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什么是

采购管理系统

采购管理系统通过自动化和记录采购周期中的步骤来帮助公司简化采购流程的后半部分。购买软件使用户可以更好地管理购买过程,并自动将购买功能与会计功能关联起来。通过这样做,不仅可以提高财务意识和购买记录,还可以节省成本和时间。该软件主要由买家和会计团队实施。一些购买软件将为卖方提供门户,以将发票提交给买方。采购管理系统与支出管理软件密切相关,但是区分两者很重要。采购管理系统比支出管理关键具有更广泛的功能,因为采购周期仅涵盖采购过程中的一部分任务。由于这种关系,这两个类别之间会有很多软件重叠。
采购管理系统帮助企业实现采购工作的自动化。通过采购管理系统,企业能够在线处理大多数与采购相关的活动,包括提出和批准采购订单,选择和订购产品,接收和匹配订单和发票,以及支付。采购部门还能够利用采购产品协调订单发货,以获得最佳产能,或者与供应商进行业务竞标。采购软件提供的主要好处是减少管理采购所花费的时间和精力,加强与供应商的协调,并能够利用规模经济。
要符合加入“采购管理系统”类别的资格,产品必须:
提供电子采购订单创建
允许采购订单批准
记录发票
提供收货确认书
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比较采购管理系统

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采购管理系统主题
什么是采购管理系统?
采购管理系统的好处
采购管理系统的功能
采购管理系统的成本
购买采购管理系统时的注意事项
采购管理系统的相关软件趋势

了解有关采购管理系统的更多信息

什么是采购管理系统?

采购管理系统使企业可以管理其供应链的采购阶段。这个阶段包括寻找供应商,分析预算,比较产品以及最终获得商品或服务。采购管理系统使用户可以创建电子采购订单,记录发票并提供收货确认。

采购管理系统在供应链中管理采购流程。在使用采购管理系统分析当前支出和潜在供应商绩效之后,这些应用程序将接手完成交易并启动货币交易。作为供应链管理系统的重要组成部分,这些系统可帮助组织有效地管理其采购周期并最大程度地提高每个采购订单(PO)的利润。

采购管理系统可以作为独立的软件程序提供,也可以作为供应链管理系统或企业资源计划(ERP)软件中的应用程序提供。

采购管理系统的共同特点

采购管理软件解决方案可以通过用户友好的流程将经过深入研究的采购流程转换为成功的采购订单。这有助于控制非薪资支出,从而长期支持积极的资产管理。在可以通过公开竞标或多轮私人要约进行反向拍卖之后,请购阶段就开始了。此时,将通过系统的电子购买功能购买耗材。订单完成后,应用程序将分析收据以进行发票批准和对帐。

采购管理系统的好处

增加日常交易的可见性:该软件不仅可以集中跟踪采购订单,订单流程和付款情况,还可以对请购单进行完整报告。这使供应链经理可以更好地了解支出数据。

识别生产效率较低的领域:采购管理系统可帮助用户确定生产成本最高的生产效率最低的流程。该分析使公司可以在正确的时间采取纠正措施以提高生产率。 

自动创建重复的采购订单:该解决方案可以自动重复旧的采购订单,而无需用户干预来重新创建它们。这有助于加快购买过程。

帮助确定最佳价格:该软件将跟踪为购买任何商品和服务而支付的最佳价格,并且还使销售人员能够快速生成价格报告。然后,他们可以在与买方协商价格时使用此数据。

采购管理系统的功能

发票处理:创建,处理,执行和管理供应商的发票收据,直到付款。

采购订单管理:管理整个供应链中采购订单的创建和维护。

申请管理:创建,处理,授权和跟踪购买请求。

支出管理:管理公司采购并确保供应商按照合同获得报酬。

供应商管理:管理与供应商关系的各个方面,例如交互和历史记录跟踪。

采购管理:协商最佳价格,然后选择要从中进行采购的供应商。

采购管理系统的成本

市场上的大多数产品都是按“每个用户每月”定价的,根据其起始价格可以分为三个定价层。

价格范围*:

$ 14-$ 22

$ 22- $ 100

$ 100 +

上面的列表总结了大多数产品基本计划的价格。价格较高的企业级或高级产品可能包含一些其他功能,例如需求预测,仓库管理应用程序,多级预算跟踪,审批路线和自定义支出报告。

购买采购管理系统时的注意事项

与财务软件的集成:与财务软件的集成可以提高财务意识,并确保采购记录的一致性。它还有助于控制成本,减少错误并节省时间。

确定您公司的采购要求:在购买新系统之前,买方必须了解该解决方案是否能够解决与采购,供应和库存相关的功能的一些重复出现的问题。它必须具有诸如支出控制,预算和供应商管理之类的功能,这些功能可以帮助建立财务透明度并维持与供应商的更好关系。

如何评估采购管理系统?

在评估购买软件时,最好不要陷入每种产品的个别功能中。相反,寻找与您当前和过去的使用相匹配的东西,这只会加速您已经做出的决定。

购买此程序时,要做出的主要决定之一是使用传统的基于安装的系统或软件即服务的“电子采购”系统。

在评估购买解决方案时,请问以下问题:

企业部门主要管理直接采购还是间接采购?该系统与这些用例匹配吗?

该计划将如何支持您的商品购买?

什么是采购订单批准和交付流程?

采购管理系统的相关软件趋势

商业智能(BI)工具可帮助您实时做出购买决策:具有内置人工智能(AI)功能的Cloud BI工具不仅可以执行支出分析,还可以生成有关关键指标(例如节省和周期时间)的报告。它可以快速分析非结构化数据,从而实现实时购买决策。这些工具还有助于创建交互式情节提要,并提供明智的建议,以指导用户从采购到付款。

嵌入式聊天机器人可用于指导购买和自助服务请求: 一些主要的“按需付费”(P2P)供应商已经使用了会话用户界面,其余竞争者正在积极试用该技术。这些聊天机器人用于请求,例如查找特定的合同和采购订单(PO)。他们还可以改善对购买的支持,并使供应商自助服务查询请求自动化。例如,他们可以协助回答常见问题,例如付款状态,或帮助解决订单或发票差异。

在评估新的采购管理系统解决方案时,请牢记以下行业趋势,这一点很重要,如何适应这些趋势可能会对其生存能力产生重大影响。

云的崛起。世界各地的采购团队正在以一种或另一种方式投资技术。但是,他们尚未在组织中最大程度地利用云。采购过程可以通过多种方式利用云技术,例如供应商协作。云为采购部门提供了很多服务,例如简化订单,增强整个供应链的可见性以及更平滑地执行各种变更,即使在货物运输期间也是如此。

电子采购方面的增强。组织在选择其电子采购系统和费用管理参数时必须更加小心。理想的电子采购技术将帮助他们加快购买活动,减少违反政策的行为并消除现有的采购障碍。

独特的要求。如今,人们对应该如何进行采购以及必须采用的技术抱有很高的期望。因此,组织必须了解最新技术,并保持最新状态,以便保留当前的一代并管理整个供应链中的千禧一代。

越来越重视数据安全性。由于越来越多的数据泄露事件,组织必须在其供应链的各个步骤中安全地存储其数据。他们还应使供应关系中的人员对任何数据泄露负责。分析的增长。如今,数据表示,见解和分析的复杂任务充满挑战,但至关重要。在采购团队中,这种趋势正在显着增长。通过分析支出,采购部门可以完全了解所有间接和直接支出。它还可以帮助他们尽可能地降低成本,并确定所有合并机会。

更新日期: 2021-04-10 18:31:52
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