差旅管理软件

差旅管理软件的共同特点是什么？

一个差旅管理平台应该管理从预定差旅到费用提交到报告的整个过程。

交互式预订界面：员工能够在易于使用的界面上找到最佳的库存和价格。他们可以代表同事或亲自为其预订旅行，其中包括保存的旅行详细信息，付款方式，忠诚度计划，旅行偏好等。

公司指南过滤器：此功能允许公司通过过滤符合公司指南的标价来控制可用的差旅选择。这可以帮助团队保持预算范围内并符合法规要求。

日历和日程安排协调：日历和日程安排协调是一项重要功能，因为它允许其他团队成员在必要时计划行程。它使管理人员能够跟踪员工的下落，并根据其旅行计划计划会议和电话。

费用捕获，提交和跟踪：许多差旅管理平台都具有旅行员工以数字方式导入和提交收据以进行报销的功能。此功能使他们可以跟踪提交进度，以便他们知道何时报销。

报告：员工可以通过该软件创建和提交费用报告，还可以查看过去的报告和费用。经理们使用报告功能来跟踪其团队的差旅预算并预测未来的支出。

差旅管理软件的好处是什么？

通过将流程中的所有步骤整合到一个平台中，差旅管理软件可以使用户的整个预订过程更加轻松，高效。

创建一个全面的交互预订界面：员工可以直接通过该界面为自己或公司内的另一位员工搜索，比较和预订旅行。此界面还可以将旅行偏好，会员计划和付款方式全部保存在一个地方。

集成公司差旅政策以自动执行合规性：将公司差旅政策直接集成到差旅管理软件中的能力通过帮助团队达到支出和预算目标来减少差旅支出。这些政策有助于阐明员工可以要求的支出类型，拒绝为不合规的要求向旅行者赔偿，并允许差旅经理确保其团队正在优化预算并遵守公司政策准则。公司政策执行的自动化还可以确保不会意外提交和批准任何欺诈性费用。

包含费用管理工具：费用管理工具通过对费用进行分类来帮助经理和会计团队，以更准确地组织和优化差旅费用的跟踪。这些工具管理要处理和报销的差旅费用的批准工作流，并分析可用于预测未来支出和创建预算的大量费用交易。

增强报告功能：差旅管理软件中的报告工具可改善以数据为依据的决策，并使差旅管理总体上更为有效。这些工具有助于更快地识别不合规的费用或预订，并可以建议采取措施以改善未来的结果。报告还可以通过监视旅行者并确定省钱的方式来更有效地管理旅行计划。

谁在使用差旅管理软件？

各种规模的公司所雇用的任何人都可以使用差旅管理软件。最常见的是，以下类型的员工使用它：

销售团队和顾问：任何需要出差才能与现有客户或潜在客户见面的销售人员，很可能会使用差旅管理软件来研究和预订其差旅，无论是机票，酒店还是租车。

会计团队：会计团队使用差旅管理软件来利用其报告和预测功能。这使他们能够跟踪与差旅相关的支出，并就差旅预算和未来支出限制或限制的计划做出重要决策。

经理：经理使用此软件可以审查和批准员工差旅和费用，以及了解整体差旅支出。通过使用报告和其他见解，他们可以与供应商以首选公司价格合作时，确定趋势以优化节省并获得更好的清晰度。他们还可以使用该软件来跟踪员工的下落并获得他们的旅行路线。

与差旅管理软件有关的软件

有许多使会计部门和采购经理受益的解决方案，它们也可以与差旅管理软件集成或提供类似的功能。下面列出了这些软件类别的一些示例：

费用管理软件：费用管理软件可简化和自动化企业的费用输入，简化审核，消除纸质记录并减少管理工作。它使管理员可以完全了解并跟踪员工对企业财务资源的使用。该软件分析总体支出，确定节省成本的机会，并控制过多的支出。

里程跟踪软件：里程跟踪软件可跟踪和管理员工出于商业目的而行驶的距离。这种类型的软件用于记录里程，以进行报销和税收。里程跟踪工具由移动员工（例如销售人员，现场服务技术人员或项目经理）使用。会计师还使用里程跟踪解决方案来计算差旅费用，而部门经理则使用这些产品来审查和批准费用。

差旅管理软件面临的挑战

差旅管理软件解决方案可能会面临一系列挑战。 

集成：与费用管理和会计核算集成对于在系统之间传输数据至关重要。有关旅行预订的信息需要与实际费用相匹配，然后将其合并并分配到会计中的各个成本中心。如果数据在所有系统上都不准确且不一致，则公司或员工可能会蒙受损失。

隐私：隐私是一个重要的问题，因为员工可以使用自己的信用卡来支付旅行服务，并且他们提供个人银行信息以进行报销。另外，员工可能会混合商务旅行和个人旅行，这意味着他们可能会同时使用信用卡。最后，费用报告中可能包含预订航班或酒店房间所需的个人信息。雇主需要确保只有某些雇员和经理才能访问私人数据。防范外部威胁也是必要的。

哪些公司应该购买差旅管理软件？

拥有员工出差工作的任何规模的公司都可以使用差旅管理软件。即使员工只需要预订租车或支付午餐费用，都可以使用差旅管理软件来完成。有许多平台适合各种规模的公司使用，从只有几个员工的小型公司到拥有数千名员工的企业公司。

如何购买差旅管理软件

差旅管理软件的需求收集（RFI / RFP）

选择差旅管理软件时，重要的是首先查看公司内部差旅的运作方式，然后熟悉各种可用的软件。差旅管理软件产品有多种选择，包括针对中小型企业的业务需求而设计的产品。

比较差旅管理软件产品

创建一个长列表

差旅管理软件的主要目的是使每个人的生活更轻松；这包括正在预订旅行的员工，正在批准旅行的经理以及正在跟踪旅行支出的财务和会计团队。首先创建一长串解决方案，将所有这些功能和任务整合到一个仪表板中，这一点很重要。买家可以考虑提供可提供移动应用程序以管理旅途中旅行的软件。

创建此列表时要考虑的另一个因素是该软件在比较和预订行程以及捕获和提交费用方面的用户友好程度。通常，为小型企业构建的差旅管理软件对用户更友好，但功能却少于企业软件。

创建一个简短列表

在查看并研究了长清单上的软件之后，购买者可以根据可用预算缩减清单。可以使用差旅管理软件来适应所有预算，而一些常规差旅管理应用程序则可以免费下载或以较低的价格购买。

买家必须牢记，但是，软件越专业，其价格就越高。之所以如此，是因为专用软件的用户基础通常相对较小。如果公司想要特定于其行业的东西或为业务量身定制的东西，则应准备支付溢价。

进行演示

根据经验，公司应确保演示最终出现在候选名单中的所有产品。在演示过程中，买家应询问与他们最关心的功能相关的特定问题，例如，可能会要求您逐步了解如何搜索和比较租车公司，如何运行费用报告或如何导入和提交收据。报销。

选择差旅管理软件

选择一个选拔队

重要的是，将使用此软件的旅行者和管理人员参与选择过程。每项业务都是不同的，并且用户最有可能处于最佳位置，以提供受过教育的意见，以了解哪种是满足业务特定需求的最佳选择。

选择软件后，购买者必须记住，他们不必永远被这种选择所困扰。大多数平台都允许添加或修改。但是，这个决定不应该轻易做出，因为无论选择哪种软件，这都将花费大量的时间和金钱。为了看到投资回报率（ROI），购买者几个月后无法改变主意并再次切换软件。

谈判

谈判软件合同对于最大程度地降低风险非常重要，无论是在性能保护，安全保护方面，还是简单地确保双方都完全同意对方的期望。 

如果企业有现金流量，他们可以要求折扣以换取年度预付款，许多软件提供商很乐意达成该交易。在其他时候，如果购买者预先付款而不是按月或按季度支付套餐价格，则软件提供商可能会提供无限的使用。

买家还应该确定他们是否需要帮助来实施差旅管理软件或与其他系统集成。通常，软件提供商的首批报价将包括在给定时间范围内的一些实施服务。买家可以要求自己删除这些服务，或者他们可以自己管理，或者第三方可以以较低的费用来删除。

他们还需要决定需要多长时间才能使用该软件。如果公司将使用该软件多年，则购买者可以协商更长的条款，这有时会导致更优惠的价格。

最终决定

最终决定应基于先前收集的所有信息。企业应该尝试确定需求的优先级，并选择满足大部分（如果不是全部）需求的解决方案。公司必须记住，没有一款完美的软件，但有一款最适合其业务。

差旅管理软件趋势

内部平台 

就像大型旅行社通常拥有自己的专有预订平台供企业客户使用一样，一些大型组织的内部旅行社使用的是定制设计的专用软件工具。创建和维护定制的平台非常昂贵，但是与使用可能有太多限制或功能不够强大的外部资源相比，拥有这种灵活性和控制权的公司更有价值。

愉悦之旅

娱乐旅行，或将商务旅行与休闲旅行相结合的活动，变得越来越受欢迎，尤其是在年轻旅行者中。当员工尝试消化商务旅行的内容时，他们还试图探索新的地区，同时在忙碌了一周后放松身心并充值。这种趋势也给差旅管理人员带来了新的问题和挑战，例如，他们应针对非工作差旅购买制定哪些政策，并且在某些情况下组织可以涵盖这些非工作差旅购买吗？例如，机票价格差异被其他地方较低的旅行费用所抵消。