认为电子签名解决方案可能带来的有效(但正在不断减少)的安全风险外,用户在做出购买决定时还应注意软件的其他一些问题。

存储-大多数电子签名工具都是基于云的。对于托管在特定于供应商的服务器上的少数服务器,企业可能会担心他们可以对这些服务器施加的控制级别。

专有软件—与上述类似,专有软件会使用户担心他们必须与一个供应商呆在一起,以免丢失或破坏通过该解决方案传递的任何安全文档。

验证过程-证明电子签名合法性的标准是签名者必须经过认证,签名者必须提供合法披露和同意,软件必须保护文档免受黑客入侵或篡改,并且必须提供某种审计记录在文档的整个生命周期中保存。但是,这要求软件提供可靠的身份验证和验证签名者的过程。

加密-电子签名软件的加密功能对于验证整个文档的有效性至关重要。

与电子签名软件相关的软件和服务

合同管理-合同管理软件简化并简化了整个合同生命周期。由于合同管理软件的重要组成部分是它符合业务法律要求,因此该软件非常适合电子签名软件,这也确保遵守法律法规。

提案-提案软件可简化提案和RFP的创建,编辑和提交。一些投标软件提供了内置的电子签名功能,而另一些投标软件则与第三方电子签名工具无缝集成。

CPQ — CPQ软件使合同整个报价和投标过程的生命周期自动化。虽然电子签名软件通常在该生命周期的结尾使用,但是CPQ软件的有效性与其集成下游和上游的能力相关。

CRM - CRM软件维护着广泛的销售联系人数据库。CRM软件可帮助企业跟踪潜在客户,潜在客户以及与销售工作有关的其他活动。电子签名软件依靠该数据库来确认整个合同生命周期中的收件人和联系人。

文档生成-文档生成软件使用户能够创建和编辑PDF和其他模板化文档之类的文档。文档生成解决方案有助于确保企业保持品牌一致性,并从CRM和ERP等第三方系统导入相关信息。

移动表单自动化-移动表单自动化软件提供了工作流,以跟踪创建的可转让文档的进度。电子签名软件具有类似的跟踪功能,使所有相关方都处于循环中,以便用户可以联系并解决阻止者。

基于风险的身份验证—基于风险的身份验证软件为企业提供了评分和威胁评估功能。该软件分析IP地址,设备,行为和其他基于Web的身份,以确定用户的真实性。电子签名软件通过身份验证来验证签名者,以确认数字签名属于要签名的人。

电子签名软件的好处

电子签名软件主要用于自动化和简化建议书,报价和合同签署流程。这样,平台可以节省时间和金钱,并提供许多其他好处,其中包括:

改善的客户体验:努力将人吸引到便捷的服务上。文档签名恰好属于此类服务,并且您的客户天生就渴望随时随地对文档进行签名的能力。幸运的是,电子签名软件旨在满足这一需求。

加急付款:创建投标或报价并使其签名的速度决定了您收到付款的速度。没有比使用电子签名软件更快的方法来使文档签名。 

改进的文档准确性:通过在数字合同中插入必填字段,这意味着客户绝不会错过对页面的签名。 

更好的工作流程跟踪:此外,以电子方式签署文档意味着可以轻松地知道是谁打开,更改,签署或批准了合同或建议书。一些解决方案提供签名者的IP地址以及准确的时间和日期戳。 

跨行业的可用性:电子签名提供了可在各个行业中使用的可定制模板。您甚至不必担心签名者的位置,因为一切都在云中进行。 

集中式文档存储:此外,电子签名解决方案提供了一个中央文档存储库。因此,将文件放错位置的风险排除在等式之外。另外,如果您需要文件,则不必搜索办公桌,文件柜或文件堆。只需键入文件名即可在几秒钟内找到它。

更新日期: 2021-03-18 22:06:01
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