财务软件

财务软件的共同特征是什么？

所有财务解决方案都包含总帐和财务科目表（COA）的功能。因为GL和COA构成了任何财务系统的基础，所以没有它们就无法使用财务解决方案。默认情况下还包括其他功能，例如AP和AR，但是并非所有计费解决方案都为其提供相同级别的支持。

预算和预测等更高级的功能包含在大中型公司的财务解决方案中，通常不包含在小型企业的财务软件中。这些功能也可以作为点解决方案提供，可与任何记帐系统一起使用，但它们包括与最流行的记帐解决方案的现成集成。

最好的财务软件包括强大的核心功能，并且足够灵活，可以使公司与其他解决方案集成以实现高级功能。

总分类帐（GL）和财务科目表（COA）

日记帐分录：日记帐分录通过基于先前输入的信息自动填充，安排将来的日记帐并允许从外部来源上载日记帐分录来提高用户效率。

标签和维度：此功能使您能够使用可自定义的维度，类，类别等来标记总账中的所有交易。这些维度应在系统中任何交易，任何模块中可用，并可以进行报告。

审核跟踪：审核跟踪提供了对已影响特定操作，过程，事件或记录的活动的自动时间顺序跟踪。

应收帐款（AR）

发票定制：发票模板的布局是完全可定制的，用户可以添加或删除字段，这有助于通过个性化模板来优化发票处理过程。

AR自动化：AR自动化通过填充默认的客户数据，设置来自客户的自动付款以及自动将客户收据与未完成的交易进行匹配来帮助用户提高效率。

收款自动化：此功能可自动完成繁琐的过程以帮助推动收款。

付款提醒：提醒会根据过期天数自动通过电子邮件发送提前提醒或过期通知，并保留每个客户的备注记录。

发送发票：轻松创建，发送和跟踪发票，并减少手动发送和接收付款所花费的时间。此功能还有助于确保准确记录每笔付款。

资产负债表：资产负债表是一种财务报表，在特定时间点报告公司的资产，负债和股东权益。

现金流量表：现金流量表是一种财务报告，其中包括企业通过运营，投资和融资获得或损失的现金。

应付帐款（AP）

AP自动化：AP自动化通过自动填充重复或预定义的供应商值的发票来帮助简化发票。

采购订单（PO）处理：PO处理支持采购订单，并为采购人员，管理人员和AP提供简化采购到付款流程所需的可见性。

付款处理：付款处理使您能够管理，跟踪和报告多种付款类型，以及自定义和自动化复杂的购买以支付工作流。

成本管理

公司使用成本管理功能来捕获，分类和分析不同类型的成本，以确定他们在交付的每种产品和服务上花费了多少。产品或服务的最终成本以及公司的整体盈利能力可能受许多因素影响，包括内部（浪费或资源分配不当）和外部（市场波动）。

现金流量管理

公司使用现金流量管理来收集，管理和使用现金。由于现金管理不仅涉及现金，还涉及可以轻松转换为现金的任何资产，因此该模块还可用于跟踪公司的流动性。

报告和关键绩效指标

提供的一般财务报告涵盖所有标准财务报表，并满足业务的基本需求。大多数财务工具中通常包含的其他标准报告是AR账龄报告，库存评估，现金流量报告等。

对于需要随时随地访问其财务系统的能力的经理和企业所有者而言，移动应用程序或对移动设备友好的报告至关重要。

财务软件的附加功能

这些功能通常不包含在小型企业的财务解决方案中，因为它们并不总是必需的。该规则也有例外，许多供应商都提供了附件，积分解决方案以及与软件的集成来补充其产品。

多实体或合并：此功能允许多分类帐和多租户架构，自动合并，实体间交易和抵销。

识别规则：识别规则通过定义识别模板来自动识别收入和费用。

对帐：交易是从源系统导入的，并且自动匹配功能可以协调大多数交易。这包括用户灵活的，用户定义的匹配和分组规则，以帮助减少产生准确对帐所需的时间。

时间和费用以及工资单处理：工资，时间和费用的处理包括时间和费用的自动批准，报销和报告。与外部薪资提供者的薪资集成可以帮助自动记录薪资。

自定义报告：自定义报告为用户创建的报告提供功能，以满足特定的需求。 

预算和预测：预算和预测功能允许用户创建和修改无限数量的预算以及计划和预测方案。基本预算对于各种规模的公司（包括自由职业者和小型企业）都非常有用，而预测是企业必备的功能。

仪表板：仪表板提供了易于阅读的，通常为单页的实时用户界面，以图形方式显示了组织关键绩效指标（KPI）的当前状态和历史趋势，从而可以做出即时而明智的决策。

平台

自定义： 自定义允许管理员自定义功能来适应其独特的流程。这通常包括创建自定义对象，字段，规则，计算和视图的功能。

工作流功能：此功能可自动执行一个过程，该过程需要一系列步骤，通常需要多个不同用户的干预。管理员可以编写规则来确定用户需要谁以及何时完成某个步骤。此外，还包括在用户需要采取行动时向其发送通知的功能。

用户，角色和访问管理：访问管理使您能够基于用户，用户角色，组等来授予对选择数据，功能，对象等的访问权限。某些解决方案提供了高级访问权限，例如允许用户只能查看或更改销售或购买发票的一部分。

国际化：国际化使用户可以查看和处理具有多种语言和货币的相同内容的业务。有时，当地法规可能要求在发票和其他财务文件中包含特定格式和详细信息。

输出文档生成：输出文档生成允许管理员创建模板，这些模板使用户能够基于应用程序中存储的数据快速生成各种格式的动态文档。

一体化

数据导入和导出工具：这些工具使您能够通过结构化文件从应用程序中批量输入，修改和提取数据。财务供应商提供自己的工具或第三方应用程序来导入和导出数据。

集成API ：这些类型的API指定应用程序如何与其他软件通信。API通常使数据，逻辑，对象等与其他软件应用程序集成在一起。

合作伙伴应用程序的广度：合作伙伴应用程序通常提供免费的，同类产品中未提供的同类最佳功能。

财务软件有什么好处？

财务软件有很多好处，可以帮助跟踪和组织财务数据，从而准确，实时地查看企业财务状况。它还包含诸如自动开票（通过自动执行繁琐的财务任务来节省时间）之类的功能，以及诸如可以简化业务其他方面的薪资，运输库存和项目管理之类的高级功能或附加组件。 

数据准确性：该软件通过消除计算中的人为错误风险来提高数据准确性。

合规性：财务解决方案通过增强影响法规标准的活动来帮助维持政府合规性。

自动化：财务自动化通过自动计算和简化的工作流程来加快整个财务流程。

数据组织：数据的组织允许数据在一个中心位置进行访问。

报告：报告使您能够快速汇总各种财务报告。

文件共享：文件共享可将财务数据有效地传达到组织中的各个部门。

财务软件面临的挑战

寻找财务工具的企业主和管理人员应意识到这种软件可能面临的一些挑战和局限性：

国际化：并非所有财务服务都可以在一个国家/地区之外开展业务。如果企业以其他货币或语言进行交易，他们将需要将搜索范围缩小到有效国际化的系统。

合规性：有许多财务准则和财务规定；并非所有财务系统都涵盖所有这些。通常包括用于合规目的的基本财务报表和报告，但是买家需要确保涵盖了特定于行业的财务合规功能。

合并：当在多个地点使用财务系统时，所有财务信息都需要合并以在公司级别进行处理。当所有用户都使用一个计费解决方案时，这不是问题，但是当使用单独的解决方案或同一软件的不同版本时，这将成为一个挑战。

访问敏感数据：财务系统存储个人和企业财务数据，例如银行帐户和信用卡信息，以及其他机密信息，包括社会保险号。因此，至关重要的是确保只有有限数量的用户可以访问此类信息，并保护其免受诸如病毒或黑客攻击之类的外部威胁。供应商需要解决的一个重大挑战是“自带设备”趋势，这意味着用户需要在其个人移动设备上访问计费应用程序，但这些应用程序并不总是安全或不受病毒感染的。

集成：财务软件中管理的许多信息都与大型ERP系统共享，并可以被其利用；通常，这些系统可能会提供自己的财务模块。确保财务信息可以与当前系统很好地集成，或者将搜索范围扩展到可以管理公司所有资源的更复杂的系统，这可能是选择合适软件的关键。

哪些公司应该购买财务软件？

拥有会计或财务团队的各种规模的公司都可以使用财务软件。财务软件具有各种形状和大小，并且是通过企业公司和非营利组织为小型企业设计的。

小型企业：适用于小型企业的财务软件通常更易于使用，并提供可用的附加功能，例如发票和工资单。如果小型企业从电子表格转换为会计软件，则可以发现其财务状况有所提高，并且更容易记录银行对帐单。

企业：经常在国际上开展业务的大型组织可以从财务软件中受益，因为它们需要管理法规和税务合规性以适应不同的要求。企业财务软件通常与ERP软件集成在一起，可帮助自动化和合并许多企业规模的公司的财务任务，包括发票，预算和预测以及报告。

非营利组织：非营利组织会计软件，也称为基金会计，可协助非营利性公司管理免税交易，赠款和报告。除了标准的财务工具外，这种软件还可以帮助非营利组织接受和记录捐赠，管理信托并维持合规性。

会计师事务所：提供会计服务的公司还应购买会计软件。此类软件用于组织公司的服务产品，以及使用工作流和任务管理来跟踪交付。会计公司软件可帮助会计专业人士提高生产率并改善与客户的关系。这些软件产品可以在整个公司内实施和使用，但对独立会计师最有利。这类软件通常需要与财务软件或小型企业会计软件集成。

如何购买财务软件？

财务软件的需求收集（RFI / RFP）

在选择财务软件时，重要的是首先查看企业的运作方式，然后熟悉可用的不同类型的软件。财务软件产品有多种选择，包括为中小型企业的业务需求而设计的产品。

比较财务软件产品

创建一个长列表

根据行业不同，买方可能希望首先创建一长串旨在帮助特定行业企业的软件。例如，存在专门为零售，制造商，饭店等中的企业以及许多其他类型的商业组织而构建的平台。

创建此列表时要考虑的另一个因素是该软件在簿记和核对中的用户友好程度。即使财务软件可以使某些任务更轻松，但仍需要一定程度的财务了解。通常，为小型企业构建的财务软件更易于使用，但功能却少于企业软件。

创建一个简短列表

在查看并研究了长名单上的软件之后，购买者可以根据预算对这份名单进行审查。提供了适用于所有预算的财务软件，某些通用财务应用程序可以免费下载或以较低的价格购买。

买家必须记住，但是，软件越专业，其价格就越高。之所以如此，是因为专用软件的用户基础通常相对较小。如果公司想要特定于其行业的东西或为业务量身定制的东西，则应准备支付溢价。

进行演示

根据经验，公司应确保演示最终出现在候选名单中的所有产品。在演示期间，购买者应询问与他们最关心的功能相关的特定问题，例如，可能会要求您逐步了解所有簿记功能，如何运行报告或如何从其他系统导入财务数据。

选择财务软件

重要的是要使用该软件的财务师参与选择过程。财务可能更喜欢与他们当前使用的应用程序兼容的应用程序。每项业务都不尽相同，财务师最有可能在最佳位置上提供受过良好教育的意见，以了解哪种是最适合企业特定需求的选择。财务甚至可以帮助公司安装和设置所选的软件。

选择软件后，购买者必须记住，他们不必永远被这种选择所困扰。大多数平台都允许添加或修改。但是，这个决定不应该轻易做出，因为无论选择哪种软件，这都将花费大量的时间和金钱。为了看到投资回报率，购买者几个月后无法改变主意并再次切换软件。

谈判

谈判软件合同对于最大程度地降低风险非常重要，无论是在性能保护，安全保护方面，还是简单地确保双方都完全同意对方的期望。 

如果企业有现金流量，他们可以要求折扣以换取年度预付款，许多软件提供商很乐意达成该交易。在其他时候，如果购买者预先付款而不是按月或按季度支付套餐价，则软件提供商可能会提供无限量的使用。

买家还应确定是否需要帮助实施财务软件或与其他系统集成。通常，软件提供商的首批报价将包括在给定时间范围内的一些实施服务。买方可以要求自己删除这些服务，如果他们可以自己管理，或者第三方可以更便宜的价格进行购买。

他们还需要决定需要多长时间才能使用该软件。如果公司将使用该软件多年，则购买者可以协商更长的条款，这有时会导致更优惠的价格。

最终决定

最终决定应基于先前收集的所有信息。企业应该尝试确定需求的优先级，并选择满足大部分（如果不是全部）需求的解决方案。公司必须记住，没有一款完美的软件，但有一款最适合其业务。

如果可能的话，购买者必须以较小的用户样本规模进行试点计划，以评估软件的接受程度。如果平台获得高分，他们可以放心购买。如果发现该工具效率低下或无法按预期运行，则可能是时候测试另一软件了。

财务软件趋势

机器人与人工智能（AI）

尽管用于财务的AI处于早期阶段，但越来越多的供应商开始将其纳入其产品中。这些供应商中的大多数都发布了使用机器学习和AI来帮助财务师完成日常任务的智能助手。所有类型的公司，包括自由职业者和小型企业，都可以从财务智能助手中受益。

两层实施

由于某些财务解决方案和ERP系统的局限性，公司有时选择采用两种单独的解决方案来管理其财务。例如，制造商可能会选择提供强大生产功能但财务功能薄弱的ERP，以及可以更好地满足其需求的其他财务解决方案。

财务软件的功能

1.全面管理会计程序

财务管理软件从头到尾简化了组织的所有财务流程。它包括应收账款，应付账款，工资单，现金流量，小额和大额采购以及所有其他与财务相关的程序的管理。

2.未来趋势的预测和相关计划

财务管理系统允许企业组织使用其历史数据来预测费用，收入和收入的未来趋势和模式。它还使企业能够了解市场状况，从而使他们能够为未来做准确的计划。

3.全球金融支持

财务管理软件为企业提供了他们需要的工具和技术，以协调全球多个部门之间的活动并管理其财务任务。财务管理软件很好地支持了对语言，多种货币以及其转换，法律和针对每个国家/地区的准则的支持。

4.用户友好

如果软件解决方案不是用户友好的并且难以理解，则用户会感到沮丧，因为这对于他来说将是耗时且复杂的任务。由于每个人不一定都具有技术知识，因此财务管理软件的界面必须易于使用非常重要。因此，用户友好可能是任何软件中最重要的功能之一。

5.自动更新

一个好的企业财务管理系统应该自动更新自身。这有助于客户利用不时添加到软件中的所有新功能。客户希望购买节省时间，完全自动化的软件，而不是需要不时更新的软件。如果软件没有自动更新，也会影响其中的报告和记录。

6.可扩展

企业注定要发展。因此，今天的小企业可以成长为明天的大企业，以后再发展。好的软件是随业务需求增长而增长的软件。随着业务需求的增长，更改软件不仅昂贵，而且是不明智的决定。因此，重要的是，随着业务规模的增长，业务所使用的财务软件会自行更新和升级。

7.安全性

财务软件是指拥有企业所有财务数据的软件，最重要的是保持数据的安全性。任何财务软件中要寻找的基本功能之一就是其提供的安全级别。为您的组织选择一个优先事项

与财务软件有关的软件和服务

财务软件大致可分为两类：财务管理系统软件或资金管理软件和税务管理软件。 

顶级的财务管理软件可以帮助管理投资，计划，银行业务和收入流，而税收管理软件则可以帮助编制税表和电子提交税收。这是与财务管理软件有关的软件和服务的列表

会计软件--会计软件负责组织的所有财务交易，并使它们自动化。会计软件的不同元素是总账，账单，应付账款，应收账款和工资单。

预算软件--预算软件可帮助组织维持其财务资源与支出之间的平衡。所有操作都与预算管理和分配有关。

财务风险管理软件--金融风险管理软件可以检查和评估针对金融机构的信贷和市场风险。

开票软件--开票软件可自动生成发票并将其发送给客户。它还可以自动接收付款。此类别也被视为最佳个人财务软件类别，因为大多数个人仅需要此功能。

财务报告软件--顾名思义，财务报告软件可自动执行报告组织的财务结果，交易和财务状况的工作。

资金会计软件--基金会计软件被非营利组织，政府机构，私人基金会，私人银行家，另类资产管理公司等使用。它有助于会计功能的自动化和投资组合的管理。

收益管理软件--收益管理软件的基本功能涉及根据不同因素优化价格，例如竞争企业的报价，需求和季节性。价格的这种优化有助于企业吸引更多的客户，从而产生更多的收入。

金融服务软件--金融服务软件用于照顾向公众或其他企业提供金融服务的组织的日常运营。这些包括银行，信用合作社或其他类似组织。